Die Einführung des Electronic Data Interchange (EDI) in ein Unternehmen will strategisch geplant sein. Grund: EDI ist kein direkt käufliches Produkt, sondern vielmehr das Zusammenspiel zwischen Hard und Softwarekomponenten. Tips für die Integration von EDI auf der Basis des ISO-Standards Edifact gibt Jürgen Gebker*.
Die Technik des elektronischen Datenaustausches ist nicht neu, sondern "Low-Tech" von gestern. Die Unternehmen stehen also nicht vor unlösbaren Problemen. Mit dem Edifact-Standard (Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport) besitzen wir ein Instrumentarium, das es uns ermöglicht, EDI auf breiter Basis einzuführen. Allerdings erfordert die Realisierung Wissen auf verschiedenen Gebieten. Die rechtlichen Voraussetzungen sind zu klären und in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung sowie den Systementwicklern eine EDI Vereinbarung zu erstellen. Diese ist auch vom EDI-Partner des Unternehmens zu unterzeichnen. Für den sich ändernden Organisationsablauf zeichnet die Fachabteilung oder die Organisation verantwortlich. Das Installieren der Übertragungstechnik und die Entwicklung der Software sind Aufgaben der EDV-Abteilung.
Aus Unkenntnis wird häufig angenommen, EDI sei innerhalb weniger Wochen zu realisieren. Die Erfahrungen bei Hewlett-Packard mit den Gesprächspartnern haben gezeigt, daß vom ersten Gespräch über EDI bis zur ersten Übertragung der Nachrichten in der Regel mindestens ein halbes Jahr vergeht. Im Vergleich zu den herkömmlichen EDV-Projekten fallen bei der Realisierung von EDI zusätzliche Aufgaben an. Hierbei kann in interne und externe Aktionen unterschieden werden. Interne Aktionen können innerhalb der Firma erledigt werden, externe sind mit dem Geschäftspartner abzustimmen.
Interne Anpassung erfordert mehr Aufwand
Ist die Entscheidung für den elektronischen Datenaustausch gefallen, werden eine geeignete Anwendung und das auszutauschende Dokument bestimmt. Optimal sind Anwendungen, die Schnittstellen zu externen Geschäftspartnern haben. Mögliche Partner können zum Beispiel Lieferanten, Kunden, Behörden, Banken oder Spediteure sein. Begrenzt wird der Datenaustausch zur Zeit nur durch die eingeschränkte Verfügbarkeit der Edifact-Nachrichtentypen.
Das Senden von Dokumenten läßt sich im allgemeinen für den Anwender schneller realisieren als der Empfang, denn gesendete Daten brauchen nur in die Edifact-Nachricht konvertiert werden, während eingehende Daten in das Inhouse-Format umgesetzt, logisch geprüft und bei Korrektheit in den Datenbestand aufgenommen werden müssen.
Außerdem muß der Anwender die Daten verändern und ergänzen sowie fehlerhafte Daten entweder ausdrucken oder online bearbeiten können. Der höhere Realisierungsaufwand für den Empfang bietet dem Anwender aber letztlich große Vorteile. Er spart sich die Verteilung der Papierdokumente, die manuelle Prüfung und die Eingabe der Daten in den Rechner.
Bei der ersten EDI-Anwendung ist es ratsam, mit nur einer Anwendung, einem Dokument und einem Partner zu beginnen. Erst nach erfolgreichem Abschluß sollten weitere EDI-Projekte in Angriff genommen werden.
Ferner trägt die rechtzeitige Miteinbeziehung der Anwender zur Akzeptanz des neuen Systems bei. Die Koordination und Zeitplanung sollte einem erfahrenen EDV-Verantwortlichen übertragen werden.
Bei der Auswahl der auszutauschenden Datenelemente kann von den Daten der Papierdokumente ausgegangen werden. Hilfreich sind die Vorschläge für die Nutzung der Edifact-Nachrichten, die von Branchengremien wie zum Beispiel vom EDIFICE (Electronic Data Interchange Forum for companies with Interests in Computing and Electronics) ausgearbeitet wurden. Auch für den elektronischen Datenaustausch gilt die Regel, möglichst wenig Daten zu übertragen. Um nicht bei jeder Übermittlung die Stammdaten erneut senden zu müssen, werden Liefer- und Zahlungskonditionen vor Beginn des elektronischen Datenaustausches vereinbart. Kennungen wie Lieferanten- oder Kundennummer reichen aus, um auf die Stammdaten zuzugreifen.
Sind diese Festlegungen getroffen, kann die in mehrere Module aufgeteilte Software erstellt werden. Einerseits müssen bestehende Systeme angepaßt und um zusätzliche Funktionen erweitert werden, andererseits sind Programme zum Beispiel für die Selektion der Daten aus den aktuellen Datenbanken zu erstellen. Empfangene Daten sind zu prüfen und ein automatischer Abgleich zu programmieren. Die Konvertierung der Daten in den Edifact-Standard läßt sich mit einer Standardsoftware bewerkstelligen. Dieser Konverter wandelt Strukturen unterschiedlicher Nachrichtentypen in eine Edifact-Datei um. Ebenso ermöglichen sie die Formatierung einer Edifact-Datei in ein internes Format. Pro Nachrichtenart ist eine Tabelle zu erstellen. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, daß elektronischer Datenaustausch auch für kleinere Firmen möglich ist. Mit einem PC lassen sich alle notwendigen Funktionen realisieren.
Oft bereitet die Auswahl des Transportprotokolls und Netzwerks Schwierigkeiten.
Letztendlich hänft die Entscheidung weitgehenden von der Schnittstelle des empfangenen Systems, dem erwarteten Volumen und der Anzahl der Partner ab. Zur Zeit werden fast alle Möglichkeiten von Btx über Computer-zu-Computer-Verbindung bis zur privaten Mailbox genutzt. Das Transportprotokoll X.400 wird für EDI vorbereitet und sich international durchsetzen. Auf der CeBIT '89 hat Hewlett-Packard eine X.400/EDI-Anwendung gezeigt.
Bevor die ersten Daten übertragen werden, sind Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit zu klären. Um dem Risiko des unerlaubten Zugriffs zu entgehen, werden vielfach dedizierte Gateway-Rechner eingesetzt, auf denen nur Daten gespeichert sind, die übertragen werden oder empfangen wurden.
Externe Anpassung setzt Absprache voraus
Der Erfolg eines EDI-Projektes basiert nicht allein auf der technischen Lösung, Daten aus der Anwendung heraus zu generieren und sie in einen internationalen Standard zu übertragen, sondern ebenso auf einer engen Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Ohne Kompromißbereitschaft besteht die Gefahr, in eine Insellösung zu geraten und gegenüber anderen Branchen isoliert zu sein. Offene Diskussionen helfen Lösungen zu finden; gegenseitige Unterstützung beschleunigt die Realisierung des Vorhabens.
Gemeinsam mit dem Geschäftspartner werden die auszutauschenden Datenelemente in Bezug auf Inhalt und Bedeutung abgesprochen. Das Ergebnis sollte festgehalten werden, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden. Die EDI-Vereinbarung sollte unter anderem die Übertragungszeiten, Kontaktpersonen und die Vorgehensweise bei Ausfallzeiten enthalten.
Da sich die Abläufe in der Fachabteilung durch EDI ändern, sollte neben den Programmen auch die neue Ablauforganisation getestet werden. In einer Testphase mit dem Geschäftspartner werden parallel zum herkömmlichen Versand der Dokumente die Daten elektronisch ausgetauscht. Dies ermöglicht dem Empfänger die Kontrolle. Außerdem können auftretende Probleme mit der Kommunikationstechnik oder den Datenelementen ohne Zeitdruck behoben werden. Stellen sich über einen definierten Zeitraum keine Fehler ein, kann der Dokumentenversand im definierten Bereich in der Edifact-Syntax abgewickelt werden.