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Die Verfechter von Social-Media-Anwendungen wie Twitter/X, Facebook, Instagram oder gar WhatsApp lassen immer wieder verlauten, dass E-Mail-Nachrichten als Kommunikationsmittel ausgedient hätten. In das gleiche Horn stoßen dann auch einige große IT-Unternehmen, deren Vertreter ebenfalls nicht müde werden, immer mal wieder das Ende der E-Mail zu postulieren. Trotzdem nutzt aktuell wohl fast jeder Anwender heute E-Mail als Kommunikationsmittel - ganz gleich ob er als IT-Profi, als Sachbearbeiter im Büro oder als ehrenamtlicher Vorstand eines Sportvereins tätig ist. Wenn also der Gebrauch der E-Mail so weitverbreitet ist, dann sollten ihn doch fast alle Menschen beherrschen? Ebenso wie die altehrwürdige Kulturtechnik des Schreibens von Briefen…
Vom Schreiben und schwarzen Löchern…
Nun muss man allerdings nicht zu den Kulturpessimisten gehören, um sich Sorgen um die Kulturtechnik des Schreibens im Allgemeinen zu machen. So steht es dann leider allzu häufig auch nicht gut um die Etikette und die Umgangsformen beim Einsatz von E-Mails. Wer hat sich noch nicht darüber geärgert, wenn seine elektronischen Nachrichten scheinbar in einem schwarzen Loch verschwinden, weil es Firmen oder auch Behörden und Ämter trotz ausgewiesener "Modernität" auf der Web-Seite nicht für nötig halten, auch nur eine Bestätigung auf eingehende Nachrichten zu senden?
Ebenso kennt fast jeder E-Mail-Nutzer das Problem der Nachrichten ohne Betreff, die ebenfalls nicht gerade zu einem effizienten Arbeitsfluss beitragen. Wir haben für diesen Artikel einige Annoyances aus dem täglichem Kampf mit und um die E-Mail-Nachrichten zusammengetragen und möchten einige Lösungen für diese Probleme vorstellen. Dabei geht es uns nicht um Lösungen wie "Schalten Sie Ihre E-Mails einfach ab" oder "Ab 17 Uhr wird der Mail-Server stillgelegt", sondern wir stellen Ansätze und Vorgehensweisen vor, die sich in unserem Arbeitsalltag durch die Jahre bewährt haben.
- Besser nicht ohne Betreff...
Moderne E-Mail-Clients (wie hier der Mozilla Thunderbird) geben eine Warnung aus, wenn der Nutzer die Nachricht ohne Betreff abschicken will. - Ohne Betreff: Schlecht einzuordnen
Und so sieht es beispielsweise unter Outlook aus, wenn die Nachricht ohne Betreff nicht gleich im Spam-Filter hängenbleibt: Wenig informativ für den Nutzer - Einfach und sinnvoll: eine Signatur
Alle E-Mail-Clients und Web-Mailer erlauben das Anlegen und automatische Einbinden einer Signatur. Im privaten Bereich sollten Anwender das nutzen, im geschäftlichen E-Mail-Verkehrs müssen sie es tun. - Im "nur Text"-Modus sind viele Mails schlecht lesbar.
Dieses automatische Nachricht von Linkedin ist eher noch ein harmloses Beispiel dafür, wie schlecht lesbar HTML-Nachrichten häufig werden, wenn sie als Textnachricht dargestellt werden. - Nicht Standard aber sicher: Alle Mails als nur Text empfangen
Wer Outlook benutzt kann die Software so konfigurieren, dass sie alle empfangenen Nachrichten reine Textnachricht darstellt. Wenn der Absender das nicht bedenkt, kann die Nachricht aber leicht unlesbar werden.