Fehlplanungen können durch Revisionen verhindert werden

DV-Vorhaben müssen in allen Phasen von kompetenten Revisoren kontrolliert werdenEin genaues Revisionsverfahren, das ein DV-Projekt begleitet, ist der beste Schutz des Anwenders vor Fehlinvestitionen. Während vor der Übergabe eines DV Projektes Mängel sic

11.11.1988

Die Struktur der aufgelisteten Gegenüberstellung, zum Beispiel der anwendungsbezogenen Arbeitssoftware, sollte wiederum der Arbeitsstruktur der Schreibung der Ausgangssituation und der Lösung entsprechen.

Liegt eine derartige Gegenüberstellung nicht vor, so sind Schwierigkeiten bei der Beurteilung des Projekts durch Verantwortungs- und Entscheidungsträger mindestens in Teilbereichen zu unterstellen. Deshalb wird als Revisionsergebnis mindestens "Beanstandung" angeraten.

Kontrolle der Verfahrenskosten alt/neu

Besondere Bedeutung kommt dem Verfahrenskostenvergleich zu. Es muß genauer gesagt werden: Die Maintenance-Kosten sind in die Betrachtungen einzubeziehen. Trotz der Schwierigkeiten, die immer noch zahlreiche Unternehmen im Kostenbereich haben, kann die Revision gerade auf den Verfahrenskostenvergleich nicht verzichten.

Hinzu kommt, daß Projektverantwortliche in manchen Fällen aber keine Auskünfte geben können. Derartig wenig abgesicherte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind für eine solide Projektarbeit und für das ganze Unternehmen äußerst riskant. Der projektberührte Anwendungsbereich muß exakt definiert worden sein. Falls Ausstrahlungen auf andere Bereiche vorhanden sein sollten, sind diese zu berücksichtigen. Damit ist der Gesamtbereich festgelegt, in dem Verfahrenskosten verursacht werden. Man nennt ihn kurz: Verfahrenskostenbereich.

Jetzt wird vom Übergabezeitpunkt ausgegangen. Für drei volle Geschäftsjahre vor diesem Zeitpunkt sind die Verfahrenskosten auszuweisen und zwar pro Jahr zweidimensional. Eine Dimension bilden die

1) reinen Verfahrenskosten (alt),

2) Maintenance-Kosten (alt).

Die zweite Dimension setzt sich zusammen aus

1) Personalkosten,

2) Maschinenkosten (im wesentlichen für EDV),

3) Sonstige Kosten (das sind die Kosten, die durch 1) und 2) nicht berücksichtigt wurden.)

Aus dieser Betrachtung lassen sich unter Umständen Entwik-klungstendenzen ablesen. Anschließend sind die zu erwartenden Verfahrenskosten nach gleicher Vorgehensweise wie beschrieben für volle fünf Geschäftsjahre nach dem Übergabezeitpunkt auszuweisen. Daraus ergibt sich die Gestaltung der Verfahrenskosten unter der Berücksichtigung, daß die Reorganisationsmaßnahmen nicht durchgeführt wurden.

Im folgenden wird deutlich, daß der Übergabezeitpunkt - wie bereits einführend erwähnt - besondere Bedeutung besitzt. Hier wechseln nicht nur Verantwortlichkeiten, sondern hier enden auch die Verfahrenskosten alt und beginnen die Verfahrenskosten neu.

Ab dem Übergabezeitpunkt müssen für die folgenden vollen fünf Geschäftsjahre zweidimensional die Verfahrenskosten neu für den Gesamtbereich ausgewiesen sein. Es ist wichtig, daß der Nachweis für den gesamten Verfahrenskostenbereich geführt wird. Nur so kann annähernd vermieden werden, daß Kostensenkungen in einem Bereich und Kostenerhöhungen in anderen Bereichen - ausgelöst durch dasselbe Projekt - unerkannt bleiben.

Jetzt können die Bruttoeinsparungen aus Personal-, Maschinen- und sonstigen Kosten, resultierend aus Verfahrens- und Maintenance-Kosten für die fünf vollen Geschäftsjahre nach der Übergabe ermittelt werden. Diesen Bruttoeinsparungen können die Zusatzgewinne pro Jahr, die aus dem neuen Projekt entstehen könnten, hinzugefügt werden.

Liegt eine derartige Verfahrenskostengegenüberstellung mit entsprechendem Nachweis der Bruttoeinsparungen nicht vor, erfolgt "Rückweisung".

Unter dem Strich muß Amortisation stehen

Für den Nachweis der Entwicklungskosten empfiehlt sich eine Aufteilung des Entwicklungszeitraums in Perioden.

Je nach Projektgröße und betrieblichen Gegebenheiten sollten als Periodengrößen Quartale, Halbjahre oder Jahre gewählt werden.

Als Kostenarten kommen wieder in Betracht:

- Personalkosten,

- Maschinenkosten,

- Sonstige Kosten.

Die anfallenden Entwicklungskosten werden den Perioden zugeordnet. Dazu wird die Verzinsung addiert. Der Verzinsungs-zeitraum beginnt mit der Periode des Kostenanfalls und endet mit dem Zeitpunkt der Übergabe. Damit sind die Gesamtentwicklungs-kosten ohne Berücksichtigung des Amortisationszeitraums bekannt.

Die Gesamtentwicklungskosten werden ab dem Zeitpunkt der Übergabe zu den "Verfahrenskosten neu" addiert bis zur Höhe der "Verfahrenskosten alt". Dieser Vorgang wird Geschäftsjahr für Geschäftsjahr wiederholt bis die Entwicklungskosten völlig abgetragen sind. Damit ist der Amortisationszeitraum ermittelt. Für den Amortisationszeitraum ist die Verzinsung zu ermitteln und den Entwicklungskosten hinzuzufügen, so daß damit die Gesamtent-wicklungskosten mit Berücksichtigung des Amortisationszeitraums bekannt sind. Um den ermittelten Zinsbetrag verlängert sich der Amortisationszeitraum entsprechend.

Die Dauer des Amortisationszeitraums ist abhängig vom Projekt und von der Geschäftspolitik, in jedem Fall aber maßgebend für die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Fehlt der Nachweis der Entwicklungskosten und des Amortisationszeitraums, oder ist der Amortisationszeitraum zu lang, erfolgt "Rückweisung".

Prüfung der Projekt-Einführung und -Flexibilität

Neben der Prüfung der Einführungs- und Schulungsmaßnahmen ist die Revision bei Erstumstellungen auf die Datenaufbereitung und

-erfassung sowie auf erforderliche Anpassungen auszudehnen. Neben der Vollständigkeit dieser Maßnahmen müssen Arbeits- und Zeitpläne sowie Verantwortungen festliegen. Negationen sind begründet zulässig, im übrigen erfolgt "Rückweisung".

Projekterfolg hängt wesentlich von Ausbildungsmaßnahmen ab. Deshalb müssen für den unmittelbar betroffenen Anwendungsbereich einführende Schulungsmaßnahmen, intensive Trainings und gegebenen falls Hilfen am Arbeitsplatz vorgesehen sein.

Die Schulung muß auf alle betrieblichen Bereiche ausgedehnt sein, auf die das Projekt ausstrahlt. Das betrifft auch Geschäftsleitung und Operating. Außerdem müssen außerbetriebliche Bereiche wie beispielsweise Kunden oder Lieferanten rechtzeitig und angemessen über Veränderungen informiert werden. Liegen in diesen Fällen Mängel vor, so erfolgt "Rückweisung".

Zwischen der Erfassung der Ausgangssituation und der Übergabe des Projektes können Jahre liegen, in denen sich die betrieblichen und auch außerbetrieblichen Gegebenheiten verändern - das muß auch berücksichtigt werden.

Das Projekt muß so flexibel sein, daß mindestens zum Zeitpunkt der Übergabe, möglichst aber weit darüber hinaus keine Anpassungen an Veränderungen in der Projektumgebung erforderlich werden.

Ein Ausblick auf Anschluß- und Erweiterungsmöglichkeiten muß gegeben sein. Dazu gehört auch der Ausblick auf mittel- bis langfristige Unternehmens- und DV-Entwicklungen. Fehlen diese Gesichtspunkte, ist mindestens "Beanstandung" geboten.

Endrevision gibt den letzten Schliff

Die Endrevision besteht aus drei Arbeitsschritten. Die festgestellten Maßnahmen müssen zu diesem Zeitpunkt in den Revisionsbögen eingetragen sein. Es ist zu prüfen, welche Maßnahmen zur Erfüllung der Aufgabenstellungen dienen. Anschließend werden die quantitativen Angaben der Maßnahmen in die Rubrik "neu" der Aufgabenstellungen übertragen, so daß ein Vergleich "alt" - "neu" für die einzelnen Aufgabenstellungen möglich wird. Reichen die Maßnahmen nicht annähernd zur Erfüllung der Aufgabenstellungen aus, so erfolgt "Rückweisung".

Zur Prüfung, ob durch die Aufgabenstellungen die gesteckten Zielsetzungen erreicht wurden, werden die entsprechenden quantitativen Angaben "neu" unter der Rubrik Aufgabenstellungen herausgesucht und in die Rubrik "neu" zu den entsprechenden Zielsetzungen im Prüfbogen übertragen. Jetzt können die quantitativen Angaben "alt" und "neu" bei den Zielsetzungen verglichen werden. Werden die gesetzten Ziele durch die erfüllten Aufgabenstellungen annähernd erreicht, so erfolgt vorläufige Freigabe des Projekts, sofern nicht weitere "Beanstandungen" oder "Rückweisungen" vorliegen.

Im letzten Arbeitsschritt der Endrevision ist zu prüfen, ob die in den Prüfbögen genannten Anlässe beseitigt werden. Dazu werden die erreichten Zielsetzungen im Prüfbogen dem Anlaß zugeordnet. Der Vergleich "alt" - "neu" zeigt, ob der Anlaß beseitigt werden konnte. Wird der Anlaß nicht annähernd beseitigt, erfolgt "Rückweisung". Damit ist die Aufgabe des Revisionsbogens erledigt: Die Erfüllung der Aufgabenstellungen, die Erreichung der Ziele und die Beseitigung der Projektanlässe wurden geprüft.

Deckt sich der Amortisationszeitraum für das zu prüfende Projekt mit den Unternehmenszielen, und sind alle Projektanlässe beziehungsweise Mängel, die vor der Umstellung im projektberührten Bereich vorhanden waren, beseitigt, so erfolgt die endgültige "Projektfreigabe".