Normaler Unternehmensalltag: Die Endbenutzer sind grundsätzlich mit der gebotenen Informationsverarbeitung zufrieden, an weiterführendem Engagement fehlt es indes. Trotz aller Widerstände - dem Management etwa mangelt es bei der Frage der DV-Kompetenzen nicht selten an Verständnis - legte die Litef GmbH in Freiburg die Fundamente für ein Information-Resourses-Management.
Als erste der wichtigsten Maßnahmen im Rahmen des Informations-Verarbeitungs-IV-Managements wurde 1981 der sogenannte IV-Ausschuß eingerichtet, der als Gesprächsforum zwischen den Fachabteilungen und IV dient. Seine Sitzungen erfolgen monatlich. Die Sitzungsprotokolle werden an viele interessierte Stellen verteilt. Zu diesen zählen neben den IV-Koordinatoren, das sind die Mitglieder des IV-Ausschusses, die Hauptabteilungsleiter sowie wichtige Endbenutzer. Der Entwurf für eine Stellenbeschreibung eines IV-Koordinators wurde mehrfach diskutiert, bisher aber nicht von der Geschäftsleitung genehmigt.
Das Jahr 1982 stand im Zeichen der Freigabe von Endbenutzerwerkzeugen zur Textverarbeitung und zur Datenabfrage. Ferner wurden die IV-Koordinatoren auf ihre Aufgabe mittels eines Inhouse-Seminars vorbereitet. Zur Offenlebgung der IV-Aktivitäten bei der Software-Entwicklung und -Wartung wurde der Projekttag eingerichtet, der zum "Review" der wichtigsten (Anwendungssoftware-)Projekte dient. Auch wurden die Benutzeranforderungen in einem "Projektanforderungskatalog" gesammelt und mit Aufwänden Prioritäten und geplanten Fertigstellungsterminen versehen. Dieser Katalog wird monatlich fortgeschrieben. Er dient als Basis für die kurz- und mittelfristige Einsatzplanung der entsprechenden Mitarbeiter (ein bis zwölf Monate) nach Genehmigung durch die Geschäftsleitung.
Im Jahre 1983 wurde von der Geschäftsleitung das "Hardware-Team" eingesetzt. Zu ihm zählen neben dem Leiter IV der Hauptabteilungsleiter Produktion (Fertigung) sowie der DV-Koordinator der Entwicklungsabteilung: Die Bereiche Produktion und Entwicklung stellen die überwiegende Zahl der Endbenutzer. Als Hauptaufgabe wurde die Beratung der Geschäftsleitung in Fragen der Informationsverarbeitung für alle Unternehmensbereiche bestimmt. So wurde das Team schon 1983 bei der Ausbauplanung des zentralen Rechenzentrums tätig, bei der es um ein Finanzvolumen von etwa zwei Millionen DM für zwei CPUs, eine Plattensteuerung, acht Plattenlaufwerke sowie einen Front-End-Prozessor ging.
Ebenfalls 1983 wurde der "Erfa-Tag" eingerichtet. Er findet monatlich statt, wobei die Themen wechseln, und dient zum Erfahrungsaustausch (Erfa) unter den Endbenutzern der verschiedenen Tools sowie Anwendungssysteme unter der Leitung des jeweiligen Betreuungsverantwortlichen der Abteilung IV. Heute werden Tools auf den zentraler Rechnern für folgende Anwendungen eingesetzt: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Daten(bank)-auswertungen und allgemeine Datenhaltung/-verwaltung.
1984 gingen Teile der Telekommunikation wie Telex und Telefax in die Verantwortung von IV über. Ferner wurde die Infrastruktur für die Inhouse-Kommunikation gelegt: So ist seit September 1984 ein Local Area Network in Betrieb.
Einen Überblick über den Ist-Stand des IV-Managements gibt die Abbildung 1.
Schließlich führen wir mit eigenem Personal in regelmäßigen Abständen Inhouse-Schulungen durch, bei denen die verschiedenen Werkzeuge vorgestellt und die Arbeit damit geübt wird. Mit externen Referenten werden darüber hinaus im Einzelfall Seminare durchgeführt wie "Grundausbildung für IV-Koordinatoren", "Einführung in die EDV für Sachbearbeiter" oder "PC-Einsatz".
Nachfrage Bildschirmarbeitsplätzen
Zug um Zug mit der Freigabe von Endbenutzer-Werkzeugen wuchs die Nachfrage nach Bildschirmarbeitsplätzen. Die Analyse die kosten sowie der funktionellen Möglichkeiten führte Ende 1982 zu einer Studie, wie die Anforderungen bis 1985 erfüllt werden könnten. Die Produkte einer Reihe von Anbietern wurden einer detaillierten Betrachtung unterzogen, zu der auch verschiedene Testinstallationen gehörten.
Unter Einbezug des IV-Ausschusses sowie einer Reihe von Endbenutzern entschied man sich schließlich für ein Produkt, welches sich neben den günstigen Kosten durch besonders gute ergonomische Werte sowie durch eine modulare Ausbaubarkeit hervorhob. Ab Anfang 1983 werden
nun immer mehr Arbeitsplätze mit den ausgewählten Geräten ausgestattet. Hierzu zählen insbesondere Bildschirme mit Tastatur und Typenraddrucker für Ausdrucke in Schreibmaschinenqualität. Der Ausbau soll Ende 1986 abgeschlossen sein. Im selben Zug wurden auch neue Bildschirmtische sowie Druckerständer mit Schallschutzhauben installiert.
Überwachung des Systemdurchsatzes
Mit der zunehmenden "Durchdringung der Unternehmung durch Bildschirmarbeitsplätze wuchsen die Anforderungen an die Abteilung IV: So wurden eine höhere TP-Verfügbarkeit (TP =
Teleprocessing/Online-Verarbeitung), ein guter Systemdurchsatz mit akzeptablen Antwortzeiten sowie eine qualifizierte Endbenutzerberatung gefordert Während sich die TP-Verfügbarkeit sowie die Endbenutzerberatung größtenteils durch organisatorische Maßnahmen verbessern lassen, bereitet die Gewährleistung von guten Antwortzeiten erheblich mehr Probleme, denn die Antwortzeiten hängen ganz stark von den Möglichkeiten der eingesetzten Betriebssoftware sowie freier Hardware-Ressourcen ab.
Seit längerer Zeit werden daher Software-Monitore eingesetzt, die die Belastung der EDV-Systeme einschließlich der verschiedenen Komponenten wie CPU, Hauptspeicher oder Kanalsubsystem aufzeichnen. Das Geschehen im TP-Bereich wird ebenfalls in regelmäßigen Abständen aufgezeichnet.
Für die wichtigsten TP-Programme werden Transaktionsprofile erstellt, die einen Eindruck von Nutzung und Beanspruchung der Ressourcen geben (Abbildung 2).
Die gegenüber der Endbenutzeröffentlichkeit wichtigste - wenn auch immer wieder grundsätzlich kritisierte Darstellung ist der Wochengang der TP-Verfügbarkeit.
Diese Darstellung wird auch in den monatlichen Berichten an die Geschäftsleitung anläßlich des 'IV-Gesprächs' ausführlich diskutiert: Sie liegt heute bei einer zugesagten TP-Verfügbarkeit von täglich 6.30 Uhr bis 19.00 Uhr im Mittel über sechs Monate bei mehr als 99 Prozent. Dies ist aus unserer Sicht optimal. Es erfordert aber gleichbleibend hohe Anforderungen an alle Gruppen der Abteilung IV. Nicht daraus ersichtlich sind einzelne Probleme an den verschiedenen Bildschirmarbeitsplätzen - zum Beispiel durch Ausfall einer Leitung oder einer Steuereinheit.
Lenkungsausschuß mit Veto-Recht
1984 wurde die Kompetenz des Hardware-Teams auf die Hard- und Software für alle digitalen Systeme ausgeweitet. Damit einher ging eine Umbenennung in die zutreffendere Bezeichnung 'IV-Lenkungsausschuß'. Die entsprechende Geschäftsordnung wurde allgemein veröffentlicht. Ohne die Behandlung und Genehmigung von Anträgen im Lenkungsausschuß wird keine Beschaffung mehr durchgeführt. Dies gilt auch für die Planung der entsprechenden Investitionen. Dieser Ausschuß tagt mindestens einmal pro Monat. Durch verschiedene Fortbildungsmaßnahmen soll ein vergleichbarer Wissensstand bei den Ausschußmitgliedern erreicht werden.
Wichtige Entscheidungen im Jahre 1 984 betrafen
- die Einführung eines 'Local Area Networks' (LAN),
- die Einrichtung eines Backup-Rechenzentrums mit starkem Ausbau des Online-Speichers,
- die Mitsprache bei der Aufstellung des Investitionsplans,
- die Einführung eines Zutrittssicherungssystems.
Für den PC-Einsatz wurde Anfang 1985 eine Vorstudie beauftragt, die im Juni 1985 abgeschlossen werden konnte. Sie gibt nach einer Begriffserklärung einen Überblick über die technischen Möglichkeiten, zeigt Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen auf, führt eine detaillierte Kostenberechnung durch und gibt schließlich eine Empfehlung: Es sollte baldmöglichst ein Information-Center (IC) eingerichtet werden, um die Benutzer beim Einsatz von PC und den schon vorhandenen Host-Tools zu unterstützen. Aufgrund geänderter Prioritäten wird es nun im Oktober 1986 mit zwei Mitarbeitern seine Arbeit aufnehmen.
Konsolidierung des IV-Managements
Die wesentlichen Meilensteine bei weiteren Planungen in den kommenden Monaten sind:
- Verbesserungen in der Bürokommunikation,
- verstärkter PC-Einsatz,
- Ausbau der IuD ("Information und Dokumentation"),
- Konsolidierung des IV-Managements.
Im Rahmen der Verbesserung der Bürokommunikation wird im kommenden Monat Teletex in Ergänzung zu Telex eingeführt. Eine Projektgruppe hat eine detaillierte Befragung von zehn Prozent aller Mitarbeiter durchgeführt, die repräsentativ ausgewählt wurden. Die Auswertungen werden im Juli 1986 abgeschlossen. Ein Konzept für die nächsten Jahre wird anschließend erarbeitet und mit der Geschäftsleitung abgestimmt.
Heute sind erst weniger als zehn Prozent aller Terminals PC. Diese Zahl wird auf etwa 25 Prozent in den beiden nächsten Jahren zunehmen. Ihr Einsatz ist an solchen Arbeitsplätzen vorgesehen, die isolierte Anwendungen ohne den Online-Zugriff auf zentrale Datenbestände benötigen. Die Mehrzahl wird mit 3270-Emulation ausgestattet werden, um den Host-Durchgriff zu ermöglichen und zusätzliche, konventionelle Bildschirme überflüssig zu machen.
Zum Ausbau der IuD wird die Anwendung eines einfachen Informations-Retrieval-Systems als Ergänzung und zur Ausweitung einer Mikroverfilmung eingeführt, Gleichzeitig wird der Anwenderkreis vergrößert (Finanzbuchhaltung, technische Dokumentation, Programm dokumentation).
Zur Konsolidierung des IV-Managements sollen die bestehenden Einrichtungen effizienter gestaltet werden. Dazu zählen neben dem IV:Lenkungsausschuß, IV-Ausschuß, Projekt- und Erfa-Tag. Auch ist eine Reorganisation der Abteilung in die drei Unterabteilungen Anwendungen, Produktion und Benutzerdienste vorgesehen.
1984 wurde eine regionale DV-Erfahrungsgruppe gebildet, an der sich heute etwa 30 größere DV-Anwender aus der IBM-Welt beteiligen. Sie umfaßt Anwender von Teningen im Norden bis Waldshut im Südosten. Zielsetzungen hierfür sind:
- Informationsaustausch über Anwendungen und Tools, Hard- und Software, Zusammenarbeit mit IBM;
- gemeinsame Aktivitäten gegenüber Lieferanten beim Einkauf von EDV-Geräten, bei Seminaren/Schulungen;
- gegenseitige Unterstützung wie Aushilfe mit Manpower, 'Training on the Job', zum Beispiel für RZ-Personal, Bereitstellung eines Backup-RZ.
Sitzungen werden alle drei Monate abgehalten; sie wurden bisher ausschließlich von den Mitgliedsfirmen gestaltet. Im Mittel nehmen etwa 15 Firmen daran teil. Für alle wird ein Protokoll erstellt und verteilt, so daß sich auch die übrigen Firmen informieren können.
Durch die Rückkoppelung der Gespräche auf die eigene Unternehmung lassen sich wichtige Erkenntnisse für das Information-Resources-Management gewinnen. Dies wird untermauert durch regelmäßige Umfragen zu solchen Themen wie Hardware, Betriebssoftware, Programmierumgebung, Endbenutzerwerkzeuge, Anwendungssoftware, Monitore, Job-Accounting, Mengengerüste des DV-Betriebs, Planungen, Firmenkennzahlen, Kosten- und Personalplan sowie Interessengebiete. Vorstudien werden bei Bedarf ausgetauscht.
Ausblick: Wissensgleichstand der Führungsobene
Rückblickend auf die letzten Jahre läßt sich folgendes Resümee ziehen:
- Die Endbenutzer sind zwar grundsätzlich zufrieden mit der heutigen Situation, sie sind aber nur in sehr bescheidenem Maße bereit, sich im Rahmen der Möglichkeiten zu engagieren. So läßt die Teilnahme sowohl am IV-Ausschuß als auch am Erfa-Tag zu wünschen übrig.
- Die Geschäftsleitung sieht die Notwendigkeit, sich für Belange der Informationsverarbeitung engagieren zu müssen. In der Regel folgt sie den Vorschlägen des IV-Lenkungsausschusses, so daß notwendige Fortentwicklungen im vorgegebenen Budgetrahmen zeitgerecht erledigt werden können. Einem Vorschlag zur Ausweitung der Kompetenzen der Abteilung konnte sie sich bisher allerdings noch nicht anschließen. Der Entwurf einer adäquaten Organisationsstruktur kann als Checkliste für alle Unternehmen genutzt werden (Abbildung 3).
Durch Inhouse-Seminare mit externen Referenten für die oberste Führungsebene versuchen wir, Wissenslücken zu beseitigen und einen Wissensvorsprung gegenüber den Endbenutzern zu schaffen, damit sie ihre Steuerungs- und Kontrollfunktionen kompetent ausführen kann.
Alles in allem glauben wir aber, die Fundamente für ein effizientes Information-Resources-Management gelegt zu haben.
*Klaus Barth ist als Leiter der Informationsverarbeitung (EDV/Organisation) (Litton Technische Werke) in Freiburg tätig.
Das Unternehmen
LITEF ist ein Unternehmen von Litton Industries, welches vornehmlich Navigationsgeräte und digitale Bordrechner für die Luft- und Seefahrt entwickelt und produziert. Bei etwa 1000 Mitarbeitern gehören etwa 350 Mitarbeiter zu den "blue collar workers", während der größere Rest der Entwicklung sowie der Verwaltung hinzuzurechnen ist. Zu Beginn des Jahres 1981 waren im Einsatz:
- für hauptsächlich kaufmännische Anwendungen: IBM /370158 mit 2 GB Online-Speicher und 40 Bildschirmen;
- für technische Anwendungen: eine Vielzahl von kleineren Systemen - insbesondere von DEC und HP.
Heute sind für hauptsächlich kaufmännische Anwendungen 1 x BASF 7/68 und 1 x IBM 4341N02 mit mehr als 32 GB Online-Speicher und ca. 190 Bildschirme sowie für technische Anwendungen 3 x VAX 11/7xx, 3 x PCS 68000, 1 x Apollo, 1 x Applicon mit mehr als 100 Bildschirmen installiert. Dieses Wachstum war nur möglich, weil die Infrastruktur entsprechend mitgewachsen ist. So ergab sich durch Umorganisation der zentralen DV-Abteilung hin zur Abteilung Informationsverarbeitung (IV) eine gute Gelegenheit, die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen auf eine neue Basis zu stellen und Zug um Zug eine wirkungsvollere Informationsverarbeitung für die gesamte Unternehmung zu ermöglichen. Hierfür werden heute neben der Abteilungsleitung insgesamt 24 Mitarbeiter eingesetzt die folgenden Gruppen zugeordnet sind:
- Anwendungssysteme samt Organisation: 9
- Systemtechnik inkl. DBA: 4
-Rechenzentrum: 7
- Zentrale Dienste inkl. Datenerfassung: 4
Anwender in eigener Regie
Unter "Information-Resourses-Management" versteht man heute die Verfahren zur Behandlung und zur Integration der verschiedenen Informationsquellen. So werden die Informationsformen Daten, Texte, Grafiken/Einzelbild und Sprache sowie Bewegtbilder bei Fritz R. Müller in "Wandel im Berufsbild des DV-Leiters: Das Konzept des Information-Resources-Management" unterschieden. Aufgrund der technischen Entwicklungen und Möglichkeiten stellt Information ein wichtiges Wirtschaftsgut dar, für welches folgende - zunächst vielleicht überraschende - Aussagen zutreffen:
- Information ist eine Ware.
- Information ist ein "Produktionsfaktor" (so wie Kapital oder Arbeit)
- Information ist leicht "verderblich", da sie oft nur zeitnah von Bedeutung ist.
Damit stellt sich die Aufgabe für die Verantwortlichen, alle unternehmensrelevanten Informationen zu beschaffen und bereitzustellen.
Zu beachten sind dabei die richtigen Empfänger, die optimale Form der gewünschte Zeitpunkt, weiterhin die richtige Dosierung und die erforderliche "Veredelungsstufe":
Mit dem Angebot verschiedener digitaler Systeme wie für die Telex- und Teletexvermittlung, die Bürobereiche oder die Konstruktion (CAD versus CIM) hat auch das Softwareangebot einen enormen Aufschwung genommen. Dies läßt sich unter anderem an den von Ausgabe zu Ausgabe umfangreicher werdenden Isis-Katalogen ablesen. Schließlich sind viele Sachbearbeiter heute selbstbewußter in EDV-Belangen geworden. Nach Jahren der Frustration durch die Vertröstungen der DV-Leute unter Hinweis auf den Anwendungsstau ("Backlog") fordern sie nun Werkzeuge, um sich selbst helfen zu können.
Alle geschilderten Phänomene erfordern geradezu ein neues Selbstverständnis der klassischen DV-Abteilung, falls sie nicht innerbetrieblich isoliert werden will.
Voraussetzung hierfür sind:
- Zunächst müssen die traditionellen Arbeiten optimal durchgeführt werden.
- Es muß die Bereitschaft zur Übernahme der Verantwortung für alle im informationstechnischen Bereich liegenden Aufgaben bestehen.
- Es müssen die Anwender unterstützt werden, die ihre Aufgaben in eigener Regie abwickeln wollen.
- Es muß eine Gesamtkonzeption der Informationsverarbeitung erstellt werden.
Weitere Diskussionsbeiträge lassen sich in Roland Henssler: "Informations-Management - eine Chance"; Office Management 7-8/1983, Informationsmanager: "Machtergreifung der Supermänner" u.a.m., Computer Magazin 5/82 sowie Günter J. Zündel: "Korrekte Planung beeinflußt DV-Erfolg", Computerwoche, 3. 2. '84, nachlesen.