Einst als nettes Zusatzgimmick belächelt, haben sich E-Mails heute im Berufsleben ihren festen strategischen Stellenwert erobert. Kaum ein Unternehmen oder ein Freiberufler, der die elektronische Post nicht zur Terminabsprache oder zum Austausch wichtiger Geschäftsunterlagen nutzt.
Mit der Einstufung als strategisches Arbeitsmittel kam auf die IT-Abteilungen gleichzeitig eine neue Herausforderung zu: Sie müssen den elektronischen Postversand rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr gewährleisten und für einen schnellen, reibungslosen und zuverlässigen Weitertransport sorgen. Waren hierbei früher oft die Verbindungen im globalen Internet ein Flaschenhals, so entpuppen sich heute immer öfter die Mail-Server als Engpässe. Nur allzu oft kapitulieren sie vor steigenden Benutzerzahlen und der wachsenden Mail-Flut sowie deren Umfang. Auf der anderen Seite haben dagegen die Anwender wenig Verständnis dafür, wenn sich der Mail-Versand wegen fehlenden Plattenplatzes und zu geringer Rechenleistung verzögert - sie erwarten schlicht und einfach die vom Telefon gewöhnte, fast 100-prozentige Verfügbarkeit des Kommunikationsmittels.
Zu den Unternehmen, für die ein reibungsloses Funktionieren des Mail-Systems von existenzieller Bedeutung ist, zählt der Kölner City-Carrier Netcologne. Der Carrier benötigt die elektronische Post nicht nur für die interne Kommunikation, sondern auch als Mehrwertdienst, um etwa seine Internet-Zugänge in Verbindung mit einem Telefonanschluss zu vermarkten. Die Möglichkeit eines eigenen Mail-Accounts veranlasst nicht wenige Kunden, vom Call-by-call-Internet-Provider zum ISP zu wechseln.
Dabei erwarten die Netcologne-Kunden von der elektronischen Post mittlerweile die gleiche Zuverlässigkeit wie sie es vom Telefon gewohnt sind. "Deshalb ist für uns eine 100-prozentige Verfügbarkeit des Mail-Service Pflicht", beschreibt Dietmar Stommel, verantwortlich für die Systembetreuung Internet bei Netcologne, die Anforderungen an den Mail-Server, "denn das kleinste Problem führt bei den Anwendern zu einem Aufschrei." Stommels Erfahrung zufolge tolerieren die Anwender eher einmal den Ausfall einer Website als Betriebsstörungen beim Mail-Versand.
Eine Erwartungshaltung, die sich direkt auf den Arbeitsalltag von Stommel und seinen Mitarbeitern auswirkt. So befindet sich das IT-Team in einem ständigen Wettlauf mit den steigenden User- und Mail-Zahlen, um den störungsfreien Versand sowie die Auslieferung der elektronischen Post zu gewährleisten. Bislang bewältigte die IT-Abteilung diese Aufgabe mit Hilfe von zwei Sun-Maschinen.
Allerdings stießen diese zwei Rechner bald an ihre Grenzen, denn die Zahl der Mail-Benutzer stieg ständig und überschritt, ohne dass eine Ende absehbar gewesen wäre, die magische Grenze von 30000 Usern. Ab diesem Schwellenwert bricht die Performance des verwendeten Unix-Mail-Systems ein.
So kalkulierte die IT-Abteilung bei Netcologne damit, dass die Zahl der Mailboxen bis Ende 2000 auf 40000 bis 60000 steigt. Stommel und seine Mitarbeiter hatten nicht nur mit der steigenden Benutzerzahl zu kämpfen, sondern auch mit dem wachsenden Mail-Aufkommen, das auf 40 000 Messages pro Tag anschwoll. Erschwerend kam hinzu, dass der Umfang der elektronischen Nachrichten ständig stieg: Statt einfacher Textnachrichten verschickten die User immer mehr Multimedia-Messages mit eingebetteten Bildern oder Audio- und Videodateien.
Eine Entwicklung, die das eingesetzte Unix-System gleich vor zwei Probleme stellte: Zum einen ließ die Reaktionszeit des Systems, das die Anwenderdaten in einer Ascii-Datei speichert, mit der wachsenden Benutzerzahl zu wünschen übrig. Zum anderen bereitete das eigentliche Handling der Mails Probleme. "Pro Anwender legt das System auf der Platte eine Datei ab, in der alle Mails gespeichert sind", erklärt Stommel diesen Schwachpunkt des Systems. Griff nun ein Anwender auf seinen Mail-Account zu, so öffnete das System diese Datei, die unter Umständen angesichts der steigenden Zahl an Mails und Multimedia-Messages sehr groß war. "Entsprechend ging dann die Performance beim Mail-Zugriff in den Keller, da das Einlesen der Daten sehr lange dauerte", blickt der IT-Manager zurück.
Angesichts dieser Handikaps sahen die IT-Spezialisten bei Netcologne Handlungsbedarf und suchten ein neues Mail-System. Im hierzu aufgestellten Pflichtenheft hatten Performance und Skalierbarkeit oberste Priorität. Ferner sollte das neue System nur einen geringen Administrationsaufwand erfordern, da die Personalressourcen des IT-Teams begrenzt sind. Vierter wichtiger Posten im Pflichtenheft waren die laufenden Kosten. "Als Internet-Provider, der im Wettbewerb mit anderen Anbietern steht", so Stommel, "müssen wir Services wie E-Mail kostengünstig betreiben, um konkurrenzfähig zu bleiben."
In Bezug auf den Administrationsaufwand fiel eine Weiterführung des bisherigen Unix-Systems schnell aus dem Rennen. Hierzu hätten nämlich die Kölner eine neue User-Verwaltung und ein anderes Datenbanksystem implementieren müssen. Dies hätten sie entweder selbst entwickeln oder aus Komponenten verschiedener Hersteller zusammensetzen müssen. "Eine Lösung, die für uns nicht in Frage kam, da unser Team durch den produktiven Betrieb ausgelastet ist und so für eigene Entwicklungsarbeiten und Konfigurationsaufgaben keine Zeit hat", begründet Systembetreuer Stommel das Aus für eine Unix-basierte Lösung. Ebenso schieden Microsofts "Exchange Server" oder "Lotus Notes" schnell aus dem Rennen, da diese Mail-Plattformen nach Einschätzung der Kölner lediglich für den Office-Bereich geeignet sind und nicht Tausende Mail-Accounts verkraften können, ohne dass eine Mail-Server-Farm installiert wird. Andere Produkte wie etwa "Post Office" von Openwave, die sich das Netcologne-Team ebenfalls anschaute, entsprachen zwar den technischen Ansprüchen, waren aber zu teuer.
Somit erfüllte keine der klassischen Mail-Lösungen die Erwartungen der IT-Verantwortlichen bei Netcologne. "Deshalb entschlossen wir uns, eines der Appliance-Systeme unter die Lupe zu nehmen", lässt Stommel den weiteren Entscheidungsprozess Revue passieren. Zumal die Appliance-Systeme für die Kölner kein Neuland waren: Bereits vor zwei Jahren stand der Stadtnetzbetreiber nämlich beim Web-Hosting vor einem ähnlichen Problem. Damals hielt das zum Caching verwendete Unix-System mit der geforderten Performance nicht mehr Schritt und erwies sich ähnlich wie die Mail-Plattform in der Administration als zu aufwändig, "wobei es relativ egal ist, welches Unix-Derivat verwendet wird", erzählt Stommel aus der Praxis.
Klassische Mail-Server waren nicht gut genugPositive Erfahrungen machte die Netcologne-Mannschaft dann mit der Entscheidung, "Netchache" von Network Appliance einzusetzen. "Das Appliance-System läuft einfach vor sich hin, und die Administration beschränkt sich auf ein Minimum", lobt Systembetreuer Stommel die Vorzüge dieser Geräteart, die im Prinzip als Black Box arbeitet. Ferner gefiel dem IT-Team die Skalierbarkeit der Caching-Appliance, "denn wenn wir mehr Kapazität oder Performance brauchen, dann stellen wir einfach die nächste Black Box daneben", beschreibt Stommel ein Upgrade.
Angesichts dieser Erfahrungen in Sachen Caching und der Tatsache, dass keine der herkömmlichen Mail-Server-Lösungen den Anforderungen des City-Carriers entsprach, fiel auch beim Mailing die Entscheidung zugunsten eines Appliance-Systems aus. Dabei wählten die Kölner Mirapoint als Lieferanten für ihr Mail-System. Danach befragt, ob er sich mit der Festlegung auf einen Hersteller und sein proprietäres System nicht in eine gefährliche Abhängigkeit begebe, entgegnet Stommel, "die softwarebasierten Mail-Systeme sind untereinander auch nicht kompatibel, und damit bin ich auch auf einen Lieferanten festgelegt". Zudem haben die Server-basierten Systeme in den Augen des Systembetreuers noch einen anderen Nachteil: "Sie liefern nicht die Leistung, die ein auf das spezifische Einsatzgebiet zugeschnittenes Appliance-System offeriert."
Der eigentliche Wechsel vom früher Unix-basierten Mail-System auf den "Mirapoint Server M1000" ging laut Stommel dann ohne Probleme über die Bühne. Dabei zahlte sich die Vorarbeit des IT-Teams aus: Es hatte, um die Zigtausende Mail-Accounts weitestgehend automatisch auf die neue Plattform zu portieren, hierfür ein eigenes Tool geschrieben.
Andere Feinarbeiten, wie etwa das bei Unix-Systemen notwendige Schließen von offenen Ports für andere Internet-Dienste, entfielen, da der Anwender mit dem Betriebssystem der Appliance-Box nicht in Berührung kommt. "Deshalb ist ein Appliance-System auch in Sachen Sicherheit besser, da es für diese proprietären Systeme im Gegensatz zu Unix nicht an jeder Ecke im Internet Hacking-Tools gibt", beschreibt Stommel einen weiteren Pluspunkt. Zwar sind bei der Hardware wie bei einem Server alle Komponenten redundant ausgelegt und die Festplatten als Raid-System konzipiert, doch die Kölner haben auch für den Fall der Fälle vorgesorgt: Fällt die Black Box aus, so kann ein parallel betriebenes Mirapoint-System den Mail-Betrieb übernehmen.
Eine Vorsichtsmaßnahme, welche die Kölner bislang in der Praxis noch nicht benötigten. Zufrieden mit der Robustheit des Systems, bereitet das IT-Team das nächste Projekt vor: den Zugriff auf die Mails via HTTP. Via Web-Mail kann dann der User direkt auf die Maschine zugreifen, was Stommel angesichts des im Hintergrund für den Benutzer unsichtbar laufenden Betriebssystems unter Sicherheitsaspekten kein Kopfzerbrechen bereitet.
Abb: Ein Appliance-System erweitert bei Netcologne heute die Mail-Flut. Quelle: Netcologne