E-Bewerbung: Was darf der Arbeitgeber?

Dr. Thomas Lapp ist Rechtsanwalt und Vorstand der NIFIS Nationale Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. in Frankfurt am Main. Außerdem agiert er seit 2005 als der IT-Kanzlei dr-lapp.de ebenfalls in Frankfurt am Main.
Die längerfristige Speicherung von Bewerberdaten ist in Grenzen erlaubt. Aber: Ein Arbeitgeber muss eine Reihe von Bedingungen beachten, wenn er Unterlagen länger als unbedingt notwendig aufbewahren will.

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren kommt in deutschen Unternehmen immer wieder die Frage auf, ob und wenn ja wie lange die zur Verfügung gestellten Daten des Bewerbers aufbewahrt beziehungsweise gespeichert werden dürfen. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Telemediengesetz (TMG) enthalten Regelungen, die in diesem Zusammenhang beachtet werden müssen. Andere Gesetze wie das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und neuerdings auch das seit dem 18. Juni 2006 in Kraft befindliche Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben zumindest mittelbar Einfluss darauf.

Hier lesen Sie

- wann eine Speicherung von Bewerberdaten überhaupt nicht zulässig ist;

- welchen Einfluss das neue Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz auf die Speicherung hat;

- wie lange Arbeitgeber die Bewerberdaten aufbewahren dürfen.

Nach Abschluss des Verfahrens sind Daten zu löschen

Bereits die erstmalige Speicherung ist ausgeschlossen, wenn das Datenmaterial Folge einer unzulässigen Frage ist, die dem Kandidaten im Verlauf des Bewerbungsverfahrens gestellt wurde. Dem Arbeitgeber ist es beispielsweise nicht erlaubt, eine Frau zu fragen, ob es bei ihr Anzeichen für eine Schwangerschaft gibt oder eine solche in naher Zukunft zu erwarten ist. Es ist logische Konsequenz, dass eine Antwort darauf nicht abgespeichert und archiviert werden darf – ganz gleich, ob die Bewerberin darauf wahrheitsgemäß oder mit einer (berechtigten) Notlüge geantwortet hat.

Im Rahmen ordnungsgemäßer Erhebungen gilt grundsätzlich: Jede Verwendung des erhaltenen Datenmaterials außerhalb des Bewerbungsverfahrens ist unzulässig. Dabei unterscheidet das Gesetz auch nicht etwa zwischen rein persönlichen und berufs- oder stellenbezogenen Daten, vielmehr werden alle personenbezogenen Daten als Einheit und damit gleich behandelt.

Seit der Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes möchten Firmen die Bewerberdaten am liebsten länger speichern, um für etaige Klagen gerüstet zu sein.
Seit der Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes möchten Firmen die Bewerberdaten am liebsten länger speichern, um für etaige Klagen gerüstet zu sein.

Nur wenn kein Bezug zu einer natürlichen Person mehr erkennbar oder herstellbar ist, bestehen datenschutzrechtlich keine Probleme. Es ist zu beachten, dass der Bewerber mit der Übertragung seiner Daten dem Arbeitgeber zunächst lediglich das Recht einräumt, diese Daten ausschließlich im Rahmen des laufenden Bewerbungsverfahrens zu verwenden. In der Regel muss der Arbeitgeber daher nach Abschluss des Verfahrens die elektronisch eingegangenen personenbezogenen Daten löschen und die in Papierform vorliegenden Bewerbungen zurückschicken.

Wenn die ausgeschriebene Position im Unternehmen neu besetzt ist oder eine Einstellung der betroffenen Person aus anderen Gründen endgültig nicht in Betracht kommt, ist der ursprüngliche Zweck der Speicherung weggefallen, und die Daten sind zu löschen, wenn es keine weitere gesetzliche Erlaubnis und keine Einwilligung des Betroffenen gibt.