Wer suchet …
Bei der Volltextsuche nach Dokumenten muss zwischen "scharfer" Suche nach exakten Begriffen und "unscharfer" Suche, die auch falsch geschriebene, ähnlich klingende oder geschriebene Begriffe findet, unterschieden werden. Während bei der unscharfen Suche nur SER dank eines speziellen Zusatzmoduls überzeugen konnte, sind für die exakte Volltextsuche alle Produkte gleichermaßen gut geeignet. Allerdings zeigten sie bei der Darstellung und Speicherung von Trefferlisten Unterschiede. Nur Elo und Optimal Systems ließen diesbezüglich nichts zu wünschen übrig. SER leidet außerdem unter Einschränkungen bei der indexbasierenden ODER-Suche. Sie ist nur möglich, wenn zuvor ein Skript eingerichtet wurde. Auch fehlt im Fat Client eine hierarchische Aktendarstellung, wie Anwender sie aus dem "Windows Explorer" kennen, ist gewöhnungsbedürftig. Das Handling der Trefferliste wurde bei Optimal Systems als sehr komplex bewertet.
Mehr Licht in den Markt
Der im letzten Jahr erstmals veranstaltete "ECM Vergleichstest 2005" der DMS-Akademie, einer Tochter des IT-Dienstleisters Pentadoc, soll vor allem einen praxisnahen Überblick über ECM-Produkte auf dem deutschen Markt geben. Hierfür wurden im Labor (Client-Server-Umgebung mit Microsoft-Technik) marktgängige Systeme auf ihre Kernfunktionen überprüft sowie anhand von Anwendungsszenarien detailliert auf ihre Praxistauglichkeit beurteilt. Tester waren Berater von Pentadoc sowie Endanwender anderer Unternehmen.
Im Einzelnen bewertet wurden die Produkte:
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"Elo Professional 5.0" von Elo Digital Office,
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die "OS.5 ECM-Suite" von Optimal Systems,
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"Saperion Enterprise Solution 5.5" von Saperion und
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"Doxis iECM Suite" von SER.
Hinzu kommt das Produkt "d.3" von D.velop, dessen endgültige Bewertung bei Redaktionsschluss aber noch offen war und daher nicht berücksichtigt werden konnte. Die Auswahl ergab sich aus früheren Umfragen der Autoren zur Verbreitung und Bekanntheit der Produkte. Voraussetzung waren außerdem technische Eigenschaften, mit denen sich auch umfassende Lösungen zur Verwaltung von Inhalten aufbauen lassen. 2006 sollen weitere Produkte getestet werden. Bezug der Studie: DMS-Akademie GmbH, Pasinger Straße 16, 82166 Gräfelfing, E-Mail: info@dms-akademie.com.
Office-Integration
In den meisten Unternehmen gehen heute Anwender den Weg über Microsoft Office, um Dokumente des ECM-Systems zu bearbeiten und abzulegen. Vor allem der Windows Explorer dient dabei trotz seiner vielen Schwächen als Standard-Navigationsoberfläche. Zudem ist die Integration in die Office-Umgebung sehr wichtig, da viele Dokumente dort entstehen und im ECM-System abgelegt werden müssen. Im Test zeigte sich, dass Optimal Systems die mit Abstand beste Explorer-Integration bietet. Alle Systeme können im Explorer gar nicht oder nur durch zusätzliche Integrationen oder Add-ins dargestellt werden. Bei SER und Elo sind zumindest einige Funktionen über den Explorer (Kontextmenüs) im Standard aufzurufen, SER konnte im Test jedoch Dokumentenvorlagen nicht handhaben und erlaubt auch kein "Speichern unter" in Office. Das Saperion-System ließ eine derartige Funktion in der Testinstallation ganz vermissen, kann aber als einziges Produkt verlinkte Dokumente archivieren und ist wie Elo aus Office heraus recherchierbar.