Dokumente wie bisher verwalten - nur besser
Andererseits gibt es viele Anwendergruppen, die dokumentenbezogene Funktionen selten oder nie benötigen. Ein zentraler virtueller Arbeitsplatz als Teil einer Portallösung ist in diesen Fällen die bessere Wahl. Für die dazu notwendige Integration des ECM-Systems in die Portalumgebung unterstützen die Hersteller den Java-Portlet-Standard JSR 168 oder setzen auf den "Microsoft Office Sharepoint Portal Server" oder das "SAP Netweaver Portal".
ECM nur ein Teil der Verwaltung
Die Arbeit mit Dokumenten wird von Unternehmen oft als eine Ergänzung zur bisherigen Verwaltungstätigkeit gesehen. ECM-Funktionen müssen sich daher mit den vorhandenen Fachanwendungen vertragen. Wo das gelingt, können Sachbearbeiter beispielsweise zu einem Buchungssatz in einem ERP-System den entsprechenden Beleg aus dem ECM-System betrachten.
Voraussetzung ist aber, dass ECM-Produkte neben Standardschnittstellen auch ausgereifte Entwicklungsumgebungen für die Anwendungsintegration bieten, da es in vielen Unternehmen auch proprietäre Software gibt. Zudem steht heute mit Web-Services eine weitere Kopplungs- und Entwicklungsvariante zur Wahl. Sie werden derzeit auch als ein Integrationsmechanismus für Service-orientierte Architekturen beworben. Für ECM-Hersteller bedeutet es einen hohen Aufwand, Kunden die diversen Schnittstellen bereitzustellen.