Aufbewahrung der Daten für ein Jahr ist vertretbar

Allerdings ist es auch in diesem Fall nicht statthaft – aber auch nicht erforderlich -, sämtliche Daten aufzubewahren. Wichtig ist, dass das Unternehmen im Beschwerde- oder Klagefall nachweisen kann, dass keine Benachteiligung erfolgt ist. Insofern dürfen Arbeitgeber nur Daten speichern, die später der Rechtsverteidigung dienen.

Auf der sicheren Seite ist ein Unternehmen dann, wenn für jede Bewerbung schriftlich festgehalten wird, warum die betroffene Person nicht eingestellt wurde. Denkbar ist ein Bewertungsbogen mit allen sachlichen Qualifikationen, die ein Kandidat für die zu besetzende Stelle mitbringen muss. Darauf sollte dokumentiert werden, welche Voraussetzungen der Stellensuchende nicht erfüllt hat. Die Bewertungsbogen sind in einem Archiv abzulegen, auf das die Verantwortlichen innerhalb der Personalabteilung Zugriff haben. Hinsichtlich des Zeitraums ist zu bedenken, dass ein Bewerber nach ablehnendem Bescheid zwei Monate lang die Gelegenheit hat, Klage einzureichen (Paragraf 15 Absatz 4 AGG). Da vor Gericht häufig über den exakten Zeitpunkt des Zugangs gestritten wird, kann der Arbeitgeber einen zusätzlichen Sicherheitspuffer von rund drei Monaten für die Datenspeicherung einkalkulieren. Steht fest, dass keine Klage erhoben wird, sind die Daten zu löschen. Sonst dürfen die zur Abwehr der Ansprüche erforderlichen Daten bis zum Abschluss des Verfahrens gespeichert bleiben.