E-Procurement: Wo bleibt der Return on Investment?

28.08.2002
Von Rainer Doh

Außerdem ist die Beschaffung der C-Artikel in den meisten Unternehmen nicht adäquat organisiert: Die Abläufe orientieren sich hier in der Regel an der Beschaffung der strategischen Güter (A-Artikel), so dass auch für einfache und billige Dinge komplexe Verfahren und Freigabeprozeduren durchlaufen werden müssen. Was dort zur Sicherung der Qualität unerlässlich sein mag, erzeugt hier nur Kosten. Dabei entsteht das bekannte Missverhältnis von Wert und Prozesskosten. Solche Abläufe lassen sich zwar teilweise auch ohne E-Procurement verbessern, die elektronische Beschaffung kann aber als entscheidender Katalysator fungieren, und überdies gilt das Prinzip: Wenn man sich schon zu einer Reorganisation entschließt, ist es effizienter, sie gleich im Hinblick auf eine elektronische Lösung zu planen.

Im Bereich der C-Güter lassen sich mit E-Procurement die Prozesskosten jedenfalls deutlich reduzieren. So konnte der RWE-Konzern durch die Verschlankung der Prozesse im Rahmen eines erfolgreichen E-Procurement-Projekts bei der Beschaffung von C-Gütern 70 Prozent der Kosten einsparen. Mit absoluten Zahlen sind die Unternehmen noch sehr vorsichtig, aber ein mittelständisches Unternehmen vermochte von seinen pro Jahr 65.000 Beschaffungsvorgängen rund die Hälfte per E-Procurement abzuwickeln - dabei ließen sich die Prozesskosten um 45 Prozent reduzieren, was Einsparungen in Höhe von 400.000 bis 500.000 Euro pro Jahr bedeutet.

Bei C-Artikeln sind E-Procurement-Projekte mittlerweile den Kinderschuhen entwachsen; man weiß, wo die Fallstricke gespannt sind. Gelingt die Implementierung und läuft das Management der Lösung, lässt sich der Return on Investment meist in akzeptablen Zeiträumen erreichen. „Bei C-Artikeln muss sich E-Procurement innerhalb von zwölf Monaten rechnen“, fordert beispielsweise Hartmut Gehr, Projektleiter bei der Heiler Software AG in Stuttgart.

Mittelfristig werden sich die Unternehmen jedoch nicht auf die C-Artikel beschränken wollen. Größere Einsparungen sind im Bereich der MRO-Güter (MRO = Maintenance, Repair, Operations) zu realisieren, die wertmäßig etwa 80 Prozent der beschafften indirekten Güter ausmachen. In diese Kategorie fallen Anlagenteile wie Pumpen, Ersatzteile, Werkzeuge, Schmiermittel, Hilfs- und Betriebsstoffe, die zwar nicht in das Endprodukt eingehen, für den Herstellungsprozess aber von erheblicher Bedeutung sind. Sie müssen daher in der Regel sehr genauen Spezifikationen entsprechen; so schreiben die Hersteller beispielsweise bei Schmiermitteln exakt die Eigenschaften wie Viskosität oder Temperaturbeständigkeit vor.

Die jeweiligen Produkte müssen außerdem termingerecht zur Verfügung stehen: Da MRO-Güter eine strategische Rolle spielen, hängt der Produktionsprozess von ihrem Vorhandensein ab. Da muss dann schon mal eine Schraube mit dem Hubschrauber eingeflogen werden, weil eine Helikopter-Stunde immer noch billiger ist als eine Stunde Stillstand der Produktionsanlagen. E-Procurement hat in diesem Sektor weniger die Aufgabe, Prozesskosten zu reduzieren - diese sind hier ohnehin weitgehend in optimierte Produktionsprozesse eingebunden -, sondern die Verfügbarkeit sicherzustellen: Die richtige Schraube muss einfach zur richtigen Zeit am richtigen Ort liegen, das spart am meisten Geld.

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