Digitale Archivierung von E-Mails gestattet es, Nachrichten außerhalb des Mail-Servers abzulegen. Damit entlasten Anwender den Datenspeicher. Vermehrt fragen Firmen solche Verfahren nach, weil sie elektronische Post, so wie bei Dokumenten bereits üblich, aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen. Einen weiteren Anlass zur Langzeitaufbewahrung von E-Mails liefern automatisierte Abläufe auf Grundlage elektronischer Schriftstücke. Unternehmen möchten beispielsweise die gesamte Kommunikation mit einem Kunden in einer Kundenakte ablegen, die aber nicht mehr im Aktenschrank, sondern auf einem zentralen Server im Netz liegt. Zu schaffen machen den Servern nicht nur die Flut an E-Mails, sondern vor allem die zahlreichen Dateianhänge.
Softwareprodukte zur E-Mail-Archivierung sind mit dem Mail-Server verbunden und können Nachrichten automatisiert über Regeln oder auf Veranlassung des E-Mail-Nutzers in einem speziellen Archivsystem ablegen. In Letzterem lagern der Inhalt der Botschaft sowie begleitende Informationen. Auf diese Weise abgelegte Post ist zwar physikalisch aus der Datenbank des Mail-Servers verschwunden, dennoch kann der Nutzer weiterhin darauf zugreifen: Im Eingangskorb verbleibt nur die wenig Speicher beanspruchende Hülle der Nachricht, während ihr Inhalt (Message Body) sowie Attachments auf einem Archiv-Server lagern. Einerseits entlastet dies die Mail-Datenbank des Servers spürbar, andererseits bleibt der Vorgang für die Anwender weitgehend transparent. Die Archivierungssoftware stellt dabei fest, ob ein E-Mail-Anhang bereits gespeichert wurde, etwa ein an viele Anwender versendetes Rundschreiben mit angehängter Powerpoint-Datei. In diesem Fall legt das System das betreffende Attachment nur einmal physikalisch ab und stellt zu den anderen Nachrichten entsprechende Verknüpfungen her ("Single Instance").
Automatisches Archivieren
Was wie archiviert wird, lässt sich in der Software über Regeln festlegen. Systemverwalter können zum Beispiel fordern, dass die Routine so lange E-Mails vom Server ins Archiv auslagert, bis die Datenbank auf eine bestimmte Größe geschrumpft ist. Oder die Ablage beginnt ab einem bestimmten Alter einer Nachricht.
Da E-Mails Geschäftsdokumente sind, möchten Anwender sie gemeinsam mit anderen Schriftstücken einem Geschäftsvorgang zuordnen. Bewerkstelligen lässt sich dies etwa mit Dokumenten-Management-Produkten, die über Archivfunktionen verfügen. Sie können zum Beispiel Dateien aus Office-Programmen gemeinsam mit E-Mails in einer elektronischen Akte archivieren. Befüllen kann man diese Akte in manchen Systemen zudem mit Belegen aus Finanzbuchhaltungsprogrammen.
Zunehmend wenden sich Betriebe der Mail-Archivierung zu, weil gesetzliche Auflagen verlangen, geschäftliche Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Was sich theoretisch simpel anhört, erweist sich in der Praxis als schwierig. Der Grund: Wie kann der einzelne Nutzer erkennen, ob eine E-Mail in seiner Inbox unter die Aufbewahrungspflicht fällt? Manche Unternehmen sind daher dazu übergegangen, einfach die gesamte elektronische Post zu archivieren.