KÖLN (CW) - Die Einführung der Textverarbeitung ist ein mühsames Geschäft. Zu dieser Erkenntnis kamen Mitarbeiter des Kölner Betriebswirtschaftlichen Instituts für Organisation und Automation (Bifoa) während der vier Monate, in denen sie die Pilotanwendung der Textverarbeitung in einem Unternehmen der Maschinenbaubranche begleiteten.
Trotz einer fast schulmäßigen Vorgehensweise bei der Einführung der Textverarbeitung beim Pilotanwender tauchten Schwierigkeiten im Motivationsbereich auf. Sowohl bei den Sachbearbeitern als auch bei den Schreibkräften zeigte sich ein Widerstand der direkt Betroffenen gegen die neue Organisation, von Schreibarbeit. Trotz umfangreicher Informations-, Schulungs- und Motivationsveranstaltungen auf allen Ebenen der Unternehmenshierarchie, ließ sich die Aversion nicht gänzlich beseitigen. Der humane Bereich ist den Erfahrungen der Bifoa-Mitarbeiter zufolge in der Textverarbeitung wesentlich stärker zu berücksichtigen als bei der Einführung: der traditionellen Datenverarbeitung. Während dabei die Arbeit von dem betreffenden Sachbearbeiter zur zentralen Verarbeitungsstelle verlagert wurde und er die Ergebnisse etwa in Form einer Liste zurückerhielt, werden bei der Einführung von automatisierter Textverarbeitung die Arbeitsinhalte und das direkte Arbeitsumfeld verändert. Die TV führt zu einer Veränderung der organisatorischen Strukturen, was sich wohl am deutlichsten an der Scheidung von "Büro-Ehen" zwischen dem Sachbearbeiter und "seiner" Sekretärin zeigen ließe.
Die erste Pilotanwendung mit einem Einzelplatzsystem wird im Februar nach sechs Monaten Laufzeit abgeschlossen. Im zweiten Projekt zur Einführung eines Zweiplatzsystemes ab 1. Februar versuchten die Bifoa-Leute vor Beginn möglichst viele organisatorische Änderungen durchzuführen, um während der Laufzeit wenig in das Umfeld der Textverarbeitung eingreifen zu müssen. "Man muß die Leute zu ihrem Glück treten," sinnierte einer der Mitarbeiter. "Wenn die Programme nicht benutzt werden, funktioniert auch die Textverarbeitung nicht."
Das Fazit: Ständig auf der Matte stehen, um die Anwendung zu überwachen - hier wirkt der hohe Tagessatz eines Unternehmensberaters doch beschleunigend - und außerdem eine möglichst frühe Kooperation mit dem Projektpartner, in diesem Fall dem Anwender und den direkt Betroffenen sowie dem Hardware-Hersteller.
Informationen: Betriebswirtschaftliches Institut für, Automation und Organisation, Projektgruppe Temex, Universitätsstraße 45. -5000 Köln-Lindenthal. Tel.: 02 21/40 78 83.