Von Dirk Nouvortne und Michael Schmidt *

Telematikdienste erlangen immer mehr Bedeutung sowohl für die inner- als auch, und dies besonders, für die zwischenbetriebliche Kommunikation. Neben Teletex, Telefax, Btx und künftig im ISDN dem Mixed Mode (Mischkommunikation) sind es neuerdings Message-Handling-Systeme, auch Electronic Mail (E-Mail) genannt, die - zur Zeit noch mit Schwerpunkt in der innerbetrieblichen Kommunikation - von sich reden machen. Im Mittelpunkt des Interesses steht die internationale X.400-Norm, die für Electronic Mail in Multivendor-Konfigurationen von entscheidender Bedeutung ist. Hier soll der Nutzen der elektronischen Post für ein Großunternehmen des Dienstleistungsgewerbes dargestellt sowie auf den Implementierungsstand und künftigen Einsatz eingegangen werden.

Zahlreiche DV-Anwender haben in der Vergangenheit Zentralrechner mit ständig wachsender Leistungsfähigkeit und Terminalperipherie installiert. In der Regel wurden herkömmliche Bildschirme sternförmig an den Host angebunden. In jüngster Vergangenheit haben darüber hinaus intelligente Systeme, etwa PCs, Eingang in die Unternehmen gefunden, die zunächst als Insellösungen für dezentrale Anwendungen genutzt werden und - soweit ebenfalls auf zentrale Anwendungen zugegriffen werden soll - 9750- oder 3270-Terminals emulieren.

Je nach Größe der Unternehmen ist die Anzahl installierter Bildschirme, die in den Fachabteilungen über die Entwicklung abteilungsindividueller Anwendungen implementiert wurden, recht umfangreich. Im Zuge des Trends einer gesamtvorgangsbezogenen Sachbearbeitung ist insbesondere auch die Anbahnungs- und Nachbearbeitungsphase beim Geschäftsvorfall mit Bürowerkzeugen und -services zu unterstützen. Neben den Online-Anwendungen werden Textbe- und -verarbeitung, Graphics, Tabellenkalkulation und Sekretariatsdienste, wie der elektronische Terminkalender und die elektronische Wiedervorlage, als Bürowerkzeuge unterschieden. An Büroservices werden unter anderem die elektronische Ablage, der Datenbankzugriff (auch auf externe Datenbanken), die Telematikdienste mit EM als Bestandteil differenziert. Über die sukzessive Implementierung dieser Tools und Services werden die bereits installierten Bildschirme multifunktional nutzbar. Damit vergrößert sich auch ihr wirtschaftlicher Nutzen. Zunächst monofunktional genutzte Bildschirme in den Fachabteilungen verbilligen sich mit der wachsenden Bereitstellung von Büroanwendungen.

Je nachdem, wie umfangreich der Terminalbestand in einem Unternehmen ist, kann sich EM als unabdingbares Kommunikationsmedium mit wirtschaftlichem Effekt erweisen.

Gerade bei einer kürzer werdenden Arbeitszeit und einer unternehmensinternen Gleitzeitregelung wird die Wahrscheinlichkeit immer geringer, mehrere Personen, etwa telefonisch, anzutreffen. Hier zeigt sich ein weiterer Nutzen von EM, das die Kommunikation unabhängig von zeitlichen Restfiktionen ermöglicht (Zeitunabhängigkeit).

Mit EM lassen sich entschieden schneller als per Papier Informationen an alle Mitarbeiter eines Unternehmens verteilen. EM eignet sich besonders gut für "schwarze Bretter" beziehungsweise zur unternehmensweiten Information neuer Hypotheken-Konditionen - etwa bei Banken und Versicherungen - oder Mitteilungen der Unternehmensleitung allgemeiner Art.

Bei der Implementierung von EM ist darauf zu achten, daß sich die Anwendung so in die Sachbearbeitung einfügt, daß sie zu ihrem Bestandteil wird Voraussetzung hierfür kann eine Kommunikationsanalyse sein. Über typische Aktivitäten einer Fachabteilung, die zum Beispiel "Kurzer-Hand-Zettel" erfordern, wird EM schnell zu einem gewohnten Kommunikationsmedium. Da zahlreiche EM-Systeme auf eine Textbe- und -verarbeitungs-Software zurückgreifen, kann EM darüber hinaus - etwa über die Erstellung "elektronischer Formulare" - auf der Basis von Textbausteinen, die Akzeptanz in Fachabteilungen fördern. Eine generelle Freigabe von EM ohne konkreten Bezug zu den Aktivitäten in der Fachabteilung läßt diese Anwendung nur sehr schwerfällig zu einem allgemein genutzten Kommunikationsmedium werden.

Neben der organisatorischen Einbindung in die Sachbearbeitung ist noch auf die softwaretechnische Einbindung hinzuweisen. Umständliches An- und Abmelden von einer Anwendung in eine andere beeinträchtigt die Akzeptanz von Büroanwendungen im allgemeinen und von EM im besonderen. Die EM-Anwendung ist so in die Gesamtheit aller in einem Unternehmen vorhandenen Hostanwendungen einzubeziehen, daß von jeder Anwendung aus direkt Mailings abgesetzt und empfangen werden können.

Darüber hinaus muß insbesondere der Eingang von Mailings dem Sachbearbeiter - egal, in welcher Anwendung er sich befindet - etwa in der Fußzeile - angezeigt werden. Gegebenenfalls ist der Sachbearbeiter bei seiner morgendlichen Legitimation automatisch in die EM-Anwendung zu führen, etwa zur Durchsicht an ihn gerichteter Mailings.

Bei der Implementierung einer EM-Anwendung als eine Zentralrechneranwendung ist vor dem Hintergrund einer komfortablen Benutzeroberfläche wesentlich, daß es sich um eine personengebundene und nicht um eine stationsgebundene Anwendung handelt, wie etwa der Telexdienst. Das heißt, der Anwender ist bei einer Inhouse-Lösung immer in der Lage, auf seinen Postkorb zuzugreifen egal wo er sich befindet. Dies ist bei bundesweit operierenden Unternehmen mit einer sternförmigen Anbindung der Bildschirmterminals sehr komfortabel, insbesondere für solche Mitarbeiter, die innerhalb der Unternehmensniederlassungen reisen müssen.

Entflechtung der E-Mail-Anwendung

Mit der 25. Veränderungsordnung der DBP wurde die nutzungszeitabhängige Tarifierung beschlossen, die Anwendern, die über ein weitverzweigtes Terminalnetz verfügen, mit einem erheblichen zusätzlichen Gebührenaufkommen belasten wird. Geht man davon aus, daß im Zuge eines (weltweiten) Mailing-Verkehrs die Online-Anwendung EM rund um die Uhr aufrecht erhalten bleiben muß - etwa für Außendienstler - erhöht sich die Nutzungszeit um ein Vielfaches. Wurden bislang die öffentlich bereitgestellten Verbindungen pauschal abgegolten unabhängig von den Datenmengen, so wird mit der nutzungszeitabhängigen Tarifierung jedes einzelne Bit unter zusätzlicher Zugrundelegung der Entfernung verrechnet.

Dies kann für Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungen, die bislang sternförmig an das RZ der Zentrale angebunden sind, zu der Notwendigkeit fuhren, Verarbeitungsleistung auf der Basis eines DDP-Konzeptes zu dezentralisieren.

Dieses Erfordernis trifft besonders zentral gefahrene Büroanwendungen wie zum Beispiel EM. Kommunizieren beispielsweise Mitarbeiter in einer Niederlassung per EM miteinander, so geht dies über den Zentralrechner. Sinnvoll ist vor diesem Hintergrund die Nutzung dezentraler Filialrechner, wie folgendes Bild zeigt:

Die Kommunikation auf einer Niederlassung mittels EM wird in diesem Fall über den DDP-Rechner abgewickelt. Sofern ein Mitarbeiter auf der Niederlassung mit einem Mitarbeiter in der Zentrale kommunizieren muß, wird dies über eine Rechner/Rechner-Kopplung realisiert. Wesentliche Voraussetzung hierfür ist das EM-Directory für eine problemlose Adressierung.

Mit dieser DDP-Variante einer Inhouse-EM-Lösung werden nicht nur Gebühren bei der nutzungszeitabhängigen Tarifierung eingespart. Darüber hinaus verbessert sich auch das Antwortzeitverhalten durch eine Entlastung des Netzes. EM allein für sich rechtfertigt natürlich nicht allein die hohen Kosten einer DDP-Lösung. EM kann nur eine Anwendung neben anderen Büroanwendungen wie ein elektronisches Archiv, Graphics, der Textbe- und -verarbeitung sowie anderen Online-Anwendungen sein.

Im Zuge der Tendenz einer Vereinheitlichung der Benutzeroberfläche tritt besonders in Unternehmen mit einem hohen Kommunikationsbedürfnis zu externen Geschäftspartnern der Wunsch auf, aus der gewohnten Oberfläche der EM-Anwendung heraus nicht nur mit Mitarbeitern des Hauses zu kommunizieren, sondern auch mit externen Teilnehmern. Hier ist zu unterscheiden zwischen dem, was bereits möglich ist und dem, was zukünftig, etwa über X.400 und im ISDN, möglich wird.

Heutige Potentiale externer Kommunikation via E-Mail

Zunächst ist die Anbindung der Inhouse-EM an das Telexnetz der DBP hervorzuheben.

Mit dieser Anwendungsvariante kommt man dem Ziel einer gesamtvorgangsbezogenen Sachbearbeitung einen großen Schritt näher, kann man doch, soweit es der Geschäftsvorgang erfordert, direkt vom Sachbearbeiterplatz Fernschreiben (dezentral) versenden.

Ist es nicht gewollt, daß jeder Sachbearbeiter Telexe versenden darf, so kann man einzelne Mitarbeiter von dem Versand von Telexen über ein Legitimationsverfahren ausschließen, ihnen wohl aber den Inhouse-Versand von Mailings zugestehen. Ist bei rechtsverbindlichen Aussagen eine "Zweitunterschrift" notwendig, so laßt sich dies durch die Einrichtung von Nummernkreisen abfangen. Zum Beispiel werden einzelne Sachbearbeiter, die Telexe abfassen müssen, mit einer Zahl ausgestattet, etwa "2". Um ein Fernschreiben absetzen zu können, ist eine "3" notwendig, so daß man einen zweiten Sachbearbeiter, der mindestens eine "1" haben muß, zum Versand eines Telexes benötigt. Bei bestimmten Telexen ist gegebenenfalls eine noch höhere Zahl notwendig, über die nur Abteilungsleiter beziehungsweise Vorstände verfügen.

Herzstück der Erweiterung einer Inhouse-EM um ein Telex-Modul ist die Kopplung eines Zentralrechners, auf dem die EM-Anwendung abläuft, mit einer Textvermittlungsanlage beziehungsweise einer PABX mit adaptiertem Teletex-Server, der die Vermittlung und Administration sowie die Journalführung und Gebührenerfassung abdeckt. Heutige Endgeräte von Textvermittlungsanlagen sind in der Regel in zentralen Schreibbüros installiert. Mit der oben aufgeführten Anwendung ist jeder Bildschirmarbeitsplatz potentiell in der Lage, Telexe abzusetzen Eine Investition in relativ teure Textnebenstellen kann unterbleiben.

Statt dessen verbilligen sich die bereits installierten Bildschirmtermin als über eine zunehmend multifunktionale Nutzung. Daneben geht unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten mit der EM/Telex-Anwendung noch ein weiterer Benefit einher.

Mußte bislang ein Sachbearbeiter A ein Telex versenden, so schreibt er zunächst den Text auf Papier vor ging damit zum zentralen Schreibbüro B, wo der Text auf dem Fernschreiber erfaßt wurde, um ihn dann per Telex an gegebenenfalls mehrere Stellen C zu versenden, wo er dann als Bestandteil der Geschäftsvorgangsbearbeitung weiterbearbeitet wurde.

Mit der oben angeführten Anwendung kann A den Text direkt am Bildschirm editieren, um ihn dann sofort an c1... C12, etwa per Telex (oder Mailing) zu versenden. Damit beschleunigt sich nicht nur die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls, etwa die Antragsbearbeitung im Versicherungswesen oder die Kreditzusage im Bankgeschäft, darüber hinaus wird die Stelle B für andere Arbeiten entlastet.

Neben der Möglichkeit des dezentralen Versands lassen sich mit dieser Anwendung auch Fernschreiben dezentral empfangen. Sofern externe Geschäftspartner in ihrem Telex zu Beginn des Textes einen Befehl in Verbindung mit dem EM-Namen des Empfängers angeben, wird das Telex direkt in den Postkorb des EM-Teilnehmers weitergeleitet.

Sobald sich der EM-Anwender anmeldet, in der Regel am Bildschirm seines Arbeitsplatzes, kann er sofort sein Telex lesen.

Auch ohne EM-Namen im Telex kann das Fernschreiben direkt in den Postkorb des Empfängers papierlos weitergeleitet werden. Wird ein Telex an ein Unternehmen gesendet, kann der Vermittlungsstelle das eingegangene Telex per EM in den Postkorb des Sachbearbeiters weiterleiten.

Auf eine Einschränkung dieser Anwendung insbesondere für Unternehmen mit bundesweiten Filialnetz sei an dieser Stelle hingewiesen.

Aufgrund postalischer Bestimmungen ist es untersagt, Fernschreiben bundesweit von einer Stelle aus zu versenden beziehungsweise zu empfangen. In diesem Fall würde sich das Unternehmen verhalten wie ein Carrier.

Anbindung an weltweit operierende Netze

Der Versand von Telexen mit der Geschwindigkeit von 50 Baud ist relativ langsam. Sie rechtfertigen sich nur aufgrund des hohen Verbreitungsgrades des Telexdienstes. Mit der

zunehmenden Durchdringung der DV und dem hohen Verbreitungsgrad der PCs bietet sich die Möglichkeit an, auf EM-Basis miteinander zu kommunizieren. So bieten unterschiedliche Betreiber weltweiter Kommunikationsnetze EM-Pakete für internationalen Mailing-Verkehr an. Diese Anwendung ist vor allem für international operierende Unternehmens oder für Betriebe mit festen externen Kommunikationspartnern, die über die Welt verteilt sind, interessant.

Sinnvoll ist hier ebenfalls der dezentrale Versand und Empfang der gewohnten EM-Oberfläche In diesem Fall sind API (Anwender-Programm-Interface) zwischen der Inhouse-EM und der EM-Software des Service-Unternehmens notwendig, die zum Teil für gängige EM-Pakete von verschiedenen internationalen Netzbetreibern angeboten werden.

Empfehlenswert ist die Anwendung für Unternehmen mit festen externen Kommunikationspartner. Hier führt das Service-Unternehmen für den Anwender weltweiten Mailingverkehrs einen festen logisch abgeschirmten Benutzerkreis (Mandantenfähigkeit der EM), in dem das Unternehmen kommunizieren kann.

Der Nachteil bei dem weltweiten Mailing-Verkehr ist, daß sich die Kommunikationspartner ebenfalls an das spezielle weltweit operierende Netz anbinden müssen.

Mit der international standardisierten X.400 Schnittstelle für Message-Handling-Systeme (MHS) wird den EM-Anwendern die Möglichkeit geboten, unabhängig von den herstellerspezifischen Endgeräten miteinander zu kommunizieren. Einzige Voraussetzung ist, daß das eingesetzte EM-Paket die X.400-Schnittstelle bedienen kann. Damit erschließt sich erstmalig die Möglichkeit einer direkten Kommunikation von Computersystemen und bislang inkompatiblen Textübertragungssystemen. Die Instanzen und Protokolle für MHS gehören zur 6. (Darstellungsschicht) und 7. Ebene (Anwendungsschicht) des ISO-Referenzmodells.

Damit wird bezweckt, Kommunikationsverbindungen für MHS zum zuverlässigen Transfer von Mitteilungen zwischen offenen Systemen zu ermöglichen - unabhängig von den zur Verfügung stehenden Netzen wie Datex-P/-L, Fernsprechnetz, ISDN und LAN - und schließlich eine durchgängige Verwendung von Darstellungen und Bezeichnungen des Transfer-Systems entsprechend Empfehlung X.400 ff anzustreben.

Potentiale externer Kommunikation via X.400

Wesentliche Vorteile der X.400-Schnittstelle sind der schnelle Nachrichtentransfer zwischen unterschiedlichen EM-Anwendern über bislang zum Teil inkompatible Systeme, die Anbindung der Nutzer anderer Telematikdienste - wie etwa Teletex - und schließlich der Versand beziehungsweise Empfang dieser Mailings in der gewohnten Oberfläche.

Die Einheitlichkeit der Adressierung zwischen den unterschiedlichen Systemen wird über die Standardisierung des Directory angestrebt, die über die Namensteile "Land, Organisation, Teilorganisation, Abteilung, Benutzername" vorangetrieben wird.

Kopplung an die anderen Telematikdienste

Die international betriebene Standardisierung umfaßt die für die Kompatibilität der Endgeräte notwendigen Endgerätefunktionen und die Dienstgeräte betreffenden Dienstmerkmale. Dies erschließt die Möglichkeit, Endgeräte freizügiger zu gestalten, um sie an mehreren Diensten teilnehmen lassen zu können. Ziel ist, über die Möglichkeit von Dienstmerkmalen aus EM/X.400 Mailings zu Teletex-Endgeräten im Teletex-Zeichensatz der Telefax-Terminals zu versenden.

Läßt sich die Deutsche Bundespost davon überzeugen, Telefax oder Teletex beim Empfänger nicht als Papierausdruck zwingend vorzuschreiben, um auch hier dem Ziel eines papierarmen Büros zu entsprechen (processable format), sondern dies nur noch als optionales Dienstmerkmal zu deklarieren, wenn dies etwa aufgrund juristischer Erwägungen verlangt wird, wäre ein weiterer Schritt in Richtung umfassender elektronischer Nachrichtenübermittlung eingeleitet. So würde ein wesentlich erweiterter Kreis an EM-Teilnehmer erschlossen.

Ein gravierender Mangel bei EM ist, daß der Empfänger ohne den Aufruf der EM-Anwendung nicht über den Eingang eines Mailings informiert wird. Bei der Sprachkommunikation wird er über ein akustisches Signal darauf hingewiesen.

Administration von zentraler Bedeutung

Sofern der Anwender eine entsprechende Signalisierung wünscht, besteht im ISDN die Möglichkeit, über die Kopplung von PABX und DV bei Eingang eines Mailings ein optisches oder akustisches Signal über ein (Display-)Telefon initiiert über den D-Kanal auszulösen.

Der Administration eines EM-Systems kommt für einen ordnungsgemäßen Betrieb zentrale Bedeutung zu. Die Einrichtung von Teilnehmern, Verteilern und Benutzerprofilen ist ausschließlich von einer Stelle aus durchzuführen, um die Einheitlichkeit zu garantieren.

In einem DDP-System ist für jeden Filialbereich ebenfalls nur ein Ansprechpartner zu benennen, der ausschließlich auf der Basis zentral vorgegebener Standards Benutzerprofile einrichten darf. Auch in der Zentrale sollte man sich im Hinblick auf X.400 frühzeitig die Standards eines öffentlichen Directory zu eigen machen, um einen unnötigen Umstellungsaufwand zu umgehen.

Die bisherigen Erfahrungen beim Einsatz eines EM-Systems haben gezeigt, daß die Mitarbeiter eines Unternehmens auch elektronisch Nachrichten unbegrenzt aufheben.

"Kurze-Hand-Zettel" aufgehoben

Sofern es sich um archivierungspflichtige Dokumente oder um Unterlagen, die Bestandteil eines Geschäftsvorfalls sind, handelt, ist dies auch gewollt. Jedoch sind es insbesondere "Kurze-Hand-Zettel", die ebenfalls dauerhaft aufgehoben werden. Die Folge ist ein unnötiges Aufblähen von Dateien mit nutzlosen Informationen. Von daher ist es empfehlenswert, je Benutzer eine bestimmte Kapazität zur Verfügung zu stellen und ihn automatisch bei 80prozentiger Ausnutzung davon in Kenntnis zu setzen, überflüssige Mailings zu löschen oder den Systemadministrator glaubhaft von der Notwendigkeit zusätzlicher Kapazität zu überzeugen.

*Dr. Dirk Nouvortne ist Leiter Bürokommunikation im Bereich "Datenverarbeitung und Arbeitsverfahren" des Gerling-Konzerns Köln; Michael Schmidt ist Projektleiter "Electronic Mail", ebenfalls im Gerling-Konzern.