Kurz vor der Einführung des elektronischen Geschäftsverkehrs auf der Basis des OSI-Standards Edifact stehen die dem Bundesverband Bürowirtschaft e.V. (BBW) angeschlossenen Unternehmen. Nach der Schilderung von Helmut Schmalfuss ging die Branche dabei einen Weg, den nicht wenige Experten gewissermaßen als " Pflichtenheft " für die Migration zu EDI bezeichnen würden.
Nachdem schon seit einigen Jahren der Einsatz von Edifact von verschiedenen Branchen propagiert wird unter anderem von der Sanitär-, Papier-, Möbel- und Textilindustrie -, hat sich Mitte des Jahres auch die deutsche Bürowirtschaft entschlossen, diese Entwicklung und ihre praxisbezogene Umsetzung aktiv nachzuvollziehen. Bereits im Vorfeld des offiziellen Projektstartes hatte sich daher im Bundesverband Bürowirtschaft ein Edifact-Expertenkreis konstituiert, der sich aus über 20 Vertretern der Lieferantenseite, der Einkaufsvereinigungen und Handelsunternehmen zusammensetzt.
Parallelentwicklungen sollten vermieden werden
Für einen branchenbezogenen Ansatz in der Bürowirtschaft sprach zunächst vorwiegend die Vermeidung von Parallelentwicklungen. Gleichzeitig sollte aber eine gemeinsame Standardlösung generiert werden, um einerseits die Anforderungen aller Beteiligten abzudecken, andererseits aber auch zukünftige Funktionsanforderungen zu berücksichtigen. Gerade die zurückliegenden Jahre hatten gezeigt, daß einige technologisch innovative Unternehmen die Möglichkeiten des elektronischen Datenaustausches schon frühzeitig erkannt und eingesetzt haben. Als für den Handelsbereich maßgeblich bekannte Standards seien hier Sedas sowie das von der Centrale für Coorganisation (CCG) entwickelte Artikelstamm-Datenbankverfahren Sinfos erwähnt.
Berücksichtigt man, daß auch außerhalb der Bürowirtschaftsbranche sowohl nationale Verfahren, beispielsweise beim VDA für die Automobilindustrie, als auch internationale Verfahren wie ANSI X.12 existieren, mußte also die Entscheidung des Expertenkreises wollte man sich den heterogenen und national begrenzten EDI-Verfahren nicht anschließen - zwangsläufig zugunsten von Edifact fallen. Dies vor allem aufgrund des internationalen und branchenübergreifenden Ansatzes von Edifact und vor dem Hintergrund der sich öffnenden Märkte in Osteuropa und des EG-Binnenmarktes.
Infolge dieser Entscheidung und der damit getroffenen Verfahrens- und Syntaxfrage galt es nun, die unterschiedlichen Interessen der beteiligten Unternehmen hinsichtlich der inhaltlich zu übertragenden Informationen in einer Edifact-Nachricht zu koordinieren und zu einem gemeinsam definierten Datenrahmen zusammenzufassen. Erklärtes Ziel des Expertenkreises war es daher, die Anforderungen und Inhalte für die Einführung des elektronischen Geschäftsverkehrs mit Edifact festzulegen.
Als erste Anwendung für die praktische Umsetzung wurde dabei die Definition und Entwicklung des Artikelstammsatzes ausgewählt.
Unternehmen, die die bereits erwähnten EDI-Standards branchenbezogener beziehungsweise nationaler Art schon einsetzten, sollten frühzeitig in die Konzeptionsphase mit einbezogen werden.
Der Grund: Zum einen konnten diese Unternehmen wertvolle praktische Erfahrungen aus dem EDI-Produktionsbetrieb einbringen, zum anderen sollte auch für diese Anwender die zu erstellende Konzeption einen Migrationsweg aufzeigen, um vorhandene Insellösungen in Richtung Edifact ausbauen zu können.
Hauptziel der gemeinsamen Vorgehensweise war die Schaffung einheitlicher Voraussetzungen für eine zügige Verbreitung von Edifact in der Branche; darüber hinaus erhielten interessierte branchennahe Bereiche, beispielsweise der Büromöbelsektor, frühzeitig das Signal, daß ihre Teilnahme an einem späteren Edifact-Praxisbetrieb gewünscht und angestrebt wird.
Die Edifact-Projektarbeit führte bis dato schon zu einer Reihe von Ergebnissen. Zunächst wurde mit der Kölner Lion Edinet GmbH als externem EDI-Beratungsunternehmen eine zweigleisige Vorgehensweise festgelegt. Innerhalb einer EDI-Rahmenkonzeption war zu zeigen, welche Aufgabenfelder sich im Zusammenhang mit der Einführung von Edifact für die Unternehmen der Bürowirtschaft ergeben und welche Aspekte hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit und Durchführbarkeit zu berücksichtigen sind.
Sehr hoher administrativer Aufwand
Eine Befragung von 250 Unternehmen aus der Branche ergab unter anderem, daß derzeit aus Anwendersicht ein sehr hoher administrativer Aufwand für die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle vorliegt. Dies wird zum einen bedingt durch die Vielzahl der Geschäftsbeziehungen mit einer hohen Anzahl von täglichen Geschäftsvorfällen, zum anderen aber auch durch die Verwendung individueller Kommunikationsverfahren. Die Befragung brachte ferner eindeutig ans Licht, daß grundsätzlich über den Einsatz von Standardlösungen im Bereich des elektronischen Datenaustausches und damit von Edifact zu diskutieren ist.
Als schwierig stellte sich bei näherer Betrachtung die Frage der Anwendungsintegration heraus. Hier Wurde vor allem deutlich, daß es durchaus wünschenswert ist, die existierenden Warenwirtschaftssysteme mit EDI-Schnittstellen zu versehen, um einen kompletten Datendurchlauf bis in die Anwendung hinein zu realisieren. Allerdings trat auch offen zutage, daß bei den Anwendern ein unterschiedlicher Organisationsgrad mit unterschiedlicher Organisationstiefe gegeben ist. Um potentiellen EDI-Anwendern in der Bürowirtschaft die Option der " totalen Anwendungsintegration " offen zu halten, wurden die Anbieter der Warenwirtschaftssysteme im Juli in die laufende Projektarbeit mit einbezogen - letztendlich auch, um ihrerseits die Voraussetzungen für eine spätere Pilotphase zu treffen.
Als positiver Nebeneffekt ergab sich hierbei, daß die Warenwirtschaftssystem-Anbieter hinsichtlich ihrer zukünftigen Anwendungssoftware-Entwicklung frühzeitig die Gelegenheit bekamen, sich mit den Anforderungen von EDI und Edifact kritisch auseinanderzusetzen. Dabei kristallisierte sich heraus, daß eine optimale, zukunftsorientierte neue Softwaregeneration voll Warenwirtschafts-Systemlösungen die Edifact-Strukturen (Syntax, Codes und Datenelemete) inhaltlich übernehmen und somit bereits auf der Inhouse-Seite Edifact konforme Voraussetzungen schaffen sollte, mit denen dann die jeweiligen Edifact-Geschäftsvorfälle produzierbar wären.
Nicht zuletzt der Bundesverband Bürowirtschaft unterstützt daher Bemühungen, neue Generationen von Warenwirtschaftssystemen vor der Einführung beim Anwender auf ihre "EDI-Fähigkeit" hin zu untersuchen und mit einem entsprechenden "EDI-Prüfsiegel" zu versehen. Dies vor allem auch, um den Unternehmen der Branche bei der Systemauswahl eine geeignete Hilfestellung anbieten zu können.
Da solche Systemerweiterungen wirtschaftlich und organisatorisch mit erheblichem Aufwand verbunden und somit zukünftigen Entwicklungen vorbehalten sind - dies gilt im übrigen auch für im Einsatz befindliche Eigenentwicklungen -, müssen für die heute am Markt existierenden Lösungen Schnittstellen zu reinen EDI-Systemen realisiert werden. Die Definition der notwendigen EDI-Funktionalitäten hat sich jedoch als weitaus schwieriger herausgestellt, als im Vorfeld angenommen wurde. Allein die Festlegung der Zielsysteme und ihrer Schnittstellen bedarf eines Spezialisten-Know-hows, welches in dieser Form in der Bürowirtschaft nicht vorhanden ist.
Gerade hier war es von Nutzen, einen externen Partner zur Beratung heranzuziehen, der auch über entsprechende Kompetenz verfügt. Allein bei der Auswahl der im deutschsprachigen Raum erhältlichen EDI Softwaresysteme gibt es eine ganze Palette von Anbetern, deren EDI-Lösungen sich in ihrer Funktionalität jedoch zum Teil gravierend unterscheiden. Ein heute am Markt erhältliches EDI-System sollte neben dem reinen Konverter zur Verarbeitung von Edifact und anderen Standards vor allem flexible Funktionen hinsichtlich möglicher TK-Lösungen, Sicherungsverfahren, Normenkonformität und Versionsfähigkeit - sowohl aktuelle als auch frühere Versionen der Edifact-Normen müssen bei Bedarf verarbeitbar sein - sowie Archivierung, Protokollierung, EDI-Partnerverwaltung und der möglichen Anwendungskopplung beinhalten.
Darüber hinaus sind rechtliche Rahmenbedingungen wie allgemeine Geschäftsbedingungen, EDI-Vertrag, Behördennachweise oder Dokumentenersatz zusammen mit organisatorischen Aufgaben auf der Inhouse-Seite zu lösen.
Prinzipiell muß eine EDI -Anwendung drei Typen von Anforderungen erfüllen (vgl. Abbildung 1). Zum einen ist dies die EDI-Funktionalität. Sie soll gewährleisten, daß letztlich etwa 20 bis 30 Prozent der zu lösenden Projektproblematik auf EDI bezieht und den Anwender in die Lage versetzt sich je nach Aufwand mehr oder weniger schnell einen Marktüberblick zu verschaffen. Zum anderen sind dies die Bereiche Organisation und Umwelt. Hier liegen erfahrungsgemäß die Ursachen von 70 bis 80 Prozent der Probleme begraben, was sich auch in den bisherigen Projektergebnissen innerhalb der Branche widerspiegelt.
Der Ablauf muß angepaßt werden
Durch die EDI-Rahmenkonzeption wurde deutlich, daß die Rationalisierungspotentiale, die sich mit dem Einsatz von Edif auf vielfältige Weise ergeben können, neben funktional ausgereiften Anwendungssystemen auf der Inhouse-Seite nur durch eine entsprechend angepaßte Ablauforganisation realisiert werden können. Hier sind also letztlich auch die Organisationsstrukturen der Anwender gefordert.
Die Einführung von Edifact gibt den Bürowirtschaftsunternehmen letztlich die Chance, ihre heutigen Organisationsstrukturen kritisch zu überprüfen und eventuell neu anzupassen. Hiermit ist jedoch eine Reihe von Maßnahmen verbunden, die - sollen sie die gewünschten Ergebnisse bringen - von den Unternehmensführungen zu initiieren sind.
Bei der Erstellung des Basis EDI-Know-hows hat sich bislang der Nutzen des branchenbezogenen Ansatzes gezeigt. Es ist sinnvoll, gewisse "EDI-Basics" für alle Anwender zu erstellen und daraus verschiedene modulare EDI-Szenarien zu entwickeln. Jeder Anwender der Branche kann sich dann je nach Unternehmensgröße, Marktanforderungen und Zielsetzung seine individuelle Lösung zusammenstellen und einführen.
Vorteilhaft wirkt es sich hier aus, wenn die Beteiligten- wie im vorliegenden Fall der Edifact-Expertenkreis - die benötigten Standards gemeinsam definieren.
Ein viel diskutiertes Thema im Expertenkreis war verständlicherweise der wirtschaftlich Aspekt von EDI beziehungsweise Edifact. Anhand von Analogiewerten anderer Projekte im Branchen ließ sich zeigen, daß gerade bei der administrativen Bearbeitung heutiger papiergestützter Verfahren hohe Einsparungspotentiale liegen. Dem stehen Investitionen für die benötigte EDI-Infrastruktur (Hardware, Software, Organisation ) gegenüber sowie spätere Kostet für den laufenden EDI-Betrieb. Neben den kalkulierbaren Vorteilen, die mit Edifact zu realisieren sind, traten im zurückliegenden Projektverlauf aber auch die strategischen Aspekte vermehrt in den Vordergrund.
Größerer Stellenwert in der Unternehmensphilosophie
An dieser Stelle sind neben dem EG-Binnenmarkt vor allem der Know-how-Aufbau innovativer Kommunikationstechniken im Bereich der Bürowirtschaft und damit die Schaffung Wettbewerbsvorteilen zu nennen. Die schnelle und qualitative Bereitstellung von Informationen und dadurch ein entscheidend verbesserter Servicegrad gegenüber den Kommunikationspartnern nimmt einen zunehmend wichtiger werden den Stellenwert in der jeweiligen Unternehmensphilosophie ein und stellt neben den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Boden, Kapital einen vierten Faktor in diesem Beziehungsgeflecht dar.
Der Bundesverband Bürowirtschaft hatte hier in Zusammenarbeit mit dem Edifact Expertenkreis und den externen Beratungsunternehmen die Zusammenhänge der strategischen Aspekte sowie einer mittelfristigen Kosten-Nutzen-Entwicklung aufgezeigt, um damit auch auf der Ebene der Entscheidungsträger die benötigte EDI-Basis in der Branche etablieren zu können. Ein wichtiger Baustein in dieser Konzeption war deshalb die eindeutige Definition der auszutauschenden Artikelstammdaten. Die Anforderungen der Unternehmen wurden dabei in enger Abstimmung mit dem von der CCG entwickelten Edifact-Subset "Eancom" abgeglichen.
Damit war vom Projektbeginn an sichergestellt, bereits bestehende Edifact-Strukturen und -Subsets, gerade auch aus dem Handelsbereich, auf ihre Verwendbarkeit hin zu untersuchen und Doppelentwicklungen zu umgehen. Dieses Procedere soll auch bei allen weiteren Anwendungen eingehalten werden, und künftig einen unnötigen Entwicklungsaufwand zu vermeiden.
Gemeinsam mit den externen Beratern werden noch in diesem Jahr die Inhalte für die Edifact-Nachrichten Orders ( Bestellung ) und Invoice (Rechnungsdaten) definiert. Mit der Erstellung dieses Subsets werden hinsichtlich des Datenaustauschvolumens rund 70 Prozent der heutigen Geschäftsvorfälle abgedeckt. Die Teilnehmer setzen sich aus den Bereichen Lieferanten, Handelsunternehmen, Genossenschaftsmitglieder und Einkaufsvereinigungen zusammen (vgl. Abbildung 2 ).
Als Geschäftsdokumente werden in der Pilotphase, beginnend zum vierten Quartal 1992, zunächst Artikelstammdaten und darauf aufbauend Bestell und Rechnungsdaten ausgetauscht. Als Kommunikationsmedium ist die Telebox 400 der Telekom vorgesehen, die unter Berücksichtigung von Kosten, Leistungs- und Sicherheitskriterien bei dem vorhandenen Datenvolumen im Vergleich mit anderen Alternativen am besten abgeschnitten hatte.
Abschließend sei noch erwähnt, daß die Bürowirtschaft sich zur Absicherung ihrer Ergebnisse und Dokumentationen dazu entschlossen hat, das Edifact-Projekt offiziell unter der Bezeichnung "EDI-Office" zu führen. Unter diesem Titel kann dann eine spätere Anmeldung eigener Edifact-Subsets beim Deutschen Institut für Normung (DIN) in Berlin zusammengefaßt werden. EDI-Office soll nach gegenwärtigem Planungsstand die Bürowirtschaftsbranche noch auf Jahre begleiten. Über eine entsprechende Organisation, die von der zentralen Entwicklung und Steuerung über Beratungen und Dienstleistungen bis hin zur praktischen Einführungsunterstützung ein entsprechendes Leistungsspektrum anbieten soll, wird derzeit im Bundesverband Bürowirtschaft nachgedacht. Mit einer solchen Organisation könnten die bislang realisierten Fortschritte abgesichert und zukünftige Entwicklungen und Anforderungen der Branche abgedeckt werden.