Die SAP-Systementwicklung erfordert kompliziertes Sach- und Systemwissen. In diesem Beispiel geht es um die Einrichtung einer neuen Kostenart im SAP-System RK-P. Man greift zunaechst zurueck auf ein Ablaufkonzept, in dem die Wertefluesse grafisch dargestellt sind. Es muss nun bezueglich der neuen Kostenart ergaenzt werden, so dass ersichtlich ist, wo ueberall diese spaeter erscheinen wird. Dabei handelt es sich um die inhaltlich-begrifflichen Vorarbeiten, die zu treffen sind, bevor man sich an die Umsetzung im SAP-System macht.
Nun geht's an die Arbeit im System. Dieses bietet dafuer die Transaktion TS06 "Kostenarten einrichten". Sie muss aufgerufen werden, wenn man ein neues Sachkonto einrichten will. Das Konto erhaelt eine Nummer und einen Namen, dann sind eine Reihe von buchhalterischen und systemspezifischen Eingaben zu taetigen. Dazu zaehlen etwa die Zuordnung des Sachkontos zu einer Kontoklasse, die Zuordnung eines oder mehrerer Ergebnisschluessel und die Angabe der Segmentsteuerung, die ueber die Art der spaeteren Bebuchbarkeit entscheidet.
Es geht weiter mit Waehrung, Mehrwertsteuer-Schluessel, Bildauswahl und Berechtigungsgruppen. Letztere legen fest, in welchen SAP- Systemteilen die Kostenart verwendet werden kann und welche Benutzergruppen gemaess SAP-Berechtigungskonzept die neue Kostenart benutzen duerfen. Schliesslich hat man dieser noch Abrechnungskostenarten zuzuordnen beziehungsweise neu einzurichten.
Jetzt kommt ein sehr kritischer Schritt: Die Tabelle 262 "Abrechnungsarten" muss gepflegt werden. Dazu heisst es in einem firmenspezifischen Vorgangsmodell: "Nicht ordnungsgemaess geaenderte Abrechnungstabellen koennen zu Dateninkonsistenzen fuehren, die aeusserst schwer beziehungsweise ueberhaupt nicht mehr nachvollzogen und somit korrigiert werden koennen." Es wird dann auch empfohlen, dass bei Veraenderungen in dieser Tabelle Ruecksprache mit einem RK- Berater genommen wird. Im wesentlichen handelt es sich darum, dass die hier neu eingetragene Kostenart einer Kontierungsgruppe zugeordnet werden muss. Die Tabelle ist sofort "scharf"; wer hier Fehler macht, kann davon ausgehen, dass diese sich unversehends im gesamten System auswirken.
Es geht nun weiter mit der Pflege der Tabelle 262U "Kontenfindung". Hier wird in Verbindung mit der Tabelle 262 festgelegt, unter welchen Abrechnungskostenarten einzelne Kostenarten spaeter abgerechnet werden. Jede Abrechnungs- oder Kontierungsgruppe aus Tabelle 262 muss in der Tabelle 262U vorhanden, das heisst vor diesem Arbeitsschritt eingerichtet worden sein.
Saemtliche Kostenarten, die in Tabelle 262 innerhalb einer Abrechnungsgruppe in einer bestimmten Kontierungsgruppe eingetragen sind, werden unter der Kostenart abgerechnet, die in Tabelle 262U dafuer angegeben ist. In Abhaengigkeit von der Art des Empfaengers (Kostenstelle/Auftrag, Anlage, Material, Sachkonto etc.) kann dabei noch nach Abrechnungskostenarten differenziert werden. Auch diese Tabelle ist wie die Tabelle 262 sofort "scharf". Bestehende Eintraege duerfen nach erfolgter Abrechnung nicht mehr geaendert werden.
Als naechstes folgt eine wahre Sisyphusarbeit. Saemtliche Berichte und Abap-Programme, die von der Aenderung beruehrt sind, muessen "gepflegt" werden. Dazu dient die Tabelle 288 "Kostenartenschema". In ihr wird Buchungskreis-abhaengig die "Vertikalstruktur" des Berichts hinterlegt. Zur Pflege der Tabelle ist das Vorhandensein der Tabellen 288T und 288Z notwendig. Die einzelnen Strukturen werden vom Benutzer ausgewaehlt und definiert.
Rechenvorgaenge (Addition, Subtraktion etc.), Ausgabesteuerungen und die Bezeichnungen der Berichtszeilen werden in den folgenden Spalten eingetragen. Pro Berichtszeile muss man auf ein weiteres Bildschirmbild verzweigen, auf dem diejenigen Kostenarten angegeben werden, die in die jeweilige Berichtszeile summiert werden sollen. Dabei kann man auswaehlen, ob Be- oder Entlastungen oder beides Beruecksichtigung finden.
Man ruft die Tabelle 288 auf und bekommt eine Liste von bereits wie beschrieben eingerichteten Berichten, die eine Versionsnummer haben. Alle Berichte und Abap-Programme, in denen die neue Kostenart eingetragen sein muss, sind jetzt nacheinander abzuarbeiten.
Es geht nun weiter: Die Abrechnungskostenarten fuer das neue Sachkonto muessen "eingepflegt" werden. Die vorher in der Tabelle 262U definierte Abrechnungskostenart muss nun auch in der Tabelle 982Z, die die Zuordnung der Kostenarten auf BAB-Zeilen festlegt, und in der Tabelle 982V, der Vertikalstruktur des Kostenstellenberichts, niedergelegt werden.
Die Tabelle 982Z zeigt die Kostenarten, listet sie auf in aufsteigender Numerierungsreihenfolge, und die Be- und Entlastungs- sowie die BAB-Zeilen werden dort zugeordnet. In der Tabelle 982V muss ebenfalls die eventuell neu genannte BAB-Zeile eingetragen werden.
Nun hat man noch eventuell die Gruppenzuordnung der neuen Kostenart zu pflegen. Es handelt sich darum, dass die neu eingefuehrte Kostenart einer bereits bestehenden Kostenartengruppe zugeordnet werden muss. Moeglicherweise muss die neue Kostenart auch in die richtige Umlagengruppe eingepflegt werden.