Fazit: Häufig fehlt das Risikobewusstsein
E-Mails sind zwar für die inner- und überbetriebliche Kommunikation sehr wichtig, bergen jedoch auch erhebliche Risiken für die Reputation des Unternehmens. Unter Compliance-Aspekten werden E-Mails schon seit geraumer Zeit in vielen Betrieben so behandelt, dass sie gesetzliche, behördliche oder aufsichtsrechtliche Anforderungen erfüllen. Darüber hinaus sollten Anwender künftig aber auch verstärkt Reputationsrisiken in der E-Mail-Nutzung beachten. Insbesondere Finanzdienstleister messen diesen Risiken erhebliche Bedeutung zu und reagieren mit detaillierten Richtlinien zur Handhabung von E-Mails. Selbstverständlich erscheinende Vorgaben zur Form und zu Inhalten geschäftlicher E-Mails werden aus Sorge um die Reputation der Unternehmen in E-Mail-Richtlinien gezielt ausgesprochen. Unternehmen anderer Branchen wenden Reputationsrisiken derzeit geringere Aufmerksamkeit zu. (jha)
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)