Warum alle Nase lang einen Angestellten zum Büromittelhändler schicken, um wieder und wieder zehn Bleistifte und diese oder jene Druckerpatrone zu kaufen? Viel sinnvoller wäre es, die Mitarbeiter würden an ihren Büro-PCs die benötigten Materialien in ein elektronisches Formular eintragen. Die Einzelwünsche ließen sich zentral sammeln und auf einen Schlag bestellen. Das erfordert weniger Zeit, und die ist schließlich Geld. Und wer größere Mengen bestellt, kann dem Lieferanten einen niedrigeren Preis abhandeln.

Doch solches E-Procurement, vulgo elektronisches Bestellwesen, bringt noch mehr. Es lässt sich festlegen, was bei welchem Hersteller gekauft wird, bis eben ein anderer Anbieter mit einer günstigeren Offerte das Rennen macht. Die Ausgabenlimits von Angestellten und Abteilungen sind unter Kontrolle, bedarf es vor einem Kauf der Zustimmung eines Vorgesetzten, könnte das System den Antrag automatisch weiterleiten. Es schickt die Aufträge an das Buchhaltungssystem, protokolliert den Lieferungseingang und schafft so Voraussetzungen für die Bezahlung.

Es geht bei E-Procurement um mehr als die Bestellung von Büromaterial. Doch die meisten Anwender fangen damit an, zunächst die Bestellung der "indirekten" oder "C-Produkte", womit alle Verbrauchsmaterialien gemeint sind, die nicht unmittelbar materiell in eigene Produkte einfließen, effizienter zu gestalten.

Bei relativ einfachen Hersteller-Verbraucher-Beziehungen lässt sich E-Procurement allerdings auch für "direkte" Produkte verwenden, die unmittelbar in neuen Gütern aufgehen.

E-Procurement kann sich mithin von einem zunächst einfachen Bestellsystem im Laufe der Jahre zu einer hochkomplexen, unternehmenskritischen Applikation auswachsen. Es ist allerdings schon beim Start nicht einfach in Bits und Bytes umzusetzen. Zunächst einmal muss man die Bestellprozesse im Unternehmen analysieren, bevor man sie nachbilden kann. Das dürfte eine gute Seite darin haben, dass man wohl etliche Ungereimtheiten finden - und hoffentlich beseitigen - wird.

Dann beginnt die Auseinandersetzung mit den technischen Details der E-Procurement-Angebote. Forrester Research ist auf mehr als 800 Aspekte gekommen, die vor einer Entscheidung für eine Software zu beachten sind. Die Bewertung reicht von 0,00 Punkte für "nicht erfüllt" bis 5,00 für "vollständig gegeben".

Zwischen Details und AbstraktionDiese technischen Details fassten die Forscher in zwei Schritten zu Überblicken nach funktionalen Leistungen zusammen. Daraus wiederum filterten sie zehn Kriterien für ein "Executive Summary". Auf jedem dieser Abstraktionslevels ergibt sich wieder ein Ranking.

Allerdings muss man sich vor Verallgemeinerungen hüten, die sich zwangsläufig bei einer hierarchischen Filterung der Einzelbewertungen ergeben. So hätte die fehlende Schnittstelle eines E-Procurement-Produkts zur Peoplesoft-ERP-Lösung eine niedrige Bewertung in einer Kategorie zur Folge, was einem R/3-Anwender aber völlig egal sein wird.

Gleichwohl lassen sich auch über mehrere Verallgemeinerungsstufen ausgesprochene Stärken und Schwächen von E-Procurement-Lösungen erkennen. Forrester hat sich nicht auf die Aussagen der Anbieter verlassen, sondern fünf Produkte im angenommenen Szenario eines weltweit operierenden Unternehmens überprüft.

Getestet und bewertet hat Forrester die E-Procurement-Produkte "Buyer 7.0" von Ariba, "E-Procurement" von Clarus, "Rightworks 7.05" von i2, "Buyer Xpert 4.1" von Iplanet und "Maximo Buyer" von MRO. Nicht beurteilt haben die Analytiker die Angebote von Oracle, Peoplesoft, Purchase Pro und SAP, die eine Teilnahme am Test bisher verweigert haben. Broadvision, Peregrine Systems und Commerce One traten trotz bekundeten Interesses bisher nicht zur Überprüfung an.

Wichtigstes Kriterium zur Beurteilung vonE-Procurement-Software ist bei Forrester die Bandbreite funktionaler Features eines Produkts. Dies betrifft beispielsweise das Vorhandensein von Standardroutinen im Bestellprozess, die Möglichkeiten zur Sammlung und zur Änderung von Bestellungen oder der Überblick über Bestände und ausstehende Lieferungen.

Ease of use bestimmt die AkzeptanzIn diesem Punkt bietet das Ariba-Produkt Buyer die meisten Features zur Automatisierung von Prozessen. Demgegenüber schnitt das Iplanet-Angebot Buyer Xpert wegen mangelhafter Routinen bei Reklamationen und Zahlungen schlecht ab. Ebenso erging es Maximo Buyer von MRO, unter anderem wegen Einschränkungen in Sachen Shopping Cart und Zahlungstypen.

Die zweite funktionale Bewertungsklasse umfasst bei Forrester die Konfiguration der Bestellprozesse. Jedes Unternehmen hat andere Geschäftsregeln, die sich im Detail permanent ändern, aber in einer E-Procurement-Implementierung widerspiegeln müssen. In diesem Punkt führt das Ariba-Produkt weit vor der Konkurrenz, die vor allem nicht so ausgefeilte Features hinsichtlich der Bewilligungshierarchie und Ausgabenlimits mitbringt.

Unabdingbar für ein E-Procurement-System ist der Zugriff auf Kataloge, in denen die Angestellten die benötigten Produkte aussuchen können. Diese muss ein Unternehmen erstens selbst erstellen, pflegen und mit einer Suchmaschine ausstatten können. Zweitens müssen sich Kataloge von Lieferanten integrieren lassen, wobei ein Produkt Transaktionsmechanismen und die verschiedenen Formate unterstützen sollte, nicht zuletzt, damit man Preisvergleiche automatisieren kann.

In Sachen Kataloge und Supplier-Management führen i2 und wieder Ariba vor den Wettbewerbern. Die Produkte beider Anbieter haben Tools für das Management von Transaktionen und voreingestellte Verbindungen zu Lieferanten. Der letztgenannte Punkt bezog sich im Forrester-Test auf nordamerikanische Lieferanten, so dass eine Übertragung der Bewertung auf europäische Verhältnisse nicht ohne weiteres möglich ist.

Insellösungen bringen keinen NutzenFür die Spezialisten in den IT-Abteilungen ist es besonders wichtig, wie einfach sich E-Procurement-Anwendungen in die bestehenden DV-Umgebungen einbinden und administrieren lassen. Ein Ranking wie das von Forrester ist in diesen Punkten besonders diffizil, da bei den Anwendern nicht alle, sondern immer nur ganz bestimmte Schnittstellen und Features nötig sind.

An vorderster Stelle der zu beachtenden Punkte steht die Verbindung zu Backend-Systemen. In Richtung der ERP-Pakete von SAP, Peoplesoft, Oracle und J. D. Edwards gehören nicht nur Standards-APIs, sondern spezielle Adapter zum Umfang einer E-Procurement-Software. Nur beim Iplanet-Produkt fehlen diese, und das gibt Punkteabzug. Die Integration in Supply-Chain-Anwendungen ist allgemein ein Schwachpunkt, nur i2s Webmethods über XML/HTTP machen hier eine Ausnahme.

Die Verbindung zu relationalen Datenbanken ist laut Forrester-Analyse bei allen Produkten in irgendeiner Form eingeschränkt, entweder sind einzelne Hersteller oder Versionen ausgenommen, oder gängige Standards(JDBC, ODBC) werden nicht unterstützt. Typisch sind darüber hinaus fehlende Workflow-Features, eingeschränktes Content-Management und nicht vorhandene Unterstützung von Groupware- und E-Mail-Systemen.

Die Performance eines Produkts stellt sich nicht unbedingt in einem bestimmten Datendurchsatz dar. Vielmehr hat Forrester hier auf Systemstabilität Wert gelegt. Dafür und für die Skalierbarkeit der E-Procurement-Anwendung sind Load Balancing und Fehlertoleranz von entscheidender Bedeutung. Buyer Xpert von Iplanet ragt hier positiv aus dem Angebot heraus, weil es neben solchen Features eine ausgefeilte Möglichkeit zum System-Monitoring, zur proaktiven Verhinderung von Problemen, bietet. Die Produkte von Clarus und MRO lassen in diesem Punkt die notwendigen Technologien vermissen, das von i2 hat eingeschränkte Features.

Systemadministration ist ein SchwachpunktBeschwerliche Systemadministration ist die schwächste Seite von E-Procurement-Produkten. Zwar sind grundlegende Sicherheitsaspekte gegeben, aber es mangelt - mit Ausnahme von Iplanet - an einer Benutzeridentifikation über vorhandene LDAP- oder RDBMS-Directory-Services. Nicht nur das bringt den Administratoren Arbeit: Ein großes Problem ist die Installation der Anwendungen und - selbst bei der Ausnahme Iplanet - der Updates.

Wichtig für global agierende Unternehmen ist die Unterstützung verschiedener Sprachen, ihrer Zeichensätze und Währungen. Hier haben insbesondere Ariba und MRO ganze Arbeit geleistet. Das Produkt E-Procurement von Clarus fällt negativ auf, weil es nur für wenige Länder lokalisiert ist und darüber hinaus weder Unicode noch UTF-8 unterstützt, was eine Anpassung des Produkts für andere Märkte sehr aufwändig macht.

In einer letzten Kriteriengruppe versucht Forrester, für potenzielle Kunden wichtige nichttechnische Aspekte der Anbieter zu gewichten. Ein interessanter Punkt ist dabei natürlich die Marktposition der Hersteller, wobei man hier auf Aspekte wie Umsatzentwicklung, Zahl der Kunden sowie Technologie- und Servicepartnerschaften eingeht. Die Konjunkturkrise hat bei den Umsätzen ihre Spuren hinterlassen, und in der Folge sind, mit Ausnahme von MRO, die Kundenzahlen noch eher bescheiden. Durch strategische Partnerschaften, zum Teil auch untereinander, haben die Hersteller insgesamt ihre technologische Kompetenz und ihre Marktpräsenz erweitert. Dies gilt inzwischen auch für Clarus, so dass man laut Forrester die schlechte Benotung nicht überbewerten sollte.

Detaillierte Analyse statt FehlinvestitionenDas Forrester-Tech-Ranking zum Punkt Support sollten Interessenten durch eigene Recherchen bei den Anbietern ergänzen. Denn Faktoren wie die Zahl der Serviceniederlassungen oder der Rund-um-die-Uhr-Support können sich schnell ändern.

Gleiches gilt für die Kostenfrage. Der Grundpreis kann wie im Falle des umfangreichen Ariba-Produkts mit 665 000 Dollar exorbitant hoch, oder bei der auf Bestellung von Verbauchsmaterialien für die produzierende Industrie spezialisierten Firma MRO mit 8500 Dollar außerordentlich günstig erscheinen. Danach aber greifen unterschiedliche Modelle zur Ermittlung der jährlichen Lizenzgebühren. Und zu diesen Aufwendungen muss ein Kunde auf die Basislizenz noch 15 bis 20 Prozent Maintenance-Kosten hinzurechnen.

Der größte Vorteil der Forrester-Analysen besteht sicher darin, dass sie einen an E-Procurement interessierten Anwender geradezu zwingen, sich mit über 800 Einzelkriterien auseinander zu setzen und ihre Bedeutung im jeweiligen Einzelfall abzuwägen. Allein diese intensive Beschäftigung mit strategischen und technischen Aspekten von E-Procurement dürfte helfen, kapitale Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Tech-RankingForrester Research hat mit den "Tech-Rankings" ein neuartiges Instrumentarium zur Produktbewertung entwickelt. Sie erlauben es Unternehmen, sich in der herrschenden Angebotsvielfalt zurechtzufinden und die richtigen Lösungen auszuwählen. Tech-Rankings verbinden Analysen der Anwenderbedürfnisse mit eingehenden Produkttests, die Forresters Forschungspartner Doculabs Inc., Chicago, für neun verschiedene E-Business-Softwarekategorien im Labor betreibt. Diese resultieren in einigen hundert Einzelbewertungen, die gewichtet werden und sich über mehrere Stufen zusammenfassen lassen.

Auf der Grundlage eines Jahresvertrags bekommen Unternehmen Zugang zu sämtlichen Studien und Analysen von Forrester. Sie erhalten Zugriff auf die quartalsweise aktualisierten Tech-Ranking-Auswertungen, die sie auf ihre eigenen Unternehmens- und technologischen Anforderungen zuschneiden können. Aus vorgefertigten vergleichbaren Produktprofilen (im Falle E-Procurement mit über 800 Detailangaben) kann ein Forrester-Kunde die gewünschten Anforderungen online auswählen und nach eigenem Ermessen gewichten. Er erhält umgehend einen auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Produktvergleich.

Der NutzenDie Grundlage für die Erstellung der E-Procurement-Studie von Forrester Research entstand in Interviews mit IT- und Beschaffungsverantwortlichen aus 50 großen Unternehmen und Organisationen, die entsprechende Systeme in Betrieb haben oder gerade planen. Ihre Antworten auf Fragen zu den allgemeinen Umständen solcher Projekte werfen ein aufschlussreiches Bild auf Wünsche der Industrie.

Wichtigster Gegenstand für E-Procurement sind in 84 Prozent der Unternehmen Büromaterialien. Aber es geht meistens zugleich auch um den Bedarf in den Fabrikhallen. 70 Prozent der Befragten gaben an, solche Systeme auch für die Instandhaltung der Produktion (Maintenance, Repair, Operations = MRO) nutzen zu wollen. Rund die Hälfte bestellt per E-Procurement auch Materialien, die direkt in eigene Produkte eingehen, oder verwaltet damit den Firmenbesitz.

Weil E-Procurement-Systeme erst dann etwas bringen, wenn alle Angestellten sich ihrer bedienen, steht ihre einfache Benutzbarkeit an der Spitze der Forderungen (60 Prozent). Knapp darauf folgt mit 54 Prozent die Integration in ERP-Systeme. Das zentrale Element, den Katalog, möchten fast zwei Drittel der Unternehmen im eigenen System halten, nur knapp ein Drittel stützt sich auch auf Kataloge von Lieferanten.

Als größte Probleme nennen ein Drittel der E-ProcurementAnwender die Schulung der Anwender. 30 Prozent hatten Schwierigkeiten mit der Integration der Systeme in die vorhandene DV-Umgebung. Ein Viertel der Anwender beklagt Probleme bei der Gestaltung der Beziehungen zu Lieferanten, was vor allem die Integration externer Kataloge betreffen dürfte.

Abb.1: Tech-Ranking für ein Executive Summary

Eine zusammenfassende Bewertung von E-Procurement-Angeboten: Die Gewichtung erfolgte hier nach den Ansprüchen von 3500 weltweit operierenden Unternehmen, die Forrester in einer Umfrage ermittelt hat. Die Bedeutung der Einzelkriterien kann ein Forrester-Kunde individuell festlegen, wodurch sich ganz andere Rankings ergeben können. Die Bewertung reicht von 0,00 Punkte für "nicht erfüllt" bis 5,00 für "vollständig gegeben". Quelle: Forrester Research

Abb.2: Motive für E-Procurement

Bei einer Befragung von 50 der weltgrößten Unternehmen durch Forrester Research zeigte sich, dass Kostenaspekte den Hauptgrund für ihre E-Procurement-Installationen waren. Quelle: Forrester Research