Von Hans Bernecker Exklusiv für CW
Parallel zur ständigen Weiterentwicklung der EDV-Anlagen brachten die letzten 20 Jahre eine große Anzahl von Neuheiten auf dem Gebiet der selbstdurchschreibenden Papiere. Verbesserungen der Einmalkohlepapiere, der mechanisch funktionierenden Kontaktpapiere sowie des chemischen Reaktionspapieres zwingen heute den EDV-Leiter, sich mit einem Problemkreis zu beschäftigen, der noch vor wenigen Jahren nicht existent war.
Mit dem Auslaufen entsprechender Patente ist die Palette der selbstdurchschreibenden Papiere in Deutschland auf über 40 Sorten angewachsen. Schätzungen zufolge beträgt der Anteil der selbstdurchschreibenden Papiere etwa 20 Prozent am gesamten Formularsektor. Dabei ist eine steigende Tendenz für diese Papiere erkennbar. Berücksichtigt man ferner, daß rund 15 Prozent des Gesamt-Formularwesens nicht aus Durchschreibesätzen, sondern Einfachvordrucken besteht, für die keine Durchschreibepapiere erforderlich sind, so ergibt sich, daß bereits etwa jeder vierte Durchschreibesatz aus selbstdurchschreibenden Papieren besteht.
Vier Kriterien beim Programmentwurf
Da die verschiedenen Durchschreibesysteme sich in ihren Eigenschaften zum Teil erheblich unterscheiden und auch bezüglich der Durchschreibeleistung stark differieren, gehört neuerdings zu Jedem Programmentwurf nicht nur die Formulargestaltung, sondern auch die Frage der Anzahl der Durchschriften und deren Verwendung im jeweiligen Einzelfall. Darunter ist zu verstehen:
- die Art der Bearbeitung beim Sachbearbeiter
- die Frage der Kopierfähigkeit, Mikroverfilmbarkeit, der hierfür zur Verfügung stehenden Geräte in den Abteilungen
- die Frage der Lichtbeständigkeit, Temperaturbeständigkeit, Lagerfähigkeit
- der Preis.
In jedem einzelnen Falle gilt es abzuwägen, ob die an die Kopien gestellten Anforderungen durch billiger angebotene Papiersorten erfüllt werden.
Bei der Wahl des Papieres für Durchschreibesätze ist nicht nur der Einkaufspreis der Formularsätze maßgebend. Ausschlaggebend sollte die Frage sein: Was kostet die einzelne Durchschrift beziehungsweise Kopie?
Dieses ist zum großen Teil mit eine Frage der Anschlagstärke und der Schreibgeschwindigkeit des eigenen Schnelldruckers.
Um auf dem Schnelldrucker einen 10fach Satz einwandfrei beschriften zu können, so daß die letzte Kopie noch ausreichend lesbar ist, ist es erforderlich, besonders druckempfindliche Durchschreibepapiere einzusetzen. Diese Forderung wird nur von wenigen Spezialpapieren erfüllt. Generell kann gesagt werden, daß mit steigender Durchschreibefähigkeit der Preis des Papieres steigt und dessen Aussehen leidet.
Vier Arten von Formularen
Teilt man Durchschreibesätze in verschiedene Kategorien ein, so erhält man als erste Gruppe die der kurzlebigen Formulare.
Hierzu gehören zum Beispiel Frachtpapiere, Tabellierpapier, Arbeitszettel oder ähnliches. Es sind mehr oder weniger Informationskopien, die nach einer Kenntnisnahme, gegebenenfalls versehen mit Sichtvermerken, abgelegt oder vernichtet werden.
An diese Papiere wird lediglich die Forderung nach Lesbarkeit gestellt. Sauberkeit und Lichtechtheit sind nicht erforderlich.
Für die zweite Gruppe kommen innerbetriebliche Vordrucke in Frage. Hierzu zählt man Gehaltsabrechnungen, Statistiken, Provisionsabrechnungen oder ähnliches. Solche Formulare müssen alterungsbeständig sein - sowohl in beschriftetem als auch in unbeschriftetem Zustand. Die Durchschriften dürfen nicht verblassen, durch Weichmacher oder sonstige Fremdeinflüsse beeinträchtigt werden. An das Aussehen (Repräsentation) werden keine weiteren Forderungen gestellt.
Repräsentatives Aussehen
Zur dritten Gruppe zählt man Vordrucke, die für den Verkehr mit Außenstehenden vorgesehen sind. Hierzu werden Rechnungssätze, Auftragsbestätigungen, Angebotssätze oder Gutschriften gezählt. Häufig wird die Auftragsbestätigung und Rechnung als Visitenkarte des Hauses betrachtet. Sie hat aus diesem Grunde ein repräsentatives Aussehen nötig und darf nicht mit einer farbigen Rückseite beschichtet sein.
Als vierte Gruppe können Spezialformulare zusammengefaßt werden wie zum Beispiel Zahlungsverkehrsvordrucke, OCR-/OMR-Belege oder Lochkartensätze. Dieses sind Vordrucke, bei denen mindestens ein Spezialpapier verwendet wird. OCR- oder OMR-Papiere zum Beispiel dürfen in der Regel keine Beschichtung aufweisen, da es sonst bei der maschinellen Beleglesung zu Störungen im Ablauf kommen kann. Das bedeutet, daß die Durchschrift auf diese Papiere durch mechanischen Transfer zu erfolgen hat.
Durchschreibesysteme mit unterschiedlicher Technik
Generell unterscheidet man zwei große Gruppen der Durchschreibepapiere:
a) selbstschreibende Einschichtenpapiere
Bei diesen Papieren ist nur eine beschichtete Seite erforderlich, um eine Durchschrift zu erzielen.
b) selbstschreibende Kontaktpapiere
Kontaktpapiere arbeiten nach dem Drei-Blatt-System. Das erste Blatt ist rückseitig beschichtet, die mittleren Blätter des Satzes sind vorder- und rückseitig präpariert, das letzte Blatt des Satzes ist nur vorderseitig behandelt. Um eine Durchschrift zu erzielen, ist es erforderlich, daß eine vorderseitige Nehmerschicht mit einer rückseitigen Geberschicht in Kontakt gebracht wird. Allerdings ist darauf hinzuweisen, daß Mittelblätter - wenn sie übereinander in der Ablage liegen - bei diesem System auch aufeinander durchschreiben. Ein ungewolltes Durchschreiben entfällt nur, wenn nur Oberblätter oder nur Unterblätter übereinander liegen.
Mechanik und Chemie
Eine zweite Unterteilung kann durch das Trennen in Papiere mit mechanischem Transfer und in chemische Reaktionspapiere vorgenommen werden. Papiere mit mechanischem Transfer haben in der Regel eine intensivfarbige Rückseite, die normalerweise nicht beschriftet werden kann. Auch ist es nicht möglich, einen lesbaren Rückseitendruck wie Lieferungsbedingungen aufzubringen. Bei Kontaktpapieren läßt sich die Vorderseite manchmal nur schwer mit Kugelschreibern beschriften, da häufig Wachsbeschichtungen verwendet werden. Chemische Kontaktpapiere tragen rückseitig eine farblose Beschichtung, die bei Beschriftung der Rückseite Schwierigkeiten bereiten können.
Etwa Dreiviertel aller Formulare werden heute noch mit Einmalkohlepapier gefertigt. Zwar ist bei den selbstdurchschreibenden Papieren, vor allem den chemisch reagierenden Papieren, eine stark steigende Tendenz festzustellen, man kann dieser Zahl jedoch entnehmen, daß das Formularwesen vorwiegend Informationskopien beziehungsweise innerbetriebliche Kopien produziert, die nicht unbedingt repräsentabel und teuer sein müssen. Fallen Großmengen an Informationen an (Tabelliersektor), so geht der Trend vom Einmalkohlepapier zum mechanisch durchschreibenden Kontaktpapier oder Selbstschreibepapier. Hier sieht die EDV beim Separieren der Formularsätze einen zeitlichen Vorteil, indem das Aufspulen des Kohlepapiers entfällt.
Für das Einmalkohlepapier kann jedoch festgestellt werden, daß die Formularkosten bei kleineren und mittleren Auflagen immer noch günstiger liegen als bei selbstdurchschreibenden Papieren. Bei entsprechend richtiger Wahl der Kohlepapierqualität sind die Kopien ausreichend lesbar und ausreichend wischfest.
Hans Bernecker ist Papier-Ingenieur im Hause Renker Systempapiere, Düren.