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Eigentlich sollte man meinen, dass Kommunikationstechnologien wie E-Mails und Online-Tools wie Wikis Angestellte viel effizienter arbeiten lassen als früher. Doch eine Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance zeigt, dass viele Arbeitnehmer sich durch die zahlreichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz von ihren anderen Aufgaben ablenken lassen.
70 Prozent der 300 Umfrageteilnehmer erhalten mindestens 21 E-Mails am Tag. Mehr als die Hälfte der Befragten kontrolliert ihren Posteingang mehr als elf Mal täglich, jeder Dritte prüft das Postfach sofort nach einer Benachrichtigung über neue Mails. Oft sind es deutlich mehr als 21 Mails. Laut einer Umfrage des Data-Governance-Anbieters Varonis bekommt jeder dritte Top-Entscheider 100 bis 300 neue Nachrichten am Tag.
21 neue Mitteilungen täglich - das klingt auf den ersten Blick nach wenig. Doch wer bei jeder dieser Mails seine Arbeit liegen lässt und die neue Nachricht liest, unterbricht 21 Mal am Tag seine Arbeit. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie mindestens alle 20 Minuten unterbrochen werden.
Diese ständigen Pausen wirken sich massiv auf die Produktivität von Arbeitnehmern aus, wie die Ergebnisse einer anderen Umfrage zeigen. Eric Horvitz hat bei Microsoft untersucht, wie lange Angestellte brauchen, bis sie sich nach einer Mail, einem Anruf oder einer Chat-Nachricht wieder auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Im Durchschnitt dauert das 15 Minuten. Wer also mehrere E-Mails, Anrufe, Chat-Nachrichten pro Stunde liest, ist zeitraubenden Ablenkungen ausgesetzt.
Bei diesen Ablenkungen ist noch nicht eingerechnet, dass die Angestellten die E-Mail bereits beantwortet haben, wenn dies notwendig ist. Die meisten männlichen Umfrageteilnehmer beantworten berufliche E-Mails nach ein bis vier Stunden. Die Mehrheit der weiblichen Befragten reagiert innerhalb einer Stunde, so die Umfrage-Ergebnisse von Apex Performance.
Einfache Tricks gegen E-Mail-Wahnsinn
Die ständigen Mails lenken nicht nur ab, sie verursachen auch Stress. Forscher der University of California und der US-Armee haben Angestellte von ihrem Mail-Account abgeschnitten. Sie arbeiteten in dieser Zeit fokussierter und produktiver und ihre Herzfrequenz war natürlicher.
Bereits mit einfachen Tricks lässt sich die Produktivität am PC steigern. Dazu zählt zum Beispiel, die Benachrichtigung über neue Mails zu deaktivieren oder mit speziellen Tools wie JediConcentrate nachzuhelfen.
- "E-Mail macht dumm, krank und arm ..."
sagt "Digital-Therapeutin" Anitra Eggler. Schuld daran sei nicht die Technik an sich, sondern die Art und Weise, wie wir damit umgingen. - Tipps für das E-Mail-Verhalten
Höchste Zeit also, dem tagtäglichen Kommunikationsterror den Kampf anzusagen.
Geregelte tägliche Öffnungs- und Bearbeitungszeiten festlegen.
Automatischen E-Mail-Abruf sowie sämtliche Benachrichtigungssignale deaktivieren.
Weniger E-Mails versenden, um weniger E-Mails zu empfangen.
Mimosenprinzip einhalten: Was ich nicht erhalten möchte, sende ich auch keinem.
E-Mails wie eine Nachricht strukturieren: Das Wichtigste zuerst.
Betreffzeile gedanklich durch Betreffziele ersetzen.
Täglich den Posteingang leeren.
Unwichtiges sofort löschen, quartalsweise in großem Stil ausmisten.
E-Mail-Budget im Unternehmen vereinbaren und sich daran halten.
An der Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance haben 300 Angestellte aus den USA teilgenommen. Die Ergebnisse wurden unter dem Titel "Attention in the 21st Century" veröffentlicht.
Dieser Artikel stammt von der CW-Schwesterpublikation CIO.de.