E-Mail: Totgesagte leben länger

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Instant Messaging, Web-Conferencing, MMS oder Voice over IP empfehlen sich als Alternativen zu E-Mail. Doch die gewinnt durch moderne Clients und mobile Erweiterungen weiter an Attraktivität.

Die Geschichte der E-Mail ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Schon der Mitinitiator des Internet-Vorgängers Arpanet, Lawrence Roberts, lag ziemlich daneben, als er 1967 den Austausch von Nachrichten als unwichtige Anforderung bei der Entwicklung von Rechnernetzen bezeichnete (siehe das Wikipedia-Stichwort "E-Mail"). Schon vier Jahre später wurde er eines Besseren belehrt, als 1971 das E-Mail-Datenvolumen das aller anderen Netzdienste wie FTP oder Telnet überstieg. Als dann die elektronische Post mit einem Vierteljahrhundert Verzögerung ihren großen Siegeszug antrat, standen deren Saboteure bereits in den Startlöchern.

Anfänge der E-Mail

1971 Ray Tomlinson gilt mit der Entwicklung der Programme SNDMSG/READMAIL als Erfinder der E-Mail. Er war damals beim Forschungsunternehmen BBN in Cambridge, Massachusetts, mit dem Aufbau des Internet-Vorgängers Arpanet befasst.

1978 Die erste Spam-Mail wurde laut Arpanet-Mitglied Brad Templeton am 3. Mai 1978 verschickt - von Gary Thuerk (Thuerk at Dec-Marlboro), der damals im Marketing bei Digital Equipment arbeitete.

1981 Eric Allman veröffentlicht seine Software "Sendmail".

1984 In Deutschland soll der Karlsruher Internet-Pionier Werner Zorn am 2. August 1984 die ersten Mails empfangen und gesendet haben. Er beantwortete den Willkommensgruß des US-amerikanischen Wissenschaftsnetzes CSNet.

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Arbeitsorganisation mit Outlook 2007

Als Erstes fällt dem Benutzer die neue Markierung in der zentralen Posteingangsliste auf. Outlook 2003 begnügte sich noch mit verschiedenfarbigen Fähnchen, die auf der einen Seite eine farblich orientierte Markierung und Gruppierung von Mails ermöglichten. Diese Farben entsprechen dem Suchordner "Nachverfolgung", zusätzlich lassen sich Erinnerungen zur Wiedervorlage hinterlegen. Insbesondere sortierfaule Benutzer fanden hierin eine praktische Hilfe - zumindest bis zu einer gewissen Menge an Eingangspost.

Priorisierung von Nachrichten

Version 2007 stellt weiterhin Fähnchen für die Erinnerungsfunktion zur Verfügung, diese dienen nun aber in unterschiedlichen Rot-Abtönungen der reinen Priorisierung - von dunkelrot für "Heute fällig" bis zartrosa für "nächste Woche". Zusätzlich präsentiert sich nun eine zweite Symbolspalte mit verschiedenfarbigen, quadratischen Knöpfen. Diese repräsentieren Kategorien. Damit lässt sich das bekannte, Outlook-weite Kategoriensystem erstmals auch für E-Mails sinnvoll nutzen, um so die Eingangspost noch effizienter zu organisieren.

Aufgaben und Termine

Eine weitere sichtbare Neuerung bildet die Aufgabenleiste, die sich in der rechten Spalte präsentiert. Sie vereint anstehende Termine und Aufgaben in einer Ansicht und hebt damit die unselige Trennung dieser beiden Outlook-Abteilungen auf. Sehr viele Benutzer stehen nämlich bei ihrer Arbeitsorganisation vor dem Problem, dass sie die anstehenden Ereignisse oder Tätigkeiten nicht eindeutig einem Termin oder einer Aufgabe zuordnen können. Dank einiger kleiner Änderungen verschwimmt nun die bisherige Grenze zwischen Aufgabe und Termin. So lässt sich beispielsweise eine Aufgabe in der rechten Leiste mit der Maus nach oben auf ein Kalenderdatum ziehen, um daraus - in Kopie - einen Termin zu generieren. Ebenso einfach geht es umgekehrt, indem man einen Kalendereintrag einfach in den Aufgabenbereich der neuen Leiste zieht und daraus eine Aufgabe erzeugt.

Probleme des Mediums

So plauderte etwa der berüchtigte "Spam-King" Sanford Wallace 1995 im US-Magazin "Wired" ganz ungeniert aus, wie er mit unerwünschten Massen-Mailings schon damals das große Geld machte. In der Folgezeit erwiesen sich systemimmanente Unzulänglichkeiten wie etwa fehlende Authentifizierung und Verschlüsselung als großer Makel. E-Mail blieb auch aus anderen Gründen bis heute ein zwiespältiges Medium: Einerseits hat es sich weltweit an allen Büroarbeitsplätzen etabliert und Brief sowie Fax weitgehend verdrängt, auf der anderen Seite werden ständig neue Einsatzzwecke gefunden, für die dieses Medium eigentlich nicht gedacht war.

Ein Werkzeug für alle Zwecke

Zum Leidwesen aller IT-Manager beispielsweise nutzen viele Anwender das Mail-System als File-Server-Ersatz, indem sie Gigabytes an Office- und Multimedia-Dateien über das Netz verschicken und damit anschließend die Postfächer verstopfen. Tools wie Gmailfs zeigen, dass der Phantasie der Entwickler keine Grenzen gesetzt sind, um beispielsweise sogar eine virtuelle Dateisystemschnittstelle auf Googles Mail-Dienst aufzupfropfen. Web-2.0-Dienste wie die Bildergalerie Flickr schließlich offerieren eine automatisierte E-Mail-Adresse zum Posten von Fotos oder von Weblog-Einträgen. Und die Anwender wiederum bestätigen, dass der Mensch ein anpassungsfähiges Wesen ist. Trotz jener veralteten, rudimentären Standards werden simple Mail-Tools für jede Form von Workflow, Teamarbeit oder Online-Diskussionen zweckentfremdet - mit allen Einschränkungen, die sich dabei zeigen.

Mail als zentrale Anwendung

Auf den ersten Blick scheint es also an der Zeit, den Abgesang auf E-Mail anzustimmen und auf die vielfältigen, am Markt verfügbaren Collaboration- und Messaging-Techniken zu hoffen. Doch die normative Kraft des Faktischen ist bekanntlich stark - und so müssen auch Kritiker bei näherer Betrachtung eingestehen, dass der E-Mail-Client am heutigen Arbeitsplatz zu einer Schaltstelle geworden ist, die der Bedienerführung des Betriebssystems oft schon den Rang abgelaufen hat. Viele Anwender leben im wahrsten Sinne des Wortes im E-Mail-Client: Wer heute ein Büro betritt, findet auf den Bildschirmen meistens ein geöffnetes Mail-Fenster, zumindest aber läuft der Client im Hintergrund. IBM und Microsoft als führende Anbieter von Messaging-Lösungen haben diesen Umstand schon vor einiger Zeit erkannt und bauen ihre Clients Lotus Notes und Outlook ständig um Funktionen und Schnittstellen aus, mit denen sich die Clients erweitern lassen. Dass die E-Mail-Frontends zunehmend die Rolle der Arbeitsoberfläche übernehmen, lässt sich auch daran erkennen, dass immer mehr Softwarehersteller ihre Produkte dort Outlook einklinken. So zählt zu den obligatorischen Features von Software für Customer-Relationship-Management (CRM) und Enterprise-Content-Management (ECM), dass die sich nahtlos in Outlook integriert.

Outlook als universeller Client

Microsoft kennt die Bedeutung seines Clients und konzentriert sich deshalb mit der anstehenden Version Outlook 2007 insbesondere auf die Aspekte Bedienbarkeit und Integration. Gerade bei Letzterer hatte sich der Personal-Information-Manager (PIM) in der Vergangenheit nicht gerade mit Ruhm bekleckert; die Programmierschnittstellen galten als komplex, so dass sich auch die Zahl der erhältlichen Erweiterungen (Add-ins) in Grenzen hielt. Zukünftig sollen es die Entwickler hier leichter haben - Microsoft bietet dazu die Visual Studio Tools for Office als neue Einheitswerkbank an, auf der sich Anwendungen und Zusätze für alle Komponenten der Office-Suite entwickeln lassen. Daneben haben die Redmonder wieder einmal gründlich an der Programmoberfläche gefeilt und hierbei insbesondere auf zwei gängige Anforderungen reagiert: Zum einen soll der Umgang mit der täglichen Nachrichtenflut weiter vereinfacht werden, auf der anderen Seite trägt man dem Umstand Rechnung, dass die Anwender aus einem Client heraus möglichst viele Aufgaben wie Arbeitsorganisation und integrierte Kommunikation erledigen möchten.

Mail als Konkurrenz zu SMS

Ein weiterer Schub für den klassischen POP/SMTP-Verkehr kommt durch die jüngste Entwicklung auf dem Push-Mail-Sektor. Blackberry hat auf diesem Gebiet schon vor einigen Jahren eine Lawine losgetreten und E-Mail mittlerweile auch in Sphären etabliert, in denen man Briefe bis vor kurzem noch der Sekretärin diktierte und sich neue Nachrichten ansonsten ausgedruckt vorlegen ließ. Das Push-Erfolgsmodell lehrt zweierlei: Die Anwender wünschen sich zum einen ein allgegenwärtiges Medium für schriftliche Kommunikation, und zum Zweiten wird deutlich, dass sich E-Mail trotz akzeptierter Nachrichtensysteme wie SMS oder MMS als weltweiter kleinster gemeinsamer Nenner für den Nachrichtenaustausch etabliert. Immer mehr Mobilfunk-Carrier und auch Unternehmen bieten Push-Mail für Windows-Mobile-5-Geräte wie den MDA Vario an. Das technische Stichwort dazu lautet Hosted Exchange.

Mobile Nutzung von E-Mail

Push-E-Mail - das haben die Erfahrungen der vergangen Jahre gezeigt - ist durchaus mehr als elektronische Post auf einem handlichen Endgerät. Die noch junge Technik verändert insbesondere bei mobilen Büroarbeitern die Arbeitsorganisation und den Arbeitsstil. Trivial-Mails beispielsweise lassen sich im Taxi, in der Flughafenlounge oder in der Kantine löschen, wichtige Nachrichten können zwischendurch mit einem Griff in die Jackentasche entgegengenommen werden, und ganz allgemein schwindet die Notwendigkeit, für IT-gestützte Collaboration- und Messaging-Aufgaben einen PC oder ein Terminal aufzusuchen. Gleichzeitig aber hat der Anwender die Gewissheit einer zentralen, Server-basierenden Synchronisation, so dass er an beliebigen Orten über das Browser-basierende "Outlook Web Access" oder aber über Outlook stets auf ein und denselben Datenstand zurückgreifen kann. Outlook-Benutzern kommt zudem entgegen, dass sie unabhängig vom Endgerät auch Aufgaben, Kontakte und Termine in einem permanent synchronisierten Zustand bearbeiten können.

Alles in allem präsentiert sich das Medium E-Mail heute trotz unzeitgemäßer Standards, massiver Störfaktoren wie Spam oder unsachgemäßer Benutzung als das zentrale Kommunikations-Tool. Viel dazu beigetragen haben Verbesserungen auf Client- wie Server-Seite, aber auch die Ausdehnung auf mobile Endgeräte. Wenn derzeit die großen ITK-Anbieter bei ihren Collaboration- und Kommunikationssuiten zunehmend von "Unified Communication" auf allen Kanälen sprechen, so kann man davon ausgehen, dass E-Mail und der entsprechende Client darin die zentrale Rolle einnehmen. (ws)