Mit Isis verfügt die Bayerische Landesbank über ein System, das dem Controlling entscheidungsrelevante Informationen über Kunden, Kreditgeschäfte und Wertpapierumsätze liefern kann. Das upgedatete System verfügt auch über eine Frühwarnfunktion und leistet Support bei Risiken. Darüber hinaus kann es signalisieren, wo Handlungsbedarf besteht. In diesem Fall verweist es auf Alternativen.
Bislang mußten die Controller die benötigten Informationen mühsam sammeln, um dann selber die Datenbankabfragen vorzunehmen. Alternativ konnten sie auch der IT-Abteilung einen entsprechenden Auftrag erteilen, allerdings dauerte es dann einige Zeit, bis die gewünschten Ergebnisse vorlagen, denn die Nachfrage war größer als die Kapazität für solche Auswertungen. Hinzu kam, daß laufend zusätzliche Daten und Informationen in bestehende DV-Systeme integriert und immer neue Datenbestände für Auswertungszwecke bereitgestellt wurden. Trotz aller Anstrengungen gelang es nicht, den wachsenden Informationsbedarf der Entscheidungsträger zu decken.
Um das Controlling zu unterstützen, hat die Bayerische Landesbank in den letzten drei Jahren das integrierte Steuerungs- und Informationssystem "Isis" aufgebaut. Es besteht aus einem zentralen Informationspool, der dem Management aktuelle und problemorientierte Informationen über die eigene Geschäftsentwicklung, die Märkte und geschäftliche Potentiale liefert. Basis hierfür sind die Daten aus der Kunden- und Geschäftskalkulation.
Da sich die in das neue Informationssystem integrierten Daten durch den laufenden Geschäftsbetrieb ständig ändern und auf verschiedene Systeme verteilt sind, benötigte man eine spezielle Software, um alle Informationen zentral zu verwalten und die Datenbasis stets auf dem neuesten Stand zu halten. Der hohe Aufwand dafür lohnt sich: Denn existiert ein derartiger Informationspool erst einmal, läßt sich so die Marktlage qualifiziert beurteilen und Informationen über Kunden, Erträge, Kosten und Umsätze sind leicht zugänglich. Das Controlling erhält einen schnelleren und besseren Überblick, erkennt frühzeitig Handlungsbedarf und mögliche Alternativen.
Der Startschuß für das Projekt zur Enwicklung des integrierten Steuerungs- und Informationssystems fiel Anfang 1995 und war von vier Zielsetzungen begleitet: Zunächst sollte das System den Entscheidern der BLB alle wichtigen Informationen bereitstellen, das heißt, die Daten mußten in einem ersten Schritt zu sinnvollen und aussagekräftigen Informationen aufbereitet werden.
Die Frage, wie entscheidungsrelevant bestimmte Daten sind, ist das wichtigste Selektionskriterium, um das Informationsangebot zusammenzustellen. Angeforderte Daten erscheinen nur dann im Informationskatalog von Isis, wenn sich ihre Bedeutung für Entscheidungsprozesse nachweisen läßt. So bleibt die Datenbasis klein und überschaubar.
Ein zweites Ziel war es, unterschiedliche Informationsfelder einzubinden, die speziell den Anforderungen der Entscheidungsträger bei der Landesbank entsprachen. Da es hier um stark vernetzte Fragestellungen geht, sollte das neue System auch wechselseitige Abhängigkeiten berücksichtigen und Informationen aus den unterschiedlichsten Bereichen in seinem Datenpool vereinen. Denn nur wenn fachbestandsübergreifende Daten zur Verfügung stehen, die sich nicht auf bestimmte Geschäftssparten, fest definierte Datensichten oder Verdichtungslogiken beschränken, erst dann wird ein "Integriertes Informationssystem" seinem Anspruch gerecht.
Man beabsichtigte drittens, den individuell unterschiedlichen Informationsbedarf der einzelnen Organisationseinheiten bei der BLB zu berücksichtigen. Zum Beispiel haben Markt- und Stabsbereiche unterschiedliche Aufgaben und dementsprechend verschiedene Informationsbedürfnisse. Um die Entscheider mit den benötigten Informationen zu versorgen, wurde Isis modular aufgebaut. Jeder Anwender kann nur auf die Module zugreifen, die für seine Aufgaben relevante Daten enthalten.
Das letzte Ziel betraf die Aktualität: Um effektiv steuern und entscheiden zu können, brauchen Führungskräfte Daten, und zwar auf dem neuesten Stand. Vor dem Aufbau des Informationssystems erstellte das Controlling für jedes Quartal manuell zentrale Ergebnisberichte - ein Verfahren, das weder den hohen Aufwand rechtfertigte noch von der Aktualität her den Anforderungen entsprach.
Die Isis-Datenbasis wird jetzt monatlich maschinell aktualisiert, Teilbereiche sogar in noch kürzeren Abständen. So kommen Entscheidungsträger nun jederzeit an aktuelle Informationen. Die letzten 24 Datengenerationen bleiben darüber hinaus abrufbereit, damit es möglich ist, den zurückliegenden Geschäftsverlauf von zwei Jahren exakt zu rekonstruieren.
Wie üblich, wurde das Projekt schrittweise in die Praxis umgesetzt: Zunächst erstellte die Bank einen Katalog mit fachlichen und technischen Anforderungen an die gewünschte Softwarelösung. Hierzu kam es zu Expertenbefragungen im zentralen und dezentralen Controlling. Auf diese Weise erhielt das Projektteam konkrete Verbesserungswünsche - vor allem was die Zugriffsmöglichkeiten auf vorhandene Datenbestände anbelangte.
Die technischen Anforderungen an die Kompatibilität des Systems waren hoch: Ausgehend von den Hardwarevoraussetzungen sollte es zunächst nur als reine Host-Anwendung starten und sich später ohne großen Aufwand auf Client-Server-Technologien umstellen lassen.
In einem zweiten Schritt untersuchte das Projektteam eine Reihe von Softwarelösungen auf ihre Eignung als Basis für das neue Informationssystem. Aufgrund der in verschiedenen Testinstallationen gesammelten praktischen Erfahrungen entschied man sich schließlich für die Data-Warehouse-Lösung von SAS Institute. Dieses System ist in der Lage, die bestehenden DV-Komponenten mit der Neukonzeption zu einem umfassenden zentralen Informationspool zu verschmelzen - einem Data-Warehouse, das direkt auf die Unternehmensdaten zugreifen kann, unabhängig davon, ob sie unter DB2, Adabas oder IMS vorliegen. Es ist außerdem offen für künftige Entwicklungen in Richtung Client-Server-Architektur.
Die Konzeption des Projekts lag ausschließlich in den Händen der BLB; jedoch unterstützten einige Spezialisten die IT-Abteilung bei der technischen Umsetzung. Aufgrund der Erfahrungen während der Testphase standen schon zu Beginn der eigentlichen Arbeiten - neben dem Fachkonzept - sehr detaillierte Vorgaben zu Technik und Gestaltung der Anwendungsoberfläche zur Verfügung. So konnten die IT-Mitarbeiter im nächsten Schritt, dem Aufbau des Data-Warehouse und der Entwicklung der Anwendung, einerseits sofort die entscheidungsrelevanten Daten über jedes einzelne Geschäft in den Informationspool integrieren und andererseits die angestrebte Zugriffsoberfläche erstellen.
Die beiden ersten Module, "Kundenkalkulation" und "Profit-Center-Rechnung", richtete die BLB gleichzeitig ein. Inzwischen kam auch das Modul "Orientierungsmarge (Vorkalkulation)" dazu. Für den Komplex "Berichtsdruck" existiert bereits ein Auftrag. In Arbeit ist außerdem ein Planungsmodul, das noch in diesem Jahr zum Einsatz kommen soll. Der schnelle Ausbau des Systems ist nur durch eine Beschleunigung der Anwendungsentwicklung möglich, wofür die Software bereits die erforderlichen Grundlagen liefert.
Derzeit arbeiten 40 Mitarbeiter mit Isis; die Zahl der Anwender soll jedoch auf 100 bis 150 steigen. Mit bestimmten Modulen - zum Beispiel der Kundenkalkulation - werden nach dem vollständigen Ausbau mehrere 100 Anwender arbeiten.
Trotz des komplexen technischen Hintergrunds ist das System relativ einfach zu bedienen. Zum Beispiel erfolgt der Bildschirmaufbau nach Möglichkeit immer nach dem gleichen Schema. Das Informationssystem liefert seine Berichte in standardisierter Form, um so die Ausrichtung auf wirklich entscheidungsrelevante Informationen zu sichern. Auf diesen einheitlichen Berichtspool können alle Anwender zugreifen. Damit sind die Zeiten vorbei, in denen unterschiedlich aufbereitete Berichte zu Inkonsistenzen, verschiedenen Ergebnissen und unterschiedlichen Interpretationen führten. Akzeptanzprobleme gab es nicht. Und umfangreiche Schulungen mußten gar nicht erst angeboten werden, in der Regel genügte eine kurze Einführung.
Seit Beginn des Projekts im Januar 1995 ist die Datenbasis auf fast 4 GB angewachsen. Aber der Aufbau ist noch lange nicht abgeschlossen: Neue Anforderungen und Vorschläge der Fachabteilungen sind zu prüfen, zu konzipieren und umzusetzen. Hier liegt jedoch ein Problem des Projekts: Die Wünsche der Fachbereiche sind viel umfangreicher als die Ressourcen, die in der Praxis verfügbar sind.
Der Anwender
Die Bayerische Landesbank (BLB) ist mit einem Umsatzvolumen von 360 Milliarden Mark und rund 5600 Mitarbeitern die sechstgrößte Bank Deutschlands. Der Konzern fungiert als Hausbank des Freistaates Bayern, Organ der staatlichen Wohnungsbaupolitik, Bausparkasse, Zentralbank der bayerischen Sparkassen, universelle Geschäftsbank und Emissionshaus. Die Schwerpunkte der BLB-Aktivitäten liegen im Kreditgeschäft mit Firmenkunden und im Geld-, Devisen- und Wertpapierhandel mit Banken, Unternehmen und institutionellen Anlegern. Die BLB verfügt über Niederlassungen an allen wichtigen Finanzplätzen der Welt.
Angeklickt
Durch Modernisierung und Neukonzeption des Controlling-Systems hat die Bayerische Landesbank (BLB) mit "Isis" ein leistungsfähiges Informationssystem auf die Beine gestellt. Das Update ist auf die Anforderungen sowohl des zentralen Controllings als auch der dezentralen Controller in den Fachbereichen abgestimmt: Alle Geschäfte des Konzerns sind von Interesse, unabhängig von ihrer augenblicklichen Bedeutung für die Bank und für die ausführende Organisationseinheit. Um Besonderheiten und unterschiedliche Konditionen zu berücksichtigen, wird jedes Geschäft einzeln bewertet - der Ausweis erfolgt dann auf Produkte verdichtet. In seiner heutigen Ausbaustufe verbessert Isis das Informationsangebot für das Controlling ganz wesentlich und erfüllt die wichtigsten Anforderungen der Anwender. Mit Hilfe aktueller und differenzierter Informationen lassen sich Ursachen von Entwicklungen schneller und besser erkennen und so gezielter Entscheidungen treffen.
Eberhard Rauchfuss ist Leiter Steuerungssysteme und UB/NL-Controlling-Mitverantwortlicher bei der Bayrischen Landesbank in München.