Zukunftsfähige elektronische Signaturen

E-Signatur-Studie: Augen auf bei der Wahl einer Lösung

15.10.2021
Anzeige  Die E-Signatur gilt als sicher, zukunftsweisend und anwenderfreundlich. Doch sie birgt auch Herausforderungen. Um in vollem Umfang von der E-Signatur zu profitieren, sollten Unternehmen einiges beachten.
Digital unterzeichnen – einfach, sicher und nutzerfreundlich
Digital unterzeichnen – einfach, sicher und nutzerfreundlich
Foto: Mr.Whiskey - shutterstock.com

Papierlos unterzeichnen liegt im Trend. Im Zuge der Corona-Krise haben zahlreiche Unternehmen E-Signatur-Lösungen eingeführt, um geschäftsfähig zu bleiben. Dokumente können damit schnell, einfach und rechtssicher unterzeichnet werden - ganz ohne Drucker, Papier und persönlichen Kontakt. Dadurch lassen sich Vertragsworkflows effizienter gestalten, die Kosten werden gesenkt und die Nutzerzufriedenheit steigt - zumindest in der Theorie.

Hürden erfolgreich überwinden

Tatsächlich sind viele deutsche Unternehmen mit ihrer E-Signatur-Lösung nicht voll und ganz zufrieden, wie eine IDG-Umfrage zeigt.

Zu Beginn erzielen die Unternehmen zwar mit den meisten Tools schnell messbare Erfolge; wie Zeitersparnis und Kosteneffizienz. Wer seine Workflows weiter optimieren möchte, sieht sich jedoch häufig mit einer mangelnden Akzeptanz und unzureichenden Nutzererfahrung konfrontiert. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen bereits bei der Wahl einer E-Signatur-Lösung mögliche Hürden berücksichtigen.

  • Kompatibilität: Die größte Herausforderung sehen die befragten mittelständischen Unternehmen in einer fehlenden Kompatibilität mit bestehenden Prozessen. Dieses Problem betrifft ganze 87 Prozent der Unternehmen. Bei der Entscheidung für eine bestimmte Lösung sollte daher ein besonderes Augenmerk auf die Integrationsmöglichkeiten gelegt werden.

  • Interoperabilität: Eine unzureichende Interoperabilität wird von 55 Prozent der Unternehmen bemängelt. Um eine hohe Nutzerakzeptanz zu erreichen und Workflow-Unterbrechungen zu vermeiden, sollte eine E-Signatur-Lösung ein breites Spektrum an Channels abdecken.

  • Schulungs- und Supportangebote: Ebenfalls 55 Prozent fühlen sich in den Bereichen Schulung und Support nicht ausreichend unterstützt. Auch in diesem Punkt gibt es bei den E-Signatur-Anbietern erhebliche Unterschiede.

E-Signatur ist nicht gleich E-Signatur

Rund 42 Prozent der Unternehmen gaben an, sich aufgrund dieser Herausforderungen nach alternativen Lösungen umzusehen.

Exporo gehört nicht dazu. Das Unternehmen hat von Beginn an eine Lösung gewählt, die auch zukünftige Entwicklungen unterstützt.

Der führende Anbieter von digitalen Immobilieninvestitionen muss regelmäßig tausende Verträge abwickeln und personalisierte Massenmailings koordinieren. Vor der Einführung der E-Signatur war das ein extrem zeitaufwändiger, kostenintensiver und fehleranfälliger Prozess.

Die Corona-Pandemie und der Bedarf nach Homeoffice-Lösungen hat das Hamburger Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen gestellt. Auf dem analogen Weg waren diese nicht mehr zu bewältigen.

Schon am Anfang seiner E-Signatur-Reise hat Exporo erkannt, dass eine Lösung für digitale Vertragsworkflows mehr können muss, als nur eine sichere elektronische Signaturmöglichkeit zur Verfügung zu stellen.

Die Wahl fiel auf das Dropbox-Unternehmen HelloSign. Dieses legt einen besonderen Fokus auf die Nutzerfreundlichkeit und wurde für seine zukunftsorientierte Lösung 2021 von G2 als führender Anbieter von elektronischen Signaturen ausgezeichnet.

Mit der richtigen E-Signatur-Lösung Vertragsworkflows effizienter gestalten
Mit der richtigen E-Signatur-Lösung Vertragsworkflows effizienter gestalten
Foto: Jirsak - shutterstock.com

API-zentrierter Ansatz ermöglicht effizientere Workflows

Um effizient nutzbar zu sein, muss sich eine E-Signatur-Lösung schnell und unkompliziert in bestehende Prozesse integrieren lassen. HelloSign stellt dazu einen umfangreichen Support und Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Zahlreiche vorgefertigte Schnittstellen ermöglichen eine einfache und sichere Einbindung in Workflows. Ganz neu ist dabei die SharePoint-Integration. Nutzer können damit ihre gesamten Vertragsworkflows direkt aus ihrem SharePoint-Account heraus steuern.

Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit mit HelloSign qualifizierte elektronische Signaturen zu generieren. Die eIDAS-Verordnung teilt E-Signaturen in der EU in drei Stufen ein. In den meisten Fällen ist die niedrigste Sicherheitsstufe, also eine einfache E-Signatur, ausreichend. Gelegentlich wird jedoch die höchste Sicherheitsstufe, also eine qualifizierte E-Signatur, benötigt. Die qualifizierte E-Signatur von HelloSign bietet dabei sogar eine höhere Sicherheit, als sie bei Verträgen erreicht wird, die mit Stift und Papier unterzeichnet werden.

Um europäischen Unternehmen zusätzliche Sicherheit zu bieten, ermöglicht es HelloSign zudem sämtliche Daten ausschließlich in der EU zu speichern.

Antwortzeit um 50 Prozent reduziert

Exporo ist seit der Einführung der E-Signatur in der Lage HR-Prozesse, den Kundendienst und das Versenden von Massen-Mailings vollständig digital zu verwalten. Dadurch hat sich die Massenmail-Antwortzeit um ganze 50 Prozent reduziert. Zudem konnte das Unternehmen rund 4000 € einsparen.

"Die Möglichkeit der nahtlosen Verknüpfung mit anderen Tools entscheidet aus Sicht der betrieblichen Abläufe heute über Sieg oder Niederlage einer Anwendung", ist Geschäftsführer Simon Brunke überzeugt.

Brunke vermisst die Papierstapel aus der Personalabteilung und Buchhaltung auf seinem Schreibtisch nicht im Geringsten. Er kann nun alle seine Dokumente mit wenigen Klicks verwalten - eine erhebliche Erleichterung, die sowohl Zeit als auch Kosten spart.

Die Wahl einer zukunftsfähigen Lösung

Die E-Signatur ist aus dem Business-Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Erfolgsgeschichte von Exporo zeigt, dass sich mit der richtigen Lösung die Effizienz, sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden erheblich steigern lassen; und das ohne großen Aufwand.

Bei der Entscheidung für bestimmte Anwendungen und Tools sollten jedoch neben dem akuten Bedarf, unbedingt auch zukünftige Entwicklungen im Blick behalten werden.