Enterprise Content Management aus der Cloud

ECM: Cloud-Speicher und lokale Systeme sicher verbinden

24.10.2014
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Der studierte Diplom-Mathematiker Matthias Kunisch ist Geschäftsführer der forcont business technology GmbH, ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus, und seit 1976 in der IT-Branche tätig. Zudem ist Kunisch Mitglied des Vorstandes des Cloud-EcoSystem e.V.

Anforderung an einen Enterprise-Speicher

Unternehmen müssen deshalb selbst aktiv werden und ihren Mitarbeitern Alternativen zur Verfügung stellen, um einerseits die Abwanderung kritischer Daten in die sogenannte Schatten-IT zu verhindern, und andererseits die Unternehmensprozesse maximal zu unterstützen. Ein Enterprise-Speicher muss genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sein, wie die Consumer-Dienste. Ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Lösung nicht. Darüber hinaus darf sie nicht auf den reinen Austausch von Dateien beschränkt sein, sondern muss sich vollständig in die ECM-Anwendungslandschaft des Unternehmens integrieren.

Das macht eine cloudbasierte Dokumenten- und Prozessbrücke zwischen den unterschiedlichen ECM-Applikationen und regulären Office-Anwendungen nötig, die sich intuitiv bedienen lässt und zudem mobil verfügbar ist. Der Nutzen dieser Bridge lässt sich weiter steigern, wenn sich darüber hinaus auch ERP- oder sogar verschiedene ECM-Systeme einbinden lassen. Als intelligentes Filesystem in der Cloud sollte ein solcher Onlinespeicher die Dokumente sammeln, verteilen und den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Fachanwendungen koordinieren. Er muss dabei selbstständig auf die manuell vom Nutzer oder automatisiert von Anwendungen angeschobenen Prozesse reagieren.

Auf Programmebene spricht man von Ereignissen oder Events, etwa der Input oder Output von Dokumenten, deren Umbenennung oder das Erkennen eines bestimmten Dateityps. In Abhängigkeit von diesen Ereignissen werden passende Prozessschritte aktiviert, die das Dokument dann selbstständig konvertieren, Dokumentenattribute abfragen und das Dokument an die passende Fachanwendung weiterleiten. Da jeder Nutzer des Onlinespeichers über seinen Account eindeutig identifizierbar und adressierbar ist, kann so ein durchgängiger Datenaustausch entstehen, der dem Nutzer sämtliche Informationen aus unterschiedlichsten Fachanwendungen jederzeit automatisiert bereitstellt.

Konkret könnte das so aussehen, dass ein Vertriebsmitarbeiter in seinem Postfach einen Fragebogen zu einer Kundenzufriedenheitsbefragung erhält und ihn gemeinsam mit dem Kunden ausfüllt. Nach Abschluss des Gespräches wird der Fragebogen automatisch an die Marketing- und die Vertriebsabteilung zur Auswertung weitergeleitet. Durch die Synchronisationsmechanismen des Onlinespeichers ist sichergestellt, dass stets nur der aktuellste Fragebogen genutzt wird. Die Verteilung des Dokuments an die Kundenberater wird über eine Fachanwendung gesteuert, beispielsweise das zentrale CRM-System.