E-Mail-Archive technisch ähnlich
Technisch ähneln sich die einzelnen Lösungen sehr. Die meisten E-Mail-Archive gibt es für Microsofts "Exchange Server" beziehungsweise dessen Frontend "Outlook" sowie "Lotus Domino" und "Notes". Doch auch für das Messaging-System von Novell, "Groupwise", werden vermehrt solche Produkte angeboten. Auf der CeBIT zeigen die auf Dokumenten-Management und Archivierung spezialisierten Firmen COI aus Herzogenaurach und die in Bielefeld beheimatete Ceyoniq neben den Exchange- und Notes-Archiven neue Groupwise-Produkte. Das Novell-System verfügt zwar bereits über Bordmittel zum Archivieren von Mails, doch handelt es sich hier um ein Modul, um Nachrichten in ein Verzeichnis auf das Dateisystem zu speichern. Die Client-Komponenten der Groupwise-Archive sind bis dato allerdings nur für Windows verfügbar. Novells Messaging-Lösung läuft jedoch Client- wie Server-seitig auch auf Linux.
Zu den Firmen, die neben Exchange und Lotus Notes auch Groupwise unterstützen, zählt ferner IBM. Der "Filenet E-Mail Manager" richtet sich an Unternehmen, die Nachrichten innerhalb der Filenet-Plattform in einem zentralen Katalog ablegen wollen, um damit gesetzliche Auflagen zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente zu erfüllen. IBM hatte Filenet im vergangenen Jahr übernommen, verfügte aber schon vor dem Kauf über eigene Archivmodule. Auf der CeBIT zeigt Big Blue "Commonstore Email Archiving Preload", das sind vorkonfigurierte Archivierungslösung für Lotus Notes und Exchange nebst Blade-Hardware und Storage.
Archivlösungen unterschiedlicher Hersteller lassen sich unter Windows und Linux betreiben. Darüber hinaus gibt es Produkte für Nutzer von IBMs Midrange-Rechner "System i". Beispielsweise bietet Solitas Informatik aus der Schweiz, eine Tochter des Softwarehauses SoftM AG aus München, "Infostore E-Mail", das sowohl mit Domino- als auch Exchange-Servern zusammenarbeitet. Wie bei anderen Dokumenten-Management-Anbietern ist auch bei Solitas die E-Mail-Komponente entweder als Teil einer Informations-Management-Umgebung oder als eigenständiges Erzeugnis erhältlich.
Ärger mit PST-Files in Outlook
Oftmals plagen sich Firmen nicht nur mit überfüllten Servern, sondern auch mit den Private Stores der Anwender herum. Outlook-Nutzer richten sich persönliche E-Mail-Archive ("Private Stores", kurz PSTs) auf der lokalen Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk ein. Was für den Endbenutzer praktisch ist, stellt den Systemverwalter vor Probleme: Diese PST-Dateien wachsten rasch an und müssen von der Backup-Routine wie ein großes File gesichert werden, was sich insbesondere in großen Firmennetzen mühsam gestaltet.