Die erste Telefonkonferenz steht an
10:01 Uhr: Der Call beginnt, die Vertreter verschiedener Geschäftsbereiche, aus dem Marketing und der Agentur, die den Messeauftritt für IBM durchführt, stellen sich vor. Zügig gehen die Teilnehmer die zuvor verschickten Powerpoint-Folien durch - es geht um Stand- und Kommunikationskonzept, Kernbotschaften, Standpersonalliste und Geschenke ans Publikum. Schäfer tippt routiniert auf dem Tastenmenü des Telefons herum, stellt ab und zu auf "stumm", wenn er Gußmann das ein oder andere erklärt, klinkt sich wieder ein, wenn er an der Reihe ist. Auf dem Stand soll das "Connected Vehicle" gezeigt werden.
"Das Auto wird immer mehr zum Data-Center", erläutert Schäfer der Praktikantin. Durch die erschwinglich gewordenen Prozessoren und Sensorik könnten viele Autos damit ausgestattet zu Datensammlern werden. IBM kann diese Daten intelligent auswerten und beispielsweise aktuelle Verkehrsdichte und Schadstoffbelastung in Echtzeit darstellen oder Prognosen für die unmittelbare Zukunft aufbauen. "Stichwort Intelligent Transportation Center. Das Produkt ist jetzt wenige Wochen alt und das stellen wir auf der IAA aus." Beim Standdienst muss auch der IT-Architekt ran, verpflichtet sich für ein paar Messetage. Letzter Punkt ist die Sprache der Präsentation auf der Messe - soll es Deutsch oder Englisch oder beides sein. Man einigt sich auf Englisch, die Messe sei schließlich international.
Der Call ist beendet. Gußmann wird die englischen Messefolien dennoch ins Deutsche übersetzen. Man braucht sie auch für Kundengespräche vor Ort. Schäfer geht die einzelnen Folien mit ihr durch.
10:37 Uhr: Pausen gibt es nicht: Ein Blick in den Kalender bestätigt, der nächste Call steht an. "Telefonkonferenzen sind unser täglich Brot", lacht Schäfer. Er sucht in seinen Mails nach der Präsentation, die ihm Kollegen zum Call geschickt haben, bearbeitet und kürzt sie, sendet sie als Gesprächsgrundlage zurück an alle Teilnehmer.
Das geht nicht ohne Hindernisse: Das Mailprogramm streikt wegen Überlastung. Vor dem Versenden muss der IT-Architekt seine Mailbox leeren. "Ich habe schon die größte, aber sie läuft oft über. Ich muss fast jeden Tag archivieren", stöhnt der IT-Profi. Bei 80 bis 100 Mails am Tag ist das kein Wunder.
- Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung. - 1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. - 2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. - 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. - 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. - 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. - 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. - 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.
11:00 Uhr: Zurück im Quiet Room wählt sich der IT-Profi in den nächsten Call ein. Eine Global-Business-Services-Kollegin aus Düsseldorf, Yvonne Balzer, zuständig für Smarter Transportation, und der IT-Architekt Tim Breitenbach aus Hamburg, ebenfalls GBS, schalten sich dazu. Ein halbtägiges Gespräch mit einem potenziellen Kunden aus Hamburg soll vorbereitet werden, im IBM-Speak "Workshop" genannt. Die Smarter-Cities-Angebote wollen sie präsentieren, vor allem das Intelligent Operations Center, das sehr unterschiedliche, in der realen Welt gesammelte Sensor-Daten nach Kundenanforderungen auswerten und visualisieren kann. Hier betritt IBM beim Kunden meist Neuland, denn vielen ist Big Blue noch immer primär als Hardware-Anbieter bekannt.
Die Konferenzteilnehmer diskutieren, welche Pilot- und Referenzprojekte in die Kundenpräsentation sollen. In Rio de Janeiro baut IBM - auch im Hinblick auf Fußball-WM und die Olympischen Sommerspiele 2016 - eine Zentrale auf, die verkehrs- und sicherheitsrelevante sowie meteorologische Daten sammelt und in Echtzeit auswertet. Damit können Sicherheits- und Verkehrsbehörden auch in kritischen Situationen den Überblick behalten und frühzeitig steuernd eingreifen. Wie technisch soll die Präsentation werden, überlegen die Kollegen. "Folie neun kann so bleiben, ein bisschen technischer Tiefgang schadet nicht, es werden Teilnehmer verschiedener Fachbereiche beim Workshop dabei sein", so Schäfer. Bis zum nächsten Conference Call in einer Woche wollen alle ihre Teile der Präsentation ausarbeiten.