Der Umgang mit den wachsenden Mengen an geschäftlichen Daten und Dokumenten zwingt jedes Unternehmen zum Handeln. Das war der Tenor der computerwoche-Konferenz Enterprise Content Management in Frankfurt am Main.
Auf die Frage, welches das richtige ECM-Produkt für das jeweilige Unternehmen sei, komme es dabei zuerst einmal überhaupt nicht an, postulierte Alexander Fischer in seinem Vortrag. Der Leiter IT-Infrastruktur beim badischen Papierhersteller August Koehler AG erläuterte, wie er mit diesem Grundsatz ein Portalprojekt in seinem Unternehmen zum Erfolg führte.
Unstrukturierte Daten verwalten
Die Ausgangslage bei Koehler war symptomatisch: Für SAP R/3 war bereits eine "Ixos"-Archivlösung vorhanden. Doch bis vor drei Jahren wurden weder E-Mails noch Office-Dokumente archiviert, und im Intranet zählte - wie in vielen Firmen - der Speiseplan zu den meistfrequentierten Seiten. Wie wichtig aber eine effiziente Verwaltung der unstrukturierten Daten ist, wurde schließlich beim Ausfall eines Managers schmerzhaft bewusst. "Wir fahndeten nach einer geschäftskritischen Kalkulation dieses Mitarbeiters", schilderte Fischer die Erfahrungen, "aber in seiner persönlichen Ablagestruktur mit 2000 Dokumenten in 1000 Ordnern auf unserem File-Server war das ein aussichtsloses Unterfangen."
Der Vorstand erkannte daraufhin die Dringlichkeit einer unternehmensweiten ECM-Initiative und startete ein strategisches Projekt. Knifflig gestaltete sich dabei für Fischer die Frage der richtigen Herangehensweise.
Destruktive Grundsatzdebatten
Klar war von vornherein, dass in einem ersten Schritt viel Informations- und Schulungsarbeit zu leisten ist. Doch schon hier lauern vielfältige Stolperfallen, die ein ECM-Projekt bereits in der Startphase ins Wanken bringen können. "Reden Sie in den Schulungen auf keinen Fall über Produkte", so der dringende Rat Fischers, "denn dann finden sich garantiert Teilnehmer, die Erfahrungen oder Vorurteile haben und sofort destruktive Grundsatzdebatten anzetteln."
Wie Fischer beteuert, ist ECM in erster Linie eine Frage der richtigen Einstellung der Endanwender. Diese müssten die Bereitschaft mitbringen, lieb gewonnene Arbeitsabläufe über Bord zu werfen. Im ersten Schritt sei es deshalb sinnvoll, mit den Fachabteilungen und Key-Usern zu sprechen. In den Schulungen selbst geht es darum, die Anwender vom Umstieg aus einer datei- und ordnerorientierten Organisationsform auf eine portalbasierende zu überzeugen. Um in dieser kritischen frühen Projektphase jeden Fehler zu vermeiden, ging Fischer sogar dazu über, selbst die Mitarbeiter zu schulen, also auf die Dienste des üblicherweise engagierten IT-Schulungspartners zu verzichten.
Projektbezogene Korrespondenz
Als Vertreter des auf Kraftwerksprojekte spezialisierten Planungsunternehmens Envicon Plant & Engineering stellte IT-Leiter Dirk Rudolph dessen ECM-Strategie vor. Ausgangspunkt bei dem in Nürnberg ansässigen Unternehmen war die Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung. Im ursprünglichen Zustand wuchs der Datenbestand in der auf Outlook basierenden Umgebung zwischen 6 und 10 GB pro Monat. Außerdem ließ sich die Korrespondenz nicht projektbezogen ablegen, was die Nachvollziehbarkeit erschwerte. In einer ersten Projektphase führte Rudolph ein Archivsystem in Kombination mit dem Exchange Server 2003 ein. Als Ergebnis können nun die Mitarbeiter von allen Clients aus auf archivierte Inhalte zugreifen; Projektablagen erleichtern die Zusammenarbeit untereinander. In der zweiten Phase stand das Dokumenten-Management im Vordergrund. Damit wollte Envicon die vielfältigen Dokumente aus dem Projektgeschäft besser in den Griff bekommen. Branchenbedingt hat man es dort mit vielfältigen Datentypen zu tun, die aus zwölf unterschiedlichen Planungs-Tools anfallen. Die Projektverantwortlichen setzten sich hier eine Reihe von Zielen: Zum einen sollten die Anforderungen aus den Dokumentationsrichtlinien der Kunden umgesetzt werden, zudem war eine Strukturierung nach Kriterien und Schlagworten ebenso erwünscht wie eine Revisionsverfolgung. Daneben sollte das ECM-System mandantenfähig sein, Möglichkeiten zum Einbinden externer Partner, Kunden und Lieferanten bieten sowie schließlich eine Langzeitarchivierung zur Verfügung stellen.
Die Visionen der Anbieter
Insgesamt sieben Anbieter nutzten die Gelegenheit, den Teilnehmern der ECM-Konferenz ihre Strategien und Visionen auf dem Gebiet des Dokumenten-Managements vorzustellen. EMC Captiva unterstrich die Bedeutung von Input- Management: Auch weiterhin müssten große Mengen an Papierdokumenten in die Unternehmensprozesse integriert werden. Day Software vermittelte Einblicke in den Stand der Entwicklungen, auf dem sich der hersteller- und plattformunabhängige, Java-basierende Content-Repository-Standard JSR 170 befindet. Microsoft berichtete über den bevorstehenden Plattformwechsel im Zusammenhang mit dem Sharepoint Server 2007 sowie dem Office System 2007. Der Filenet-Vortrag betonte den Mehrwert eines prozessorientiertes Enterprise-Content-Managements. IBM erläuterte unter anderem die Marschrichtung bei der Integration von Filenet. Wie sich ein Netweaver-Portal mit umfangreichen Content-Management-Funktionen erweitern lässt, führte Pironet vor. Coremedia lieferte schließlich einen Ausblick darauf, mit welchen Möglichkeiten der ECM-Sektor im Zuge der Web-2.0-Umwälzungen rechnen kann oder muss.
Als eines der Highlights stellte Rudolph die automatische Schriftverkehrsregistratur vor. Anhand einer Klassifizierungs- und einer Vorgangsnummer lässt sich der komplette Schriftverkehr zu Projekten dokumentieren und an die regelbasierende E-Mail-Archivierung anbinden. In einer dritten und abschließenden Phase führt Envicon derzeit eine durchgängige Dateiarchivierung ein. Hier geht es darum, abgeschlossene Projekte so zu archivieren, dass sie zu Recherchezwecken jederzeit verfübar sind. Außerdem will Rudolph mittels Single-Store-Prinzip und Datenkompression erreichen, dass sich die Backup- und Restore-Zeiten deutlich reduzieren. Ende des Jahres soll das ECM-Projekt vollständig abgeschlossen sein.
E-Mails als Handelsbrief
Im Vortrag von Wolfgang Hackenberg, seines Zeichens Anwalt und ehemaliger CIO, ging es um das vieldiskutierte Thema Richtlinienkonformität (Com- pliance), das - etwas überspitzt - als der Haupttreiber des Content-Management-Markts bezeichnet wird. Aufschlussreich war unter anderem Hackenbergs Erläuterung des Begriffs Handelsbrief: "Als Geschäftsbrief gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Daher können auch E-Mails, SMS, MMS oder Instant-Messaging-Nachrichten Handelsbriefe sein", so Hackenberg. So manchem IT-Manager mag es dabei kalt den Rücken hinuntergelaufen sein, denn keine noch so gut organisierte IT-Organisation dürfte wohl in der Lage sein, all diese geschäftlichen Kommunikationswege und Datenquellen zu überwachen.
Kostenersparnis und Motivation
Dem stellte Hackenberg seinen Lösungsansatz gegenüber: Auch wenn ECM keine hundertprozentige Versicherung gegen Compliance-Verstöße sein könne, ergebe ein unternehmensweites Content-Management Sinn, weil es neben buchhalterischer Transparenz auch Kostenersparnis bringe und die Mitarbeitermotivation erhöhe: "Wer sich mit Hilfe von ECM um Compliance bemüht, entgeht zahlreichen Haftungsfallen und hat gute Chancen, über die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu verfügen."