Ein Unternehmen setzt ein Ad-hoc-Workflow-Produkt ein, um unregelmaessige, eher seltene oder spontan sich ergebende Bedarfsanforderungen der Fachabteilungen zu bearbeiten. Da dies nicht im Organisationshandbuch festgeschrieben ist, gibt es in den einzelnen Fachabteilungen unterschiedliche Vorgehensweisen.
Es steht dem Antragsteller ein E-Mail-basiertes Workflow-Produkt zur Verfuegung, mit dem er seine Investitionsantraege flexibel formulieren und bearbeiten lassen kann. Er entwirft moeglichst flexibel spaeteren Anforderungen anpassbar grafisch seinen individuellen Bearbeitungsablauf, setzt Termine, legt Verzweigungsbedingungen fest, bestimmt die Anlagen und deren Zugriffsrechte (lesen, aendern, anhaengen) und formuliert die Anweisungen fuer jeden Bearbeitungsschritt. Anschliessend speichert er seinen Vorgang einer Beschaffung fuer die spaetere Verwendung ab.
Will der Mitarbeiter nun eine konkrete Investition beantragen, nimmt er sich dazu seine Standardprozedur, veraendert diese gegebenenfalls am Bildschirm entsprechend den individuellen Anforderungen und schickt den solcherart modifizierten Vorgang ab. Jeder am Vorgang beteiligte andere Mitarbeiter empfaengt nun wahlweise sequentiell oder parallel den Vorgang in seinem elektronischen Postkorb und kann ihn dort auch bearbeiten.
Der Antragsteller kann sich spaeter jederzeit den Bearbeitungsstatus zeigen lassen und einfach feststellen, wo sein Antrag liegt. Er ist allein verantwortlich fuer seinen Vorgang und dessen weitere Fortschritte. Am Ende der Bearbeitung erhaelt er eine Quittung seiner Antragstellung - genehmigt oder abgelehnt. Der genehmigte Antrag loest automatisch den Bestellvorgang aus.
Diese Vorgehensweise erlaubt eine maximale Flexibilitaet bei geringen Aufwaenden fuer die Erstellung und Pflege eines "Flow of work". Da Infrastruktur in Form von Netzwerk, PCs und E-Mail in der Regel vorhanden sind, laesst sich dieser Anwendungstyp mit geringen Investitions- und Betriebskosten realisieren.
Der Nutzen fuer den Anwender liegt auf der Hand: Er kann seine Arbeit, insbesondere die administrativen Prozesse, systematisieren, ohne an Flexibilitaet zu verlieren. Workflow steuert den Vorgang, ueberwacht fuer ihn die Termine, und gestattet es ihm, sich auf die Inhalte seiner Arbeit zu konzentrieren.