Einfach löschen, geht nicht

Darf der Arbeitgeber den Account des Arbeitnehmers löschen, wenn die Privatnutzung verboten war?

Boris Dzida: Wenn die Privatnutzung verboten war, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Schadensersatz. Wenn er den dienstlichen Account für Privatmails genutzt hat, ist es sein Problem, wenn er an diese Mails nicht mehr herankommt.

Und wenn Unternehmen - wie bei vielen offenbar üblich und nicht entsprechend kommuniziert, sondern versteckt in einer seitenlangen Betriebsvereinbarung oder an ähnlicher Stelle - automatisch alle E-Mails löschen, die älter als sechs Jahre sind - ist das zulässig?

Boris Dzida: Der Arbeitgeber darf nicht einfach alles löschen. Denn Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte geschäftsrelevante Mails bis zu sechs oder sogar bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. Das betrifft zum Beispiel alles, was mit dem Abschluss von Verträgen zu tun hat oder für die Besteuerung des Unternehmens relevant ist. Wer diese Aufbewahrungspflichten verletzt, handelt ordnungswidrig oder macht sich sogar strafbar.

Geschäfts-Mails können auch noch später erst wichtig werden, etwa im Zusammenhang mit Kartellverfahren. Wenn etwa jemand nach Jahren beweisen will, dass es keine Kartellabsprache gab. Oder sich für sonstwas entlasten muss.

Boris Dzida: Ja, das ist ein gutes Beispiel. Oder auch, wenn ein Unternehmen in einen Prozess in den USA verwickelt wird. Dort kann das Gericht anordnen, dass alle Mails herausgegeben werden, die mit dem Streit zu tun haben. Wer das nicht mehr kann, weil er die Mails gelöscht hat, kann den Prozess allein deshalb verlieren. Dann kann es passieren, dass eine Firma für die Löschwut seiner IT-Abteilung mehrere Millionen an Kartellstrafe bezahlen muss - einfach weil er verteidigungsunfähig wurde.

Wer alle seine Mails vernichtet, hat sie eben auch nicht mehr, wenn er sie braucht, um sich zu entlasten. Und in der Tat bekommen manchmal Mails erst im Nachhinein eine Relevanz.

Können auch deutsche Gerichte die Herausgabe von E-Mails verlangen?

Boris Dzida: Deutsche Zivilgerichte haben anders als die US-Gerichte keine Möglichkeit, die Herausgabe aller prozessrelevanten Mails anzuordnen. Aber auch hier kann man als Prozesspartei in Schwierigkeiten kommen, wenn man die Beweismittel, die man braucht, gelöscht hat. Ich hatte neulich einen Fall, in dem es Streit über eine 1974 erteilte Pensionszusage gab. Natürlich konnte sich niemand mehr an den Vorgang erinnern, Akten aus der Zeit gab es nicht mehr und ein wichtiges Dokument fehlte. Wahrscheinlich hätten wir den Prozess wegen Beweisschwierigkeiten verloren. Da waren alle froh, dass der frühere Personalleiter noch Kisten mit Unterlagen im Keller hatte.