In der Industrie tätigt der kostenbewußte Manager kaum eine Anschaffung, ohne zuvor die Alternativen "Kaufen" oder "Selbermachen" gegeneinander abzuwägen. Bei der Software-Beschaffung hingegen scheint dieses Denken noch wenig eingebürgert zu sein. Die kaufbare Software in Form von Software-Produkten ist allerdings auch erst in den letzten Jahren richtig aufgekommen. Dieses wachsende Angebot an zahlbaren Software-Produkten zwingt den EDV-Leiter vermehrt zu Entscheidungen in der Software-Beschaffung. Um ihm besser fundierte Entscheidungen zu ermöglichen, soll hier eine quantitative Methode der Kostenbewertung gezeigt werden.

Der Kauf eines Software-Paketes kann wesentliche Einsparungen bringen. Besonders in einer Zeit verschärften Kostenbewußtseins erwartet die Geschäftsleitung vom EDV-Leiter ökonomische Lösungen. Neben den meßbaren Vorteilen mag ein gekauftes Software-Produkt auch Vorteile bringen, die sich nicht direkt in Geld ausdrücken lassen. Hierzu gehören größere Verläßlichkeit in der Termin- und Kostenschätzung, kleineres technisches Risiko und Linderung der Personalknappheit.

Kaufen ist aber nicht immer angebracht. Hinter dem eigentlichen Kauf- oder Mitpreis eines Paketes können sich noch eine ganze Anzahl anderer Kosten verstecken. So mag beispielsweise ein Paket in der Anschaffung wohl billig, aber in der späteren Nutzung sehr aufwendig an Computerzeit sein. Es zehrt somit die anfangs erbrachten Einsparungen über eine gewisse Einsatzdauer wieder auf. Die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebene Entscheidungsformel erlaubt, quantitative Kosten- und Einsatzdauer-Vergleiche anzustellen.

Auch bei den Nachteilen sind die nicht direkt meßbaren Faktoren zu berücksichtigen. Sie sind größtenteils menschlicher Natur und umfassen unter anderem Personalmotivation, Widerstand gegen Fremdprodukte, Trägheit zum Umlernen, aber auch Firmen- und Berufsstolz.

Der Einsatz eines Software-Paketes kann ein eleganter Ausweg sein, um trotz Personalknappheit und Personalfluktuation der Geschäftsleitung Resultate schneller, billiger und zuverlässiger zu liefern. Allerdings ist es nur dann ein eleganter Ausweg, wenn das gewählte Paket auch hält, was es verspricht. Andernfalls können die Auswirkungen schlimmer sein als bei einer nicht ganz gelungenen Eigenentwicklung, da es nichts Unangenehmeres gibt, als mit fehlerhaften Fremdprogrammen festzusitzen, die niemand versteht und an die sich niemand heranwagt. Es wird daher herausgesetzt, daß diesem Kostenvergleich eine sorgfältige Auswahl- und Bewertungsstudie folgt, um das zuverlässigste und den Benutzerwünschen am besten entsprechende Paket zu finden, etwa mit Hilfe einer Nutzwertanalyse.

Entscheidungsfaktoren

Bei der Entscheidung über "make or buy" in der Software-Beschaffung sind mehrere Faktoren zu beachten, wobei sich einige quantitativ ausdrücken lassen, während andere nicht direkt meßbar sind.

Zu den meßbaren Faktoren gehören:

- Paket- beziehungsweise Eigenentwicklungskosten

- Nutzungskosten

- Zeit bis zur Betriebsbereitschaft des Systems

- Einsparungen mit dem neuen System

- Benutzungsdauer des Systems

Zu den nicht meßbaren Faktoren gehören:

- Technisches Risiko des Projektes

- Zuverlässigkeit der Kosten- und Zeitkalkulation

- Anfälligkeit auf spätere Änderungswünsche

- Personalengpässe

- Personalmotivation

- Verträglichkeit des neuen Systems mit den gegebenen Anlage-Standards

- Trägheit des Personals im Wechseln

- Firmenstolz (not invented here)

- Berufsstolz (können wir doch auch selber machen).

Entscheidungsformel

Die aufgezählten meßbaren Faktoren gestatten mit Hilfe einer Formel den Gewinn oder Verlust beim Einsatz eines Paketes gegenüber der Eigenentwicklung auszurechnen. Sie sind daher nachstehend nochmals aufgeführt und mit einer Abkürzung für die Formel versehen. Der Index p bezieht sich immer auf die entsprechende Größe für die Eigenentwicklung hindeutet.

Kp = Kosten für Paketbeschaffung

Ke = Kosten für Eigenentwicklung

KIp = Kosten zur Installation des Paketes (inklusive Anpassungskosten)

KIe = Kosten zur Installation der Eigenentwicklung

Np = Kosten zur Nutzung des Paketes

Ne = Kosten zur Nutzung der Eigenentwicklung

Ep = Einsparungen mit Paket

Ee = Einsparungen mit Eigenentwicklung

Zp = Zeit zur Installation des Paketes

Ze = Zeit zur Installation der Eigenentwicklung

D = Verwendungsdauer des Systems

R = Gewinn beziehungsweise Verlust beim Einsatz eines Paketes gegenüber

einer Eigenentwicklung

R = (Ke - Kp) + (KIe - KIp) - D (Np - Ne) + D (Ep - Ee) + Ep (Ze - Zp) - Np (Ze - Zp)

Unter der Annahme, daß alle Faktoren - außer den Nutzungskosten - für das Paket vorteilhaft sind, läßt sich die Formel wie folgt in Worten ausdrücken:

Die beiden ersten Klammerausdrücke der Formel ergeben einen Gewinn, wenn die Beschaffung oder Installation des Paketes weniger kostet als die entsprechenden Kosten bei der Eigenentwicklung. Der nächste Klammerausdruck wird positiv angenommen und daher von der Rendite abgezogen, wenn die Nutzungskosten des Paketes höher liegen als die Nutzungskosten der Eigenentwicklung, wodurch der nächste Klammerausdruck multipliziert mit der Benutzungsdauer ein positives Resultat ergibt. Der zweitletzte Klammerausdruck steht für die Zeitdifferenz bis zur Betriebsbereitschaft zwischen dem Eigensystem und dem Paket. Mit letzterem gelangen wir früher und daher länger in den Genuß der mit dem neuen EDV-System erbrachten Einsparungen, was durch die Multiplikation mit Ep ausgedrückt ist. Der letzte Klammerausdruck schließlich berücksichtigt den Umstand, daß nicht nur der Nutzen sondern auch die Kosten eines Paketes über eine längere Zeitdauer ausfallen, was hiermit korrigiert wird.

Durch leichtes Umschreiben der Formel und Ausklammern des Faktors D lassen sich weitere Folgerungen ziehen.

4!1R

R = (Ke + KIe - Kp - KIp + Ep x Ze - Ep x Zp) - D (Np + Ee - Ne - Ep)

Substituiert man die Klammerausdrücke durch K1 beziehungsweise K2, ergibt sich:

R = K1 - D x K2

Ein positives K2 entstekt, wenn die Nutzungskosten des Paketes groß sind und/ oder die Einsparungen mit dem Eigensystem vorteilhaft gegenüber dem Paket abschneiden. Dann verzehren diese zeitabhängigen Faktoren über längere Dauer D die durch K1 ausgedrückten Kostenvorteile des Paketes, wie die Abbildung zeigt. Ein positives K2 bei positivem K1 bedeutet ein billiges Paket mit schlechtem Wirkungsgrad auf der Maschine und/oder geringen Einsparungen in der Anwendung. Sein Preisvorteil wird über längere Betriebsdauer durch die erwähnten Nachteile aufgezehrt. Es somit nur für eine kurzfristige Lösung geeignet. Die maximal noch ökonomische Einsatzdauer D einer solchen "Schnell-Lösung" ergibt sich dann, wenn R auf Null abgesunken ist:

R = 0 : K1 = D x K2

D = K1/K2

*P. Gsell ist Division Manager EDP bei der Beratungsfirma Knight Wegenstein, Zürich