Effiziente Akquise vom Lead zum Deal

Einfacher Kunden gewinnen – auch als Kleinunternehmen

09.01.2019
Anzeige  Wie sich die Kundenakquise ohne großen Zeit- und Kostenaufwand pushen lässt.

Laut jüngstem KMU-Jahresbericht der EU-Kommission steht die Kundengewinnung auf Platz 1 der drängendsten Themen kleiner und mittlerer Unternehmen. Gleichzeitig sehen 49 Prozent der Kleinfirmen genau dort die größten Effizienzpotenziale. Das ergab eine Umfrage des Benchmarking-Spezialisten WUA! aus den Niederlanden. Was eine Effizienzsteigerung in Unternehmen am meisten behindere, seien fehlende Mittel, Manpower und Zeit. Zudem beklagen 39 Prozent der Befragten einen Informationsmangel rund um effektive Kundenakquise.

Woher kommen die Interessenten?

Neukontakte (Leads) ergeben sich meist durch Outbound- und Inbound-Marketing. Beim Outbound-Marketing (Messen, Kaltakquise etc.) müssen Sales-Mitarbeiter selbst Interessenten ausfindig machen. Beim Inbound-Marketing geht die Initiative von den Interessenten aus: über Content (Fachartikel, Newsletter usw.), den Unternehmen im Web als Download oder E-Mail-Abo anbieten - gegen Angabe von Kontaktdaten. Dann läuft die Lead-Generierung quasi von selbst. Dafür müssen Firmen ihre Zielgruppe natürlich kennen. Wer ist mein typischer Kunde? Was interessiert ihn? Wo im Web erreiche ich ihn am besten (Social-Media-Netze, Themenportale, Fachforen etc.)? Und welche Kommunikationswege bevorzugt er? Je mehr die Mitarbeiter dazu wissen, desto effektiver lassen sich Content-Angebote gestalten und platzieren.

Wie gehe ich mit Leads richtig um?

Deshalb gilt als Erstes: jeder Lead sollte erfasst werden und zwar sinnvoll. Wichtig ist neben Name, Adresse, E-Mail etc., wann und wodurch der Kontakt zustande kam; aber vor allem auch, wie er zu bewerten ist (Qualifizierung). So lässt sich die Spreu vom Weizen trennen, ohne Zeit an wertlose Leads zu verschwenden und lohnende Kontakte lassen sich adäquat angehen: kaufreife Leads vertrieblich und die anderen Kontakte mit informativen, vertrauensbildenden Maßnahmen.

Leichter wird das Ganze durch feste Workflows sowie Bewertungskriterien und akribisches Dokumentieren der Lead-Kommunikation. Das bietet Orientierung sowie Anknüpfungspunkte fürs Follow-up. Hilfreich ist auch, Leads und Ergebnisse ab und an auszuwerten, um besonders lukrative Lead-Typen und -Quellen oder häufige Ursachen für geplatzte Deals zu ermitteln. Auf diese Weise lassen sich Effizienz und Erfolgsquote gezielt steigern.

Wie kann mir Software dabei helfen?

Für das Lead-Management hat sich die gleiche Software bewährt wie beim Customer-Relationship-Management. Denn moderne CRM-Systeme bieten alles, was für ein effizientes Lead-Handling nötig ist. Beispielsweise werden online eingehende oder mobil gescannte Lead-Daten automatisiert eingelesen und Telefonate oder E-Mails, die übers System laufen, automatisch dokumentiert. Das spart Zeit und garantiert eine stets aktuelle 360-Grad-Sicht auf jeden Lead. Dank integrierter Aufgabenplanung, Zeiterfassung, Angebotserstellung etc. können CRM-Systeme auch Abläufe überwachen und Akteure automatisch erinnern, wann was zu tun ist. Extravorteile bringen die Filter-, Analyse- und Reporting-Funktionen. Sie schaffen Transparenz, erleichtern neben Erfolgsmessungen auch Umsatzprognosen und liefern auf Knopfdruck eine solide Basis für taktische wie strategische Entscheidungen.

Welche Software passt für mich?

Womit Kleinunternehmen gut fahren: eine schlanke, wirtschaftliche Lösung, die sich leicht einführen, handhaben und ausbauen lässt. Idealerweise bietet sie neben CRM-Funktionen ein intuitives GUI, eine flexible Konfiguration sowie offene Schnittstellen und ist einsatzfertig ausgestattet: mit Dokumentvorlagen, E-Mail- und VoIP-Clients, Default-Workflow etc. Kommt sie auch noch als Cloud-basierte Software-as-a- Service (SaaS) daher, umso besser. Das bedeutet viel Leistung für kleines Geld - bei voller Kostensicherheit und null Investitionsrisiko. Außerdem lässt sich jederzeit auf die Software zugreifen, auch remote und von unterwegs. Obendrein nimmt einem der SaaS-Provider fast allen IT-Aufwand ab: vom Bereitstellen einer skalierbaren Infrastruktur bis zum sicheren Speichern der Daten. Bei der Provider-Auswahl ist in jedem Fall auf datenschutzkonforme Software und Rechenzentren zu achten. Das erleichtert etwa die Umsetzungder strengen Vorgaben der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erheblich.

Wie sieht so eine Lösung aus?

Eine CRM-Lösung, die alle genannten Kriterien erfüllt und noch einiges mehr zu bieten hat, ist Teamleader CRM. Nicht umsonst wurde sie 2016 mit dem deutschen INNOVATIONSPREIS-IT zu einer der Besten gekürt. Herzstück der All-in-one-Lösung ist ein CRM-System mit vielen smarten Features. Vom individualisierbaren Angebotsgenerator über Mobile-App-Versionen für Android und iOS bis zu bedarfsoptimierten Add-ons: Projektmanagement-Software, Rechnungsprogramm, Ticketing-System und etliche, teils kostenlose Integrationen für gängige Business- und Online-Marketing-Tools. Das CRM-System gibt es mit einer 2-Benutzer-Lizenz schon für 25 Euro pro Monat, deutschsprachiger 24/7-Support inklusive. Interessenten können Teamleader CRM 14 Tage lange kostenlos ausprobieren und das Lead-Management-Tool auf Herz und Nieren testen.

Aus 5 mach 1: alles in einem System

Das Software-Unternehmen bitshift dynamics, das mehrere Standorte und wenige, dafür große Kunden hat, nutzte bislang fünf Tools: eine Zeiterfassungs- und selbstgestrickte Kalenderlösung sowie CRM-, Buchhaltungs- und Projektsoftware einer sehr umfangreichen Business-Suite für lokale Netzwerke. Dadurch waren die Abläufe mühsam und fehleranfällig. "Dank Teamleader haben wir jetzt alles, was wir brauchen, in einem System, standortübergreifend nutzbar", erklärt Alexander Nassian, Geschäftsführer der bitshift dynamics GmbH.

Die neue Lösung hat Reibungsverluste minimiert, etwa 40 Prozent Betriebskosten eingespart und zudem die Arbeit erleichtert. Kernkunden, die früher über manuelle Datenexporte und Auswertungen herausgefiltert werden mussten, sind heute mit wenigen Klicks parat. Und Kalendererinnerungen, die früher gern übersehen oder vergessen wurden, erscheinen jetzt auf der Startseite. "Liebgewonnen haben wir auch Statistiken, Abo-Rechnungen und den automatischen Rechnungsversand" sagt Nassian und ergänzt: "Über die Teamleader-API können wir außerdem neue Anwendungen umsetzen und weitere Systeme integrieren, auch eigene. Das ist für uns Gold wert."