Digital Workplace

Eine Chance zur agilen Transformation der IT

11.08.2020
Anzeige  Die Reform des digitalen Arbeitsplatzes ist nur oberflächlich gesehen eine technische Aufgabe. Sie kann eine Kulturreform hin zu mehr Agilität fürs ganze Unternehmen einleiten, bei der die IT eine Schlüsselrolle spielt.

Zu Beginn der Corona-Krise haben alle auf die IT geschaut. Sie war gefordert, die Weiterführung des Betriebs sicherzustellen und musste innerhalb von Wochen vieles von dem nachholen, was während der letzten Jahre in Sachen Digital Workplace in den Unternehmen aufgeschoben worden war. An dieser erhöhten Aufmerksamkeit für die IT wird sich auch nach dem Lockdown nicht viel ändern - im Gegenteil. Die Digitalisierung hat dank Corona neue Brisanz bekommen und ihr Gelingen hängt wesentlich davon ab, wie die Belegschaften ihre Arbeit gestalten können, also von ihrem digitalen Arbeitsplatz.

Das ist zugleich eine gute und eine schlechte Nachricht. Der gute Teil: Der IT wird jetzt mehr Gestaltungsfreiheit eingeräumt. Der schlechte: Der Gestaltungsspielraum wird angesichts einer aufziehenden Rezession und den zu erwartenden Budget-Kürzungen eingeschränkt. Nach welchen Kriterien soll die IT nun ihre Arbeit beim Digital Workplace ausrichten?

Der Digital Workplace muss die Zusammenarbeit und die Kreativität im Team fördern – auch virtuell.
Der Digital Workplace muss die Zusammenarbeit und die Kreativität im Team fördern – auch virtuell.
Foto: Rawpixel.com - shutterstock.com

Ein Modell dafür könnte von einem Workplace-Ausstatter kommen, dem PC- und Druckerhersteller HP. Dieser orientiert sich bei der Gestaltung seiner Produkte entlang des Koordinatensystems "Raum - Technologie - Kultur". "Diesen Dreiklang nutzen wir seit vielen Jahren wenn wir über Office of the Future reden", sagt Alexander Dorn, Director End-User Sales Personal Systems bei HP. "Der Schwerpunkt mag sich durch dieses große externe Event ein Stück weit verlagert haben weil der Raum, der jetzt im Fokus steht, etwas anders aussieht. Doch an der Anforderung, das Thema ganzheitlich anzugehen, hat sich nichts verändert."

Wie definiert sich der Begriff "Workplace"?

Auch Dorn geht davon aus, dass Corona die Weiterentwicklung des Arbeitsraums beschleunigen wird, ebenso wie die Einführung neuer Technologien und den Kulturwandel in den Unternehmen, der damit einher geht. "Wir sehen, dass die Arbeit selbst sich beschleunigt und transformiert. Der Begriff 'Arbeitsraum' verwandelt sich von der Beschreibung einer Räumlichkeit hin zu einer Tätigkeit." Aus Sicht des Herstellers weitet sich die Arbeit dadurch auf mehrere Räume aus, die man - vor allem aus dem Blickwinkel der IT - alle unter einen Hut bekommen müsse.

"Der Workplace der Gegenwart orientiert sich am "Blended"-Modell", sagt Jens-Peter Labus, ehemaliger Geschäftsführer IT bei MediaMarktSaturn und Investor in zahlreichen Start-Ups. "Ob im Büro-Büro, im Homeoffice oder mobil unterwegs - die Experience muss durchgängig sein auf allen Endgeräten." Genau das fordert laut HP auch ein Großteil der Anwender, denn die räumliche Unabhängigkeit schaffe für sie neue Potenziale. "In unseren Umfragen zum Thema Produktivität hatte das Büro in den letzten Jahren selten die Top-Position inne", bestätigt Alexander Dorn. "Als produktivster Ort wurde eher das Homeoffice, die Bibliothek, das Freie oder das Café genannt."

Wenn das Büro nicht immer der ideale Ort für produktive Einzelarbeit ist, wie steht es dann um die Rolle der Büroräumlichkeiten, für die Unternehmen nach wie vor viel Geld zahlen? "Räume müssen die Zusammenarbeit und die Kreativität begünstigen und ermöglichen", glaubt Jens-Peter Labus. Einzelarbeit würde dank Automatisierung und KI immer mehr rationalisiert, sodass der Fokus auf die Zusammenarbeit gerichtet sein müsse. Entsprechend sei die Investition in die passenden Räume und Raumausstattung von großer Bedeutung auf dem Weg in die agile Organisation.

Erst die Kultur, dann die Tools

"Die Zukunft von Arbeit ist Zusammenarbeit", glaubt auch Alexander Dorn, und bei diesem Punkt gäbe es bei den meisten Unternehmen noch einiges nachzuholen, sowohl was die Räumlichkeiten als auch was die Tools betrifft. "Die meisten Konferenzräume heutzutage sind so konzipiert, dass eine Person vorne etwas erzählt und die anderen zuhören. Das hat nicht viel mit Zusammenarbeit zu tun."

Dorn rät dazu, künftig weniger auf Freiflächen- oder Tischarbeitsplätze zu setzen, sondern auf Räume unterschiedlicher Größe, die aber "collaboration-enabled" sind. Letzteres beziehe sich auf die technische Ausstattung der Räume, denn es sei davon auszugehen, dass selten alle an einer kollaborativen Sitzung beteiligten Mitarbeiter im selben Raum sitzen werden. Einige von ihnen würden immer remote dabei sein.

Zudem müssten die Tools der Mitarbeiter auf diese Form der Zusammenarbeit ausgerichtet sein. "Grundvoraussetzung für den agilen, digitalen Arbeitsplatz sind moderne Kommunikationstools wie Microsoft 365 mit Teams, aber auch Tools wie Jira und Confluence aus dem Atlassian Stack", sagt Tobias Rölz, Executive Vice President Market & Digital Services beim Schweizer Automatisierungsspezialisten Komax. Vor allem Cloud-basierte Tools könnten hier ihre Vorteile ausspielen.

Wichtig sei allerdings, dass zuerst die Kultur, die Zusammenarbeit, die Entscheidungskompetenz und die Strukturen im Unternehmen in Richtung Agilität getrimmt werden. Und diese Kultur mache schon an der Art, wie man miteinander spricht, an der Dialogkultur bemerkbar. "Der offene und transparente Dialog sowie die 'Magie des Konfliktes' müssen gelebt werden. Erst wenn die Teams ein gutes Beratungsprinzpip mit eigenständigen Entscheidungen leben, sind die bekannten technischen Hilfsmittel eine Unterstützung. Daher: Zuerst Dialogkultur, dann die notwendige Technik. Die richtigen Tools fallen dann schon fast als Nebenprodukt ab", so Rölz.

Die Vorreiterrolle der IT

Allerdings sollte man sich das dem Kulturwandel besser nicht als einfaches Umschalten vorstellen. Eher ist es ein mehrjähriger Transformationsprozess, der Grundprinzipien wie Transparenz, Eigenverantwortung und vertrauensvolle Zusammenarbeit etabliert und festigt. "Agile Zusammenarbeit kann erst dann ihre gesamte Wirkung entfalten, wenn jeder im Team über die notwendige Transparenz zur angestrebten Vision verfügt", sagt Roman Rapoport, CIO der BPW Bergische Achsen KG. Weiterhin sei es essentiell, dass ein agiles Team - unabhängig ob in der Software-Entwicklung oder bei Projekten in anderen Bereichen - eigenständig Entscheidungen treffen kann. Die Übergabe der Verantwortung an das Team bedeute Motivation, Geschwindigkeit sowie Identifikation mit dem täglichen Doing. "Schenken Sie als Führungskraft dem Team genau eins: Vertrauen", empfiehlt Rapoport.

Überhaupt sind bei der agilen Transformation die Führungsfähigkeiten des CIO besonders gefragt - nur nicht ganz so wie früher. In der agilen Kultur ist eher die Führung auf Augenhöhe angesagt, die sogenannte "Collaborative Leadership". "Damit werden frühere Grenzen durchbrochen und ein neues Mindset eingeführt", sagt Dr. Berndt Pilgram, Senior Manager Advanced Analytics bei der Infineon Technologies AG.

"Dabei steht das 'Wir als Team' im Vordergrund und die Teammitglieder werden in Entscheidungsprozesse involviert, haben ein Mitspracherecht und können Einfluss ausüben." Das wiederum hat sehr viel mit der richtigen Workplace-Technologie zu tun, denn: "Dazu müssen skalierbare digitale Lösungen und Kommunikationsmethoden eingeführt werden, die eine effektive Zusammenarbeit von Teams über mehrere Standorte hinweg gewährleisten", so Pilgram.

Die Reform des digitalen Arbeitsplatzes könnte zur Chance für die IT werden, die agile Kultur erst für sich und dann fürs gesamte Unternehmen zu etablieren. "Die agile Kultur hat ihren Ursprung in der Software-Entwicklung und ist damit in der IT zu Hause", sagt Roman Rapoport. In vielen Unternehmen seien deswegen die IT-Ressorts oft signifikant weiter im Verständnis sowie im Vorleben der Agilität. "Das reicht aber nicht mehr aus - denn die agile Transformation muss im gesamten Unternehmen ausgerollt und verinnerlicht werden. Diese substanzielle Herausforderung muss auf jeder CIO-Agenda stehen."