Collaboration ist kein Selbstzweck

Welcher Nutzen sich in welcher Höhe durch den Einsatz von Collaboration Services erreichen lässt, ist von den jeweiligen Anforderungen im Workflow, dem Verhalten der Prozessbeteiligten und den erforderlichen Diensten abhängig. Collaboration Services sollten aber auch nicht als Mittel zum Selbstzweck in Unternehmensportale eingebracht werden. Es ist daher zu empfehlen, vor ihrem Einsatz eine detaillierte Kosten-Nutzenanalyse durchzuführen. Um hierbei den Nutzen der jeweiligen Zusammenarbeitsfunktionen messen zu können, sollten im Rahmen des Collaboration-Projekts so genannte Key Performance Indikatoren (KPIs) identifiziert und definiert werden.

Bevor Kommunikationsdienste oder andere Zusammenarbeitsfunktionen technologisch in ein Unternehmensportal integriert werden, ist es darüber hinaus empfehlenswert, vorab die relevanten Geschäftsprozesse zu betrachten. Den Schwerpunkt sollten die kommunikationsintensiven und zeitkritischen Geschäftsabläufe bilden.

Hierzu zählen zum Beispiel Workflows, bei denen eine intensive Zusammenarbeit innerhalb eines Teams erforderlich ist, die aber auf Grund räumlicher Entfernungen nicht oder nur mit deutlich erhöhtem Aufwand ad hoc möglich ist. Klassisches Beispiel ist hier der Produktentwicklungsprozess. Aber auch Vertriebs- und Serviceprozesse im komplexen Produkt- und Dienstleistungsgeschäft weisen häufig diese Kriterien auf.

Die identifizierten Abläufe können anschließend im Rahmen einer "Prozessbegehung" auf die relevanten Anforderungen hin untersucht werden. Der Schwerpunkt dieser Betrachtung liegt dabei auf der Identifizierung kommunikationsrelevanter Abläufe und der Festlegung sinnvoll unterstützender Informations- und Kommunikationsdienste. Auf Basis der hierdurch ermittelten Daten können diese im Anschluss technologisch in den jeweiligen Workflow integriert werden. (ws)