Zusätzlich zur Projektorganisation wurde von Anfang an festgelegt, in welchen Abständen die einzelnen Gremien zusammen kommen sollten. Neben wöchentlichen Besprechungen der internen Teilprojektleiter und 14-tägigen Meetings mit den externen Beratern wurden monatliche Bestandsaufnahmen für die einzelnen Teilprojekte angesetzt. Dazu kamen diverse Workshops innerhalb der Teilprojekte. Je nach den im Projektplan definierten Meilensteinen und Projektphasen fanden Gesamtprojektreviews und Lenkungsausschuss-Sitzungen statt.
Das Unternehmen Die Sparkassen Informatik GmbH & Co. KG versorgt als IT-Dienstleister 270 Sparkassen in den Gebieten Baden-Württemberg, Hessen, Rheinland, Rheinland-Pfalz und Westfalen-Lippe mit einer Bilanzsumme von 492 Milliarden Euro. Das entspricht einem Marktanteil von mehr als 50 Prozent aller Sparkassen in Deutschland. Weitere Kunden sind Unternehmen der S-Finanzgruppe wie Landesbausparkassen und Versicherungen.
Im August kamen zusätzliche Anforderungen auf das Team zu, da sich parallel zum Projekt "Konsolidierung der kaufmännischen Systeme" ein anderes Projekt damit beschäftigte, die unterschiedlichen Produktstrukturen, Preis- und Kostenverrechnungsmodelle der Fusionspartner auf ein einheitliches System zu überführen. Die Mitarbeiter des SAP-Projektteams Internes Rechnungswesen stellten daraufhin das laufende Projekt, das auf einer Vollkostenrechnung auf Ist-Kosten-Basis aufgebaut war, auf ein Plankostenrechnungsmodell um. So konnte auch das "Neue Preismodell" mit allen Konsequenzen in SAP R/3 abgebildet werden.
Schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt bereitete das Team die unmittelbar betroffenen Fachbereiche, wie Buchhaltung oder Controlling, auf das neue System vor. Mit Mitarbeiter-Rundschreiben, persönlichen Gesprächen und intensiven Inhouse-Schulungen setzten die Projektverantwortlichen alles daran, die Nutzer von den Vorteilen der neuen Anwendungen und vereinheitlichten Prozessen zu überzeugen. Auch über den Produktivstart hinaus wurden die Anwender betreut und regelmäßig unterstützt.
Am 1. Januar 2002 war das Ziel erreicht: Pünktlich ging die Sparkassen Informatik mit dem SAP R/3-System und der Notes-Workflow-Anwendung für das Interne Bestellwesen produktiv. Innerhalb der ersten drei Wochen wurden bereits 200 Beschaffungsvorgänge über das System abgewickelt. Der Sparkassen Informatik ist es mit der Vereinheitlichung der internen kaufmännischen Systeme und den damit abgebildeten Geschäftsprozessen gelungen, den Prozessablauf erheblich zu beschleunigen. Die Vereinheitlichung aller relevanten kaufmännischen Prozesse (etwa Bestellprozess, Zahlungsverkehr, Berichtswesen, Budgetplanung und -überwachung) in einem IT-System und die Schaffung einer einheitlichen internen Plattform waren ein maßgeblicher Meilenstein für den Erfolg der Fusion.
Dazu beigetragen hat zum einen das Einführungskonzept, das sich sehr eng an den bestehenden Prozessen der drei Fusionspartner orientiert hat. Zum anderen wurden keine Modifikationen am SAP-Standard vorgenommen, und auch die Schnittstellen von und zu Subsystemen konnten zu einem erheblichen Teil übernommen werden.