Drei Monate lang analysierte das Team die Prozesse und Systeme und erarbeitete auf dieser Basis einen Projektierungsvorschlag. Von den bestehenden drei Systemen wurde die jeweils beste Prozessabbildung ermittelt und als Führungskonzept für die beiden anderen Partner bestimmt. Das Team entschied sich, die SAP-R/3-Module für das externe und interne Rechnungswesen von der ehemaligen Informatik Kooperation zu übernehmen, die Module für die Beschaffung dem System der ehemaligen Sparkassen Informatik Baden-Württemberg anzupassen und das Modul für die Fakturierung der ehemaligen Sparkassen-Informatik-Systeme West anzugleichen.
Ein komplettes Redesign
Das interne Bestellwesen, ein Workflow unter Lotus Notes, sollte nach dem Vorbild der Informatik Kooperation gestaltet werden, musste aber - so die Empfehlung der IT-Spezialisten - komplett einem Redesign unterzogen werden, um den gestiegenen Anforderungen mit zirka 2400 Benutzern und über 8000 Prozessdurchläufen pro Jahr sowie den unterschiedlichen Voraussetzungen der Partner gerecht werden zu können. Das bedeutete die Schaffung einer einheitlichen Notes-Umgebung unter R5 und ein Upgrade der Workflow-Engine auf Domino Workflow 2.11.
Die etwa 30 individuellen Subsysteme der drei Fusionspartner wie Reisekostenabrechnung oder Gehaltsbuchhaltung sollten nicht verändert und über Schnittstellen an das SAP R/3-System angebunden werden. Als technische Plattform für die R/3-Anwendungen sollte - um weiteren Zeitverzug und zusätzliche Investitionen zu vermeiden - das R/3-Basissystem der Informatik Kooperation dienen. Zur Vereinfachung der Datenmigration wurde empfohlen, in einem parallelen Projekt die Hauswährung auf Euro umzustellen.
Start für das Projekt "Konsolidierung der kaufmännischen Systeme" war das Kick-Off-Meeting am 25. Juli 2001. Das Vorhaben wurde in die Teilprojekte Internes Rechnungswesen, Externes Rechnungswesen, Auftragsabwicklung/ Faktura, Beschaffung und ein SAP-Basis-Teilprojekt gegliedert. In Bezug auf SAP R/3 wurde die Sparkassen Informatik von der Lynx Consulting Group aus Münster unterstützt. Das IT-Beratungshaus hatte bereits die SAP R/3-Einführung bei der ehemaligen Informatik Kooperation unterstützt. Die Individualentwicklung für das Interne Bestellwesen übernahm das Lotus Notes Competence Center der Firma Itelligence aus Bielefeld. 48 Mitarbeiter der Sparkassen Informatik, zehn Lynx- und drei Itelligence-Berater gehörten zum SAP-Projektteam.
Während die Projekt- und Teilprojektleiter annähernd in Vollzeit mit der Umstellung beschäftigt waren, konnten sich die Mitarbeiter aus den einzelnen Fachbereichen nur zeitweise - neben ihrem Tagesgeschäft - mit dem neuen System auseinander setzen. Die Projektleitung führte daher zum Beginn des Projektes eine detaillierte Aufwandsschätzung durch, um den Fachbereichen die Möglichkeit zu geben, die benötigten Ressourcen frühzeitig einzuplanen.