Ratgeber Dokumenten-Management

ECM-Systeme auf dem Prüfstand

19.03.2008
Von  und


Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.


Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.

Dokumente wie bisher verwalten - nur besser

Andererseits gibt es viele Anwendergruppen, die dokumentenbezogene Funktionen selten oder nie benötigen. Ein zentraler virtueller Arbeitsplatz als Teil einer Portallösung ist in diesen Fällen die bessere Wahl. Für die dazu notwendige Integration des ECM-Systems in die Portalumgebung unterstützen die Hersteller den Java-Portlet-Standard JSR 168 oder setzen auf den "Microsoft Office Sharepoint Portal Server" oder das "SAP Netweaver Portal".

ECM nur ein Teil der Verwaltung

Die Arbeit mit Dokumenten wird von Unternehmen oft als eine Ergänzung zur bisherigen Verwaltungstätigkeit gesehen. ECM-Funktionen müssen sich daher mit den vorhandenen Fachanwendungen vertragen. Wo das gelingt, können Sachbearbeiter beispielsweise zu einem Buchungssatz in einem ERP-System den entsprechenden Beleg aus dem ECM-System betrachten.

Voraussetzung ist aber, dass ECM-Produkte neben Standardschnittstellen auch ausgereifte Entwicklungsumgebungen für die Anwendungsintegration bieten, da es in vielen Unternehmen auch proprietäre Software gibt. Zudem steht heute mit Web-Services eine weitere Kopplungs- und Entwicklungsvariante zur Wahl. Sie werden derzeit auch als ein Integrationsmechanismus für Service-orientierte Architekturen beworben. Für ECM-Hersteller bedeutet es einen hohen Aufwand, Kunden die diversen Schnittstellen bereitzustellen.