Multitasking gehört dazu
11:46 Uhr: Schäfer beantwortet die Chat-Anfragen, die während des Calls von anderen Kollegen eingegangen sind, einige hat er bereits während der Konferenz bearbeitet. Multitasking gehöre dazu. "Bei uns passiert viel über Chat", erklärt Schäfer der Praktikantin und zeigt ihr seinen Chat-Stream.
12:02 Uhr: Anruf bei einem Kollegen, der einen potenziellen Kunden ausgemacht hat und den Rat des IT-Architekten benötigt. Lohnt es sich, für diesen Kandidaten einen "Workshop" zu machen? Wird es ein Implementierungs- oder ein reines Consulting-Projekt? Zu Schäfers Aufgaben in der Geschäftsentwicklung gehört es auch zu sondieren, welche Kundenprojekte sich lohnen - aus wirtschaftlicher oder strategischer Sicht - und entsprechend die Ressourcen zu planen. Strategisch wichtig sei beispielsweise das Thema erneuerbare Energien. "Da haben wir noch nicht so viele Spezialisten. Das heißt, ich muss genau überlegen, welcher unserer Experten verfügbar ist."
12:30 Uhr: Noch schnell ein paar E-Mails beantworten, dann geht es hinunter in die Kantine. Fünf Gerichte stehen zur Auswahl, das Schollenfilet mit Kartoffeln und Salat macht das Rennen. Schäfer nimmt sich inzwischen Zeit für sein Mittagessen, in früheren Zeiten musste oft eine belegte Semmel reichen. Beim Kaffee im Innenhof berichtet der IT-Architekt von seinem Segelschein, den er bei der IBM gemacht hat. Zu viert hätten sie die Theorie-Prüfung an einem Samstag hier abgelegt und die Prüfer seien extra dafür ins Haus gekommen. Das ist keine Seltenheit, die IBMer haben sich in vielen Freizeitbeschäftigungen organisiert - neben Segeln gibt es auch Gemeinschaftsaktionen bei Fußball oder Fotografieren. Eine Pinnwand neben der Cafeteria listet alle Aktivitäten auf.
13:34 Uhr: Schäfer ist zurück am Rechner - E-Mails, Telefonate, Chats. Dann steht der nächste Conference-Call an, der ist diesmal international, geht von der Zentrale in den USA aus. "Da sind fast alle Kontinente zugeschaltet. Nur für den asiatischen Raum gibt es eine extra Konferenz wegen der Zeitunterschiede", erklärt Schäfer und packt sein Laptop.
14:30 Uhr: Raum C-03-006 ist frei. Diesmal stellt sich Schäfer im Call nicht eigens vor, es sind zu viele Teilnehmer weltweit (über 100). Die meisten hören nur rein. Die englischsprachige Konferenz behandelt die weltweite Smarter-Cities-Strategie und Implementierung. Der Wirtschaftsinformatiker schaltet die Konferenz leiser und "stumm", bearbeitet nebenher andere Aufgaben. Nach dem Call guckt er nach den Praktikantinnen.
Smarter Planet, Smarter Cities
Mit der 2008 aufgelegten Kampagne "Smarter Planet" will IBM einen Beitrag zur Bewältigung der großen Herausforderungen wie Energie, Klimawandel, Ernährung, Verkehr oder Gesundheit leisten, die sie mit innovativen Technologien adressiert. Die Grundidee ist, durch erschwinglich gewordene Prozessoren und Sensorik in Alltagsgegenständen Daten zu erfassen und diese intelligent auszuwerten. Im Bereich von "Smarter Cities" bedeutet dies besipielsweise, in Städten Daten zu Verkehrsaufkommen oder Schadstoffbelastung zu sammeln und diese für Prognosen und Gegenmaßnahmen auszuwerten. Das geschieht u.a. im "Intelligent Operations Center".
16:00 Uhr: Der nächste Conference-Call ist wieder eine Messevorbereitung. Auf dem Forum der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST) wird IBM einen Stand haben und seine Produkte vorstellen. Schäfer lacht: "Es ist reiner Zufall, dass es heute gleich um zwei Messen geht, sonst haben wir monatelang gar keine."
16:25 Uhr: Schäfer hat jetzt eine der wenigen "Alleinzeiten". Die nutzt er, um die große Zahl von Mails zu bearbeiten, die während der letzten Tage auf Reisen aufgelaufen sind, und die Kollegen anzurufen, die an den Conference-Calls vormittags nicht teilnehmen konnten und auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. In der Regel ist der IT-Profi drei Tage pro Woche unterwegs beim Kunden oder an anderen IBM-Standorten in Deutschland und Europa. An den übrigen zwei Tagen im Büro versucht sich Schäfer neben den vielen Telefonkonferenzen Zeit zu nehmen für Konzepte oder Angebotserstellungen. "Dafür blocke ich mir manchmal auch einen halben oder ganzen Tag", sagt Schäfer. Alle ein bis zwei Wochen fährt der IT-Architekt nach Baden-Württemberg, wo er am Projekt Elektromobilität beteiligt ist. Zudem sitzt er im Innovations-Board der Stadt Karlsruhe, das ebenfalls regelmäßig Treffen veranstaltet.
- 1. Blocken Sie einen Termin für sich
Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören. - 2. Morgenstund hat Gold im Mund
Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind. Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag. - 3. Bitte nicht stören
Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm! - 4. Eingrooven
So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen. Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus. - 5. Plan B
Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten. - 6. Nichts wie raus
Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse. - 7. Gewissensbisse ade
Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.
17:40 Uhr: Noch einen Flug nach Düsseldorf über das Online-Buchungssystem für den nächsten Tag buchen. Da ist Schäfer wieder auf Reisen.
17:55 Uhr: Schluss für heute, Schäfer klappt das Laptop zu. Sonst kann es auch mal später werden, aber heute lockt der Biergarten. So strahlende Sommertage sind selten.