Einmalige Kosten für Sachmittel bzw. Investitionen sind selten im Bereich der EDV-Projektführung. Große Posten fallen im Bereich der Hardware an. Diese entstehen meistens jedoch erst dann, wenn das neue Verfahren startet. Man muß diese Kosten also zur Durchführung des Verfahrens rechnen. Diese werden dann im Rahmen der Kostenverrechnung für laufende Verfahren an die einzelnen Benutzer weitergegeben.
Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für Organisations- und EDV-Projekte werden die Hardwarekosten (außer Testkosten) dementsprechend nicht in die Projektkosten eingerechnet. Sie zählen zur Durchführung und damit nicht zu den Projektkosten. Dieselbe Aussage gilt für die Kosten der Systemsoftware sowie für den Kauf oder die Miete von Anwendungssoftware-Paketen.
In die Rubrik der Sachmittel könnte man etwa die Kosten für Kurse, Seminare, Demonstrationsmaterial für die Einführung etc. einordnen. Diese haben jedoch meist nur einen geringen Anteil an den Gesamtkosten eines Projektes. Man sollte die einmaligen Kosten eines Projektes zwar schätzen, der Aufbau eines eigenen Kontrollsystems ist für den Bereich der Organisation und EDV jedoch nicht lohnend. Meist reichen die Informationen des hausinternen Rechnungswesens aus.
4. Kapitalverzinsungskosten
Durch Organisations- und EDV-Projekte werden Mitarbeiter für eine bestimmte Zeitlang an eine bestimmte Aufgabe gebunden. Sie stehen also für andere Aufgaben nicht zur Verfügung. Der Effekt eines Projektes tritt in aller Regel erst nach der endgültigen Realisierung des Projektes ein. Organisatoren, Programmierer und eventuell auch Berater erhalten ein Gehalt bzw. ein Honorar. Es werden also entsprechende Mittel aufgewendet. Daraus entstehen Kapitalverzinsungskosten.
Ich möchte im Rahmen dieses Scholz-Reports nicht die Grundsätze der Finanzmathematik erläutern und auch keine unterschiedlichen Methoden zur Ermittlung der Kapitalverzinsungskosten beschreiben. Hierfür gibt es eine Reihe ausgezeichneter Bücher, in denen sich der interessierte Leser das notwendige Wissen aneignen kann.
Alle Methoden zur Ermittlung der Kapitalzinsen beruhen darauf, daß die Höhe der Kapitalbindung in den einzelnen Perioden gegeben ist. Gerade dies ist jedoch in allen Organisations- und EDV-Projekten eine der zentralen Schwierigkeiten. Die Fehler in der Ermittlung der exakten Kosten eines Projektes sind im allgemeinen so groß, daß man mit der besten Methode der Ermittlung der Kapitalverzinsung das Ergebnis nicht verbessern kann, wenn die Ausgangsbasis um 100% oder mehr schwanken kann.
Es kommt daher bei jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung darauf an, daß man das Projekt genügend tief aufbereitet, so daß die Schätzung der Projektkosten einigermaßen verläßlich ist. Man darf sich nicht einbilden, daß man eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nur mit Methodik lösen kann. Man ist grundsätzlich dazu gezwungen, in die Materie eines Projektes aus der fachlichen Sicht einzusteigen.
Wenn die Ermittlung der Projektkosten und die Schätzung der späteren Kosten des geplanten Verfahrens nur mit einer Genauigkeit von 25% nach unten oder oben vorgenommen werden kann, hat es keinen Sinn, aufwendige finanzmathematische Verfahren der Investitionsrechnung durchzurechnen.
Es ist viel besser, wenn man einen verstärkten Aufwand hinsichtlich der Ermittlung der exakten Kosten des Projektes sowie der späteren Durchführung leistet und dafür die Ermittlung der Kapitalverzinsungskosten etwas leger handhabt.
Ein ganz einfaches Verfahren zur Ermittlung einer Annuität der Projektkosten geht davon aus, daß die Gesamtsumme aller Projektkosten auf 5 Jahre verteilt werden soll. Wenn man dann eine Gesamtannuität von 25% der Projektkosten im Vergleich der Kosten des bisherigen und des geplanten Verfahrens zusätzlich berücksichtigt, so entspricht dies ungefähr einer Kapitalverzinsung der Projektkosten von 8%. In vielen Fällen kann ein derart simples Verfahren angewendet werden. Der gesparte Aufwand für das Rechenverfahren kann besser in die Ermittlung der Kosten und Effekte des vorgeschlagenen Verfahrens investiert werden. Davon profitieren letztlich alle.