Bisher archivierte die Elo-Software E-Mails im orginären Notes-Format. Da die neue Abgabenordnung des Bundesfinanzministeriums eine revisionssichere elektronische Archivierung steuerrelevanter Nachrichten verlangt, speichert die Software nun zusätzlich als Image in Tiff ab. Hierzu hat der Hersteller die Schnittstelle "Lotus Notes Archivelink" entsprechend erweitert. Auf diese Weise sei gewährleistet, dass die Schriftstücke auch unabhängig von der E-Mail-Software nach vielen Jahren lesbar sind. Zurzeit ist die revisionssichere E-Mail-Archivierung kaum ein Thema bei den Kunden, gibt Elo-Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach unumwunden zu.

Ebenfalls neu ist eine Funktion zum Auswerten der Betreffzeile in E-Mails. Die Elo-Software vermag so eingehende Nachrichten einem Vorgang zuzuordnen.

Zudem stellt das Dokumenten-Management-System nun einen "elektronischen Versendeschein" für E-Mails aus. Dieser soll als Nachweis für Geschäftsvorgänge gelten und basiert auf der digitalen Signatur, die der Hersteller neuerdings unterstützt. Laut Elo lassen sich verschiedene Signaturprodukte integrieren, wobei der Anbieter eine Reihe von Kartenlesern und Signaturkarten vorschlägt, die mit der hauseigenen Software zusammenarbeiten.

Mit der Einbindung von Signaturfunktionen folgt der Hersteller einer Vorschrift, wonach elektronische Rechnungen nur dann vorsteuerabzugsfähig sind, wenn diese mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen wurden. Dementsprechend müssen Firmen sowohl das Rechnungsdokument als auch die dazugehörige elektronische Unterschrift archivieren.

Die Notes-Archivlösung lässt sich am Client oder am Server installieren. Sollen nur wenige Arbeitsplätze ausgestattet werden, genügt ein Add-on für den PC. Bei einer Vielzahl an Usern bietet sich aus Gründen der Performance und der Administration die zentrale Server-Komponente an. (fn)