Christiane Bürstle ist Leiterin des IT-Einkaufs bei der Hypovereinsbank und verantwortet die Beschaffung von Hard- und Software sowie Telekommunikations- und IT-Dienstleistungen der HVB Group in Deutschland. Ihre Abteilung wickelte Ausschreibungen bisher über Papierformulare ab. Die nun eingeführte Software "Impact Sourcing" vereinfacht diesen Vorgang erheblich, wobei konkrete Zahlen noch nicht vorliegen. Sie erlaubt eine mit der Fachabteilung koordinierte Erstellung von Ausschreibungsdokumenten, die potenziellen Lieferanten über eine Website zwecks Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt werden.
Nach einer eingehenden Marktsondierung war die Bank auf das Tool von Healy Hudson gestoßen. Ein wesentliches Entscheidungskriterium für die Auswahl dieser Software war die Möglichkeit, die Fachabteilungen an den Sourcing-Prozessen zu beteiligen. Ferner sprach für den Anbieter, dass er wie das Geldhaus in München ansässig ist.
Wie bisher erstellen die Fachabteilungen eine Beschreibung der einzukaufenden Leistungen und stimmen sich mit der Einkaufsabteilung über die möglichen Lieferanten ab. Das E-Sourcing-Tool enthält Ausschreibungsvorlagen, die während des Projekts in das System importiert wurden. An der Ausschreibung nehmen sowohl im Impact-Sourcing-System bereits angelegte als auch zusätzliche Lieferanten teil. Sie erhalten eine Benutzerkennung, um auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen zu können. Zur Teilnahme an Ausschreibungen genügt ein PC mit Internet-Zugang.
Die Implementierung der Healy-Hudson-Lösung nahm etwa sechs Monate in Anspruch, aber sie lohnte sich: "Wir können mit dem System eine höhere Zahl von Ausschreibungen abwickeln als bisher", erläutert Bürstle. Das System erleichtert ferner das Auswerten der Lieferantenangebote. Zuvor mussten die Einkäufer umfangreiche Papierdokumente sichten und die Angebote bewerten.
Etwa 20 Mitarbeiter der Einkaufsabteilung arbeiten mit dem Tool, hinzu kommen Angestellte der jeweiligen Fachabteilung, die ebenfalls Zugriff haben. Der Einkauf erstellt einen Entwurf der Ausschreibung, den er mit der Fachabteilung erörtert. Hierbei unterstützt Impact Sourcing die Anwender durch die integrierte "Review"-Funktion. Der Bedarfsträger wird dann auch bei der Begutachtung der Ausschreibungsergebnisse einbezogen. Das System läuft autonom von der übrigen IT der Bank. Aus Kostengründen hat sich der Konzern dazu entschlossen, die Software bei Healy Hudson hosten zu lassen.