Workflow-Management hat sich in den letzten Jahren als fixer Bestandteil eines modernen IT-Lösungsportfolios etablieren können. Vermehrt setzen öffentliche Verwaltung und größere Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen auf diesen Ansatz, um interne Geschäftsabläufe und den Servicegrad nach außen zu optimieren. Geht es nach den großteils in den USA ansässigen Marktforschungsunternehmen, wächst der Workflow-Markt zwischen 25 und 35 Prozent pro Jahr. Eine Revolution - wie zu Beginn der neunziger Jahre prognostiziert - ist jedoch ausgeblieben.
Das Zögern, diese Systeme einzuführen, beruht unter anderem auf der fehlenden strategischen Verankerung der dahinterliegenden Ideen zur Optimierung von organisatorischen Abläufen. Hinzu kommt eine mangelnde Marktorientierung. Ein Indiz dafür ist, daß gerade in der Analyse von Geschäftsprozessen der Fokus in den meisten Fällen auf die innerbetrieblichen Anforderungen gelegt wurde - mit Blick auf Durchlaufzeiten, Kostenreduktionen und Ablaufkontrollen.
Die prozeßorientierte Organisation und der Kostendruck haben Unternehmen verschlankt und parallel dazu Beziehungen zu externen Geschäftspartnern verändert. So wurden die Abläufe zwar einfacher und überschaubarer, der Aufwand für die Einbindung und Koordination der externen Partner hat sich jedoch stetig erhöht, da sich die Fähigkeit zur DV-gestützten Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen entwickelt hat.
Technische Innovationen wie die Zusammenführung des Intranet- Ansatzes mit Workflow-Systemen fördern diese Vorhaben für geschäftsübergreifende IT-Lösungen. Sie kombinieren die Vorteile des Internet/Intranet (zentrale Administration, schnelle Ausbreitung der Client-Software hin zum Anwender sowie durchgängig einheitliches Benutzer-Interface) mit den Anforderun-gen an moderne Workflow-Methoden.
Die ersten Geschäftsideen im Internet beschränkten sich weitgehend auf die werbeorientierte Präsenz und auf den reinen Verkauf von Waren.
Erst in den letzten Monaten setzen sich weltweit Unternehmen mit der Frage auseinander, wie das Internet einsetzbar ist, um eine noch effizientere Form der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Partnern zu bewirken. Schlagwörter wie E-Commerce, One-to-one- Marketing oder Customer-Relationship-Management sind nun die aktuellen Themen in diesem Umfeld.
Das Internet wird den Durchbruch bringen
Vertraut man den Zahlen der führenden Marktforschungsinstitute, so wächst der Markt im Business-to-Consumer- und Business-to- Business-Bereich um dreistellige Prozentzahlen (zwischen 100 und 300 Prozent) pro Jahr. Dieses Plus wird sich auch in den Kennzahlen des Workflow-Markts widerspiegeln. Es ist kein Zufall, daß alle wesentlichen Anbieter von Workflow-Produkten entweder bereits sogenannte Internet-enabled-Lösungen offerieren oder solche Systeme ankündigen. In den nächsten zwölf bis 18 Monaten dürfte eine große Zahl von Workflow-Projekten mit Internet- Anbindung realisiert sein - viele davon im Umfeld des elektronischen Handels (E-Com- merce).
In Business-to-Consumer-Projekten werden Workflow-Methoden fast ausschließlich dazu dienen, den Endkunden über den Status des von ihm angestoßenen Geschäftsprozesses zu informieren. Bestenfalls erhält er die Möglichkeit, während des Ablaufs zusätzliche Informationen einzubringen (wie Kreditkarteninformationen) oder den Geschäftsprozeß abzubrechen.
Im Business-to-Business-Bereich hingegen existieren nicht nur reine Handelsbeziehungen, sondern es sind auf beiden Seiten der Online-Partnerschaft unterschiedliche Geschäftsprozesse und Kommunikationsbeziehungen zu finden, die eine homogene Prozeßkette bilden sollen. Nennenswerte Beispiele hierfür sind Einkauf und Verkauf, die Reklamation oder unterschiedliche Szenarien im Bereich des Rechnungswesens.
Um Geschäftsprozesse im neuen Kontext des Internet erfolgreich zu verbessern, muß man sich der unterschiedlichen Sichten und der daraus folgenden Anforderungen bewußt sein. Bei der Implementierung von traditionellen Workflow-Lösungen kommt der organisatorischen Umsetzung die entscheidende Bedeutung zu. Die Implementierung sowie Optimierung geschäftsübergreifender Prozesse stellen jedoch aus verschiedensten Gründen eine besondere Herausforderung dar. Die Komplexität solcher Vorhaben steigt vor allem durch das Vorhandensein mehrerer gleichberechtigter Akteure (Lieferanten, Kunden) und deren unterschiedliche strategische Zielsetzungen. Hinzu kommt noch die Berücksichtigung einer Vielfalt von Unternehmenskulturen, Führungsprinzipien und organisatorischen Strukturen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der organisatorischen Implementierung von DV-gestützten Geschäftsprozessen im Internet ist daher die Integration und die Berücksichtigung externer Anforderungen, organisatorischer Strukturen und Schnittstellen. Speziell in der Analysephase, normalerweise im ersten Schritt der Geschäftsprozeßoptimierungen, muß ein Umdenken erfolgen. Bereits hier müssen auch die "Teilprozesse" der involvierten Partner verstanden und einbezogen werden. Die jeweils autonomen Geschäftsprozesse lassen sich über Kommunikationsbeziehungen und die Abhandlung von Ereignissen ("Kunde bestellt", "Lieferant informiert"), welche letztlich die organisatorischen Schnittstellen zwischen den Unternehmen darstellen, koppeln.
Mit den herkömmlichen Analysemethoden und DV-Werkzeugen ist dies nur schwer realisierbar. Die in der Praxis eingesetzten Erhebungs- und Analysemethoden sowie die in den Workflow-Systemen integrierten Modellierungskomponenten gehen aufgrund unternehmensinterner Erfordernisse von rein strukturierten, ablauforientierten Prozeßmodellen aus (Akteur A wickelt Aufgabe 1 ab und gibt an Akteur B die Verantwortlichkeit weiter).
Hier besteht also dringend der Bedarf, neue Konzepte und Methoden zu erarbeiten, um prozeßbezogene Modelle ereignisgesteuert und kommunikationsorientiert miteinander zu verbinden. Diese Neuausrichtung muß sich nicht nur in den IT-Werkzeugen, sondern auch bei den eingebundenen Personen widerspiegeln.
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Implementierung ist die Schaffung von gemeinsamen verbindlichen Informationsstrukturen. So muß dafür Sorge getragen werden, daß alle Informationsobjekte (Belege, Tabellen und beliebige Daten) eines Unternehmens derart aufgebaut, dokumentiert und organisatorisch umgesetzt sind, daß die angebundenen Partner diese in ihre Geschäftsprozesse und den dahinterstehenden Informationskreislauf einbinden können. Diese weitgehende Vermeidung von Medienbrüchen ist eine organisatorische Herausforderung und hat nur bedingt mit der technischen Implementierung zu tun.
Ein derartiges Vorhaben läßt sich auch als die Bildung von "Business Communities" bezeichnen. Natürlich erleichtert es die Projekte, wenn die beteiligten Unternehmen alle innerhalb einer Branche zusammengefaßt sind.
Daher ist es bei der Umsetzung von Vorteil, sich kurz- und mittelfristig auf die Bereiche zu konzentrieren, die bereits über gemeinsame organisatorische und informationstechnische Strukturen verfügen.
Wie erwähnt, arbeiten zahlreiche namhafte Anbieter von Workflow- Systemen an Lösungen, die ausgehend vom Intranet-Ansatz auch im Internet ablauffähig sind. Die große Herausforderung dabei besteht einerseits in der Implementierung der im Internet etablierten Architekturen und Standards sowie andererseits in der Einbindung der bestehenden DV-Strukturen. Im Architekturbereich sind die Kommunikation von Browser zu Web-Server, die Anbindung Web-Server zu Server-Applikationen sowie der Datenfluß von der Applikation zum Speicher-Management (Festplatte, optische Archive) ausschlaggebend. Zwischen all diesen DV-Komponenten müssen entsprechende Schnittstellen vorhanden sein, um eine durchgängige Integration sicherzustellen.
Vom Grundsatz her gehen die Hersteller drei Wege:
1. Die wesentlichen Funktionen eines Workflow-Systems werden im Browser angeboten, wobei ein eingeschränkter Lese- und Ak- tionszugriff vorhanden ist. Benutzer sind damit in der Lage, Aktivitäten anzunehmen, einzusehen, begleitende Informationen zu sichten und eher formularorientierte Aktivitäten wie "Genehmigen" durchzuführen. Für eine große Gruppe von Anwendern erfüllt dieser eingeschränkte Leistungsumfang bereits alle wesentlichen Punkte, um das tägliche Geschäft abwickeln zu können. Technisch gesehen erfolgt in den meisten Fällen eine Anbindung des Web-Servers über proprietäre Schnittstellen an bestehende Workflow-Server, die eigentlich für den Betrieb von Client-Server-Anwendungen vorgesehen sind.
2. Die Produkte ermöglichen die vollwertige Abbildung einer bestehenden Client-Applikation im Web-Browser. Damit ist es möglich, den gesamten Umfang der Aktivitätenabwicklung, also auch der damit verbundenen Verwaltung von Informationen beziehungsweise Daten, zu bewerkstelligen. Der wichtige Unterschied zum ersten Fall besteht nicht nur im angebotenen Funktionsumfang, sondern auch in der umfassenden Internet-Fähigkeit der Lösung. Die Administration, die Modellierung von Geschäftsprozessen und das gesamte Berichtswesen rund um das IT-gestützte Geschäftsprozeß- Management erfolgt ausschließlich im Browser ohne jegliche Client- Applikationen.
Um all diese Funktionalitäten im Browser anbieten zu können, bedarf es eines tiefgreifenden Re-Designs beziehungsweise umfangreicher Erweiterungen von Client-Server-orientierten Workflow-Produkten. Die technischen Gegebenheiten wie Zustandslosigkeit der Applikation im Browser, Abbildung der Benutzer-Schnittstellen und die Einbindung etwa von Office- Produkten erfordern Techniken wie Java oder Active X sowie eine sehr enge Bindung an bestehende Internet-Produkte - und hier in erster Linie an den Web-Server.
3. Neben einer ganzen Reihe von etablierten Workflow-Herstellern, die entweder Implementierungen des ersten oder zweiten Falls anzubieten haben, drängen auch spezialisierte Internet-Intranet- Firmen in den Workflow-Markt. Diese zeichnen sich dadurch aus, daß die Applikation und im Hintergrund auch die gesamte technische Architektur ausschließlich auf den Einsatz im Internet ausgelegt sind. Zumeist gibt es hier jedoch eine Verbindung zu den Bereichen Knowledge Management oder E-Commerce, da sich aus der Natur dieser Basisanwendungen auch der Bedarf an Workflow-Methoden ableitet.
Optionen für den Workflow-Betrieb
Neben der Frage der Produktimplementierung bieten sich dem Anwender zwei grundsätzliche Optionen des Betriebs einer Geschäftsprozeßoptimierung im Internet. Einerseits besteht die Möglichkeit, den anzubindenden Unternehmen die Mitwirkung in der DV-gestützten Geschäftsprozeßabwicklung anzubieten, indem sie auf einem zentralen Server-System als gleichberechtigte Benutzer arbeiten können. Dabei liegt die Hauptverantwortung bezüglich der Applikation, der modellierten Prozesse und der zu verarbeitenden Informationsstrukturen beim Eigentümer oder Anbieter solcher zentralen Dienste. Dieser Fall tritt dann ein, wenn die Wirtschaft oder die öffentliche Verwaltung die Anbindung von Kunden forcieren will. Damit verbunden ist ein entsprechender Einfluß auf die Gestaltung von Prozessen und die Beschränkung von externen Geschäftspartnern.
Im zweiten Fall erfolgt eine Kopplung von mehreren bereits bestehenden autonomen Geschäftsprozessen. Jeder Partner ist hierbei für die Abwicklung seines Teils der Prozeßkette verantwortlich. Die Herausforderung besteht in einer homogenen Integration der jeweiligen technischen Implementierung (also der unterschiedlichen Workflow-Systeme) über entsprechende Schnittstellen-Mechanismen.
Die Workflow Management Coalition (WfMC), eine Vereinigung von Produktanbietern, Beratern und Anwendern, arbeitet seit Jahren an der Ausarbeitung von Standards zur Interoperabilität der Workflow- Systeme. Die bisherigen Ergebnisse eignen sich leider nicht dazu, um von einem Erfolg zu sprechen oder sie in die Praxis umzusetzen. Vielversprechender erscheinen die aufkommenden Lösungen auf Basis der neuen Internet-Standards, allen voran der Extensible Markup Language (XML). Denn im Gegensatz zu den vielerorts gefaßten Meinungen, XML sei nur ein Nachfolger der Hypertext Markup Language (HTML), ist XML viel mehr ein universales Instrument, um einen offenen strukturierten Datenaustausch zu ermöglichen.
Die vielen Ankündigungen, aber auch konkreten Implementierungen von XML-fähigen Produkten im Bereich des unternehmensübergreifenden Datenaustauschs lassen die Hoffnung aufkeimen, daß sich dieser Standard auch für die Kommunikation und Zusammenarbeit von Workflow-Systemen eignet. Als eine erste Lösungsvariante existiert das sogenannte Simple Workflow Access Protocol (Swap), das auf Basis von XML den Austausch von Prozeßinformationen (Aktivitäten, Zustände, Verantwortlichkeiten, Daten) gewährleisten soll. Swap erscheint schon aufgrund seiner Einfachheit und Homogenität als ein vielversprechender Ansatz, den es in nächster Zeit zu verfolgen gilt..
Komponenten
Moderne Applikationsarchitekturen setzen ausschließlich auf die Ansätze aus dem Komponentensoftware-Umfeld. Die drei Komponentenarchitekturen - COM von Microsoft, der herstellerunabhängige Standard Corba der OMG sowie die Server- orientierten Enterprise Javabeans (EJB) der Java Community - stehen hier im Wettbewerb. Die aktuellen Ankündigungen rund um die neuen Versionen von Corba und EJB lassen auf eine sehr enge Integration dieser beiden Komponentenwelten schließen. Im hier beschriebenen Umfeld, also der DV-gestützten Abwicklung von Geschäftsprozessen, spielt ausschließlich die Einführung von Server-seitigen Komponenten eine Rolle. Dadurch wird nicht nur eine skalierbare und verteilte Applikationsarchitektur sichergestellt, sondern auch die Voraussetzung für eine herstellerübergreifende Integrationsfähigkeit und Zusammenarbeit der unterschiedlichen Workflow-Applikationen geschaffen.
Angeklickt
Das Internet könnte dem Workflow und der dahinterstehenden Idee einer DV-gestützten Geschäftsprozeßoptimierung zum längst überfälligen Durchbruch verhelfen. Den Unternehmen eröffnen sich völlig neue Potentiale, um über eine noch engere Bindung zu ihren Kunden, Lieferanten und Partnern mehr Gewinn zu erwirtschaften und neue Märkte zu eröffnen. Dazu müssen neben den rein technischen Anforderungen auch die organisatorischen und strategischen Gesichtspunkte entsprechend berücksichtigt und im Sinne einer neuen Form von Geschäftsbeziehung umgesetzt werden.
Gerald Pitschek ist Geschäftsführer der Intos IT Solutions & Consulting GmbH in Klagenfurt.