Gut organisiert

11:30 In dem Projektstatus-Meeting berichtet sie zu ihren drei Projekten, stimmt offene Fragen ab und macht sich dazu Aufzeichnungen. Ihr schwarzes Notizbuch, in dem sie alle Informationen und To-Dos notiert und mit Symbolen markiert, ist für sie unverzichtbar. Die Aufzeichnungen helfen ihr später, Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen und nichts zu vergessen. Langfristige Aufgaben überträgt sie in die Offene-Punkte-Liste, ein Excel-Dokument, das sie für jedes Projekt anlegt, in der Regel einmal wöchentlich checkt und aktualisiert. In den Status-Meetings mit dem Projektteam dient es außerdem zur gemeinsamen Abstimmung der auf Wiedervorlage gesetzten Punkte.

12:00 Jetzt ist es für Payer an der Zeit, ihre Mails zu beantworten. Sie fasst die Nachrichten geordnet nach Projekten zusammen, kennzeichnet einige Mails mit Wiedervorlagemerkmalen und sortiert die erledigten Mails mit den Antworten in der von ihr angelegten Ordnerstruktur von Outlook ein.

13:10 Eine Kollegin holt sie ab zu einem Mittagessen beim Italiener um die Ecke. Nach dem frühen Arbeitsbeginn freut sie sich jetzt auf etwas frische Luft und eine Pause.

13:55 Zurück vom Mittagessen, wird Payer von einem Kollegen aus der IT aufgehalten. Sie diskutieren die Frage, wie man die nahtlose Integration der neuen Anwendung in das firmeneigene System bewerkstelligen könnte. Der Auftraggeber will, dass kein zusätzlicher Login notwendig ist. Eine der Herausforderungen im Projekt ist es, zwischen Machbarkeit und Anspruch zu vermitteln.

14:30 Nun macht sich die Projektleiterin an die Aufarbeitung des Workshops vom Vormittag. Am wichtigsten ist ihr die Planung des Folge-Workshops, da sie aus Erfahrung weiß, dass es nicht einfach ist, einen Termin zu finden, an dem alle benötigten Projektmitarbeiter auch teilnehmen können.

14:50 Schon trudeln die ersten Zu- und Absagen für den Folge-Workshop ein. Ein Kollege aus dem Produkt-Management ist für Payer unverzichtbar. Sie ruft ihn daher an, um mit ihm abzustimmen, welche Alternativtermine möglich sind. Nach wenigen Minuten haben die beiden einen Ausweichtermin gefunden, zu dem ihr Outlook freie Kapazitäten der anderen Kollegen anzeigt.

15:00 Payer öffnet ihre Protokollvorlage in Word und fängt an zu schreiben. Nach einer knappen Stunde ist sie fertig, schickt das Dokument an den Mail-Verteiler für das Projektteam und erbittet das Feedback innerhalb der nächsten zwei Tage.

16:00 Heute sind die Meilensteine anzupassen, da sich neue Erkenntnisse ergeben haben. In diesem frühen Stadium des Vorhabens muss die Projektexpertin dies noch nicht so detailliert ausarbeiten. Es ist ihr aber wichtig, die Ergebnisse zielgruppengerecht für den Projektsponsor aufzubereiten. Das heißt, sie überträgt diese Daten in eine Powerpoint-Präsentation für das Steering Committee. "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte", fällt ihr dabei ein, weniger sei hier tatsächlich mehr.

16:25 Arbeit gibt es auch in den anderen beiden Projekten, in denen Payer als Teilprojektleiterin für ihren Fachbereich Operations verantwortlich ist. Morgen Vormittag steht ein Jour fixe mit dem Gesamtprojektleiter für das SEPA-Projekt an, und danach findet die wöchentliche halbstündige Telefonkonferenz mit den Kollegen in Frankreich für das E-Commerce-Projekt statt. Payer überprüft den Planungsstatus und hält ihre offenen Fragen bereit.

16:30 Sie wählt sich schnell in die Telefonkonferenz ein. Auch hier wird englisch gesprochen, und der französische Kollege fragt den Status von jedem Teilprojekt ab.

17:00 Mittlerweile sind wieder einige elektronische Nachrichten im Posteingang aufgelaufen. Payer kategorisiert sie nur noch, dringender ist ihr die Vorbereitung für das morgige Projekt, den Jour fixe zu SEPA.

17:30 Für den morgigen Tag checkt Payer noch einmal ihr Notizbuch, hakt Erledigtes ab und notiert neue Aufgaben. Gegen 17:45 räumt sie ihren Schreibtisch auf.

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