E-Procurement-Produkte unter der Lupe

14.03.2002
Von 
Ludger Schmitz war freiberuflicher IT-Journalist in Kelheim. Er ist spezialisiert auf Open Source und neue Open-Initiativen.
MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - In der Krise treten Firmen auf die Kostenbremse. Die E-Procurement-Anbieter propagieren Einsparungen durch ihre Systeme, doch so einfach geht das nicht. Forrester Research prüft in regelmäßigen Benchmarks (Tech-Rankings) die Leistungsfähigkeit verschiedener Lösungen.

Warum alle Nase lang einen Angestellten zum Büromittelhändler schicken, um wieder und wieder zehn Bleistifte und diese oder jene Druckerpatrone zu kaufen? Viel sinnvoller wäre es, die Mitarbeiter würden an ihren Büro-PCs die benötigten Materialien in ein elektronisches Formular eintragen. Die Einzelwünsche ließen sich zentral sammeln und auf einen Schlag bestellen. Das erfordert weniger Zeit, und die ist schließlich Geld. Und wer größere Mengen bestellt, kann dem Lieferanten einen niedrigeren Preis abhandeln.

<media dbref="/imgserver/index.cfm?origid=3672&objType=images&origindex=pkimages&db=cwonline&update=0" align="right" />

Doch solches E-Procurement, vulgo elektronisches Bestellwesen, bringt noch mehr. Es lässt sich festlegen, was bei welchem Hersteller gekauft wird, bis eben ein anderer Anbieter mit einer günstigeren Offerte das Rennen macht. Die Ausgabenlimits von Angestellten und Abteilungen sind unter Kontrolle, bedarf es vor einem Kauf der Zustimmung eines Vorgesetzten, könnte das System den Antrag automatisch weiterleiten. Es schickt die Aufträge an das Buchhaltungssystem, protokolliert den Lieferungseingang und schafft so Voraussetzungen für die Bezahlung.

Es geht bei E-Procurement um mehr als die Bestellung von Büromaterial. Doch die meisten Anwender fangen damit an, zunächst die Bestellung der „indirekten“ oder „C-Produkte“, womit alle Verbrauchsmaterialien gemeint sind, die nicht unmittelbar materiell in eigene Produkte einfließen, effizienter zu gestalten. Bei relativ einfachen Hersteller-Verbraucher-Beziehungen lässt sich E-Procurement allerdings auch für „direkte“ Produkte verwenden, die unmittelbar in neuen Gütern aufgehen.

E-Procurement kann sich mithin von einem zunächst einfachen Bestellsystem im Laufe der Jahre zu einer hochkomplexen, unternehmenskritischen Applikation auswachsen. Es ist allerdings schon beim Start nicht einfach in Bits und Bytes umzusetzen. Zunächst einmal muss man die Bestellprozesse im Unternehmen analysieren, bevor man sie nachbilden kann. Das dürfte eine gute Seite darin haben, dass man wohl etliche Ungereimtheiten finden - und hoffentlich beseitigen - wird. Dann beginnt die Auseinandersetzung mit den technischen Details der E-Procurement-Angebote. Forrester Research ist auf mehr als 800 Aspekte gekommen, die vor einer Entscheidung für eine Software zu beachten sind. Die Bewertung reicht von 0,00 Punkte für „nicht erfüllt“ bis 5,00 für „vollständig gegeben“.