Seit dem 1. Januar 2002 arbeiten die Mitarbeiter der kaufmännischen Bereiche der neu geschaffenen Sparkasseninformatik GmbH & Co. KG an acht Standorten mit einem einheitlichen SAP R/3-System. Das "Interne Bestellwesen", eine gemeinsame Lotus-Notes-Anwendung, steht allen rund 2400 Mitarbeitern zur Verfügung und deckt den Prozess der Beantragung, Genehmigung und Prüfung von internen Bedarfen im Vorfeld der Beschaffung im SAP R/3-System ab. Zusätzlich zu den SAP R/3-Modulen für Externes und Internes Rechnungswesen, Beschaffung und Auftragsabwicklung/Faktura wurden etwa 30 Subsysteme über entsprechende Schnittstellen angebunden. Indem man die Prozesse und Methoden vereinheitlichte, gelang es, redundante Funktionen abzubauen und Synergien zu erzielen. Vor allem wurden die Prozesse erheblich schneller.
Angeklickt Rückwirkend zum 1. Januar 2001 haben sich die Informatik Kooperation, die Sparkassen Informatik Baden-Würtemberg und die Sparkassen-Informatik-Systeme West zu einem Unternehmen zusammengeschlossen: der Sparkassen Informatik GmbH & Co. KG. Der IT-Dienstleister stand damit vor der großen Herausforderung, die kaufmännischen Prozesse der drei Fusionspartner zu vereinheitlichen und diese über ein gemeinsames IT-System abzubilden.
Anfang vergangenen Jahres nahmen die Fusionspläne der Informatik Kooperation, Sparkassen Informatik Baden-Württemberg und Sparkassen-Informatik-Systeme West konkrete Formen an. Mit dem Ziel, Synergien zu nutzen und damit eine höhere Qualität in der Softwareentwicklung sowie eine schnellere und kostengünstigere IT-Bereitstellung zu ermöglichen, verkündeten die Präsidenten der beteiligten Verbände, dass die drei IT-Dienstleister fusionieren würden.
Die drei Fusionspartner sollten in Zukunft mit einem einheitlichen kaufmännischen System und einer gemeinsamen internen IT-Anwendung arbeiten. Zwar nutzten bis dato alle Häuser die Standardsoftware SAP R/3, doch die betriebswirtschaftlichen Modelle der einzelnen Unternehmen und damit auch die Ausprägungen der IT-Anwendungen waren deutlich verschieden. Erschwerend kam hinzu, dass die Partner ihre Systeme zum Teil erst kurz zuvor auf SAP R/3 umgestellt hatten und noch mit den "Nachwehen" der eigenen Implementierung beschäftigt waren. Zudem lauteten die Hauswährungen noch nicht einheitlich auf Euro.
Zur Vorbereitung des Projektes wurde ein Funktionsteam "Kaufmännische Systeme" bestimmt, das sich aus den Projektleitern der SAP R/3-Einführungsprojekte der fusionierten Häuser zusammensetzte. Sie hatten die Aufgabe, Szenarien für eine Zusammenführung der drei internen Systeme zu erarbeiten. Schnell waren sich die Spezialisten einig: Der Produktivstart sollte bereits zum 1. Januar 2002 erfolgen.