Die Frage der Bildung einer EDV-Kommission hängt mit der Größe des Bereichs ORG/EDV und der Anzahl und Größe der Projekte zusammen. Ferner hat es einen Einfluß, ob eine Gesamtplanung aller Anwendungen und eine EDV-Revision vorliegen.
Gesamtkonzeption/Aufgabe
Wenn eine Gesamtkonzeption erarbeitet und verabschiedet worden ist, erfüllt die EDV-Kommission lediglich die Aufgabe einer laufenden Abstimmung hinsichtlich des Projektfortschritts und der sachlichen Erfüllung der einzelnen Aufgaben aus der Sicht der gesamthaften Koordination. Bei neuen Projekten sollte die EDV-Kommission gemeinsam überprüfen, ob sich dieses Projekt mit allen bereits realisierten und in Zukunft noch zu realisierenden Projekten verträgt. Die langfristigen Zielsetzungen aller Fachbereiche sind dahingehend zu überprüfen, ob sie sich mit dem neuen Projekt vertragen. Analog sollte bei gravierenden Änderungen bestehender Projekte verfahren werden. Allerdings sollte die EDV-Kommission erst dann in Aktion treten, wenn die Entscheidungsgrenze des Leiters der Organisation und EDV für neue Projekte odr Änderungen überschritten wird.
Die Prüfung der Wirtschaftlichkeit von Projekten sollte die EDV-Kommission nicht durchführen. Dies ist Aufgabe des Bereichs Organisation und EDV. Dieser berichtet nach entsprechender Analyse an die EDV-Kommission.
Zusammensetzung
Die EDV-Kommission sollte sich aus den Leitern der Fachressorts zusammensetzen. Sie sollte nicht die normalen EDV-Kontaktleute umfassen. Diese beschäftigen sich mit der laufenden Problematik des EDV-Einsatzes in ihrem Bereich und bereiten zusammen mit der Organisation und EDV die Planungen auf. Im Normalfall sind diese also über die Planungen und Detailprobleme bestens informiert. Die EDV-Kommission soll jedoch Entscheidungen auf höherer Ebene vorbereiten. Ihre Arbeitsweise ist auf strategische Ziele ausgerichtet und nicht so sehr auf Detailprobleme. Eine gute EDV-Kommission soll dem entscheidenden Vorstandsmitglied die Sicherheit geben, daß alle Planungen der Fachbereiche entsprechend berücksichtigt sind. Ein Vorstandsmitglied gehört nicht in eine EDV-Kommission hinein, da ansonsten die Gleichrangigkeit der Kommissionsmitglieder nicht, mehr gegeben wäre. Selbstverständlich können Mitglieder des Vorstandes zu einzelnen Sitzungen hinzugezogen werden. Eine regelmäßige Teilnahme, sollte jedoch nicht gegeben sein. Es bietet sich aber an, Mitglieder des Betriebsrates in die EDV-Kommission mit einzubeziehen, da größere Projekte in vielen Fällen darauf abzielen, die Tätigkeiten von Mitarbeitern zu verändern. Durch, frühzeitige Information des Betriebsrates stellt man sicher, daß hinterher keine größeren Hemmnisse eintreten.
Vorsitz
Der Leiter des Bereichs Organisation und EDV sollte den Vorsitz der EDV-Kommission übernehmen, da die ORG/EDV die Federführung hinsichtlich alle organisatorischer Vorhaben im jeweiligen Unternehmen haben sollte.
Schwerfälligkeit
Natürlich wirkt sich die Bildung einer EDV-Kommission so aus, daß der Entscheidungsprozeß verlängert wird. Die ganze Organisation wird dadurch schwerfälliger. Die Entscheidungen hinsichtlich der Freigabe neuer Projekte werden jedoch fundierter vorbereitet, was sich nachhaltig auf die Qualität der Projekte auswirken wird. Außerdem ist eine übergroße Änderungshäufigkeit für die Organisation und EDV speziell aus der Sicht der Programmierung und des EDV-Systems sehr nachteilig, so daß sich die Schwerfälligkeit des Verfahrens auch aus dieser Sicht als gut erweist.
Kein Ersatz für Organisatoren
Die EDV-Kommission sollte kein Ersatz für Organisatoren sein. Ihre Aufgabe besteht nicht darin, selbst fachliche oder organisatorische Aufgaben zu übernehmen. Wenn dies in einem Unternehmen zur Regel wird, werden die normalen Linienaufgaben der Kommissions-Mitglieder vernachlässigt oder die Arbeit innerhalb der Kommission ruht. Außerdem zeigt es sich sehr schnell, daß bei einer derartigen Vorgehensweise kein Projektfortschritt zu erzielen ist.
Schwätzerklub?
Eine EDV-Kommission droht leicht zu einem Schwätzerklub zu werden, wenn man sie nicht nach den Regeln moderner Konferenzführungstechniken führt. Dazu gehören wenigstens eine ausgearbeitete Tagungsordnung, Protokolle und systematische Vorbereitung der gesamten Unterlagen. Zweckmäßigerweise tritt die EDV-Kommission sporadisch nach Bedarf zusammen, einen strengen
Tagungsrhythmus sollte man nicht wählen, da die Aufgabe der Kommission nicht darin liegt, den Bereich ORG/EDV zu überprüfen. Dies ist Aufgabe der EDV-Revision. Es liegt also kein Grund vor, der ein regelmäßiges Zusammentreffen erfordert. Andererseits kann man aus Termingründen mehrere Projekte in einer Sitzung behandeln und somit in etwa einen regelmäßigen Tagungsrhythmus erzielen.