Montag, kurz vor 14 Uhr: Die ersten Schüler und Schülerinnen machen sich auf den Weg zu ihrem nachmittäglichen Förderunterricht. Wenig später steigt die Last auf einer Gruppe Server beim Rechenzentrums-Dienstleister ITM in Pforzheim sprunghaft an. Innerhalb von Minuten melden sich Hunderte Anmelder über VPN auf den im Kundenauftrag gehosteten Citrix- und Exchange-Servern an, rufen ihre E-Mails ab und bringen Vertragsinformationen im zentralen System auf den neuesten Stand. Gegen 17 Uhr ebbt der Verkehr wieder ab, pünktlich zum Ende des Unterrichtstags in den Studienkreis Nachhilfeschulen in ganz Deutschland.

Die Nachhilfeschule Studienkreis wurde 1974 gegründet. Sie umfasst mehr als 1000 Studienkreise und förderte bisher rund 850 000 Schüler. Rund 650 der Studienkreise gehören dem Unternehmen mit Sitz in Bochum selbst, zirka 400 weitere werden im Rahmen eines Partnersystems von selbständigen Unternehmern betrieben. Die Geschäfte vor Ort führen die jeweiligen Betreiber weitgehend eigenständig. Die verantwortliche Studienkreisleitung verwaltet Verträge, erstellt Honorarabrechnungen für die Lehrkräfte und hält den Kontakt zu den Kunden - also den Eltern und Schülern -, aber auch zu Lehrern der öffentlichen Schulen und anderen wichtigen Bezugsgruppen.

Papier bestimmte die Arbeit

Bis 2006 war Papier das Kommunikationsmedium Nummer eins. Vertragliches erledigte der Studienkreis Nachhilfe auf dem Papier, das regelmäßig in die Zentrale geschickt wurde. Dort wurden die Verträge dann in die DV eingegeben. Auch die interne Kommunikation erfolgte auf traditionellem Weg: mit einer gedruckten Hauszeitung, die die Studienkreisleitungen einmal pro Monat per Post mit Informationen aus dem Unternehmen, zu aktuellen Aktionen oder zu neuen gesetzlichen Bestimmungen versorgte. Eine Vernetzung existierte nicht - Intranet war ein Fremdwort.

Bessere Kommunikation

Weil die interne Kommunikation wichtiger wurde und das alte System nicht mehr effizient genug schien, stellte es der Betreiber 2006 auf den Prüfstand. Die Verantwortlichen kamen zu dem Ergebnis, dass ein grundlegender Umbau der gesamten IT- und Kommunikationslandschaft des Unternehmens erforderlich war. Gemeinsam mit IT-Leiter Helge Eiers, der 2005 in das Unternehmen eingetreten war, formulierte die Geschäftsleitung ein Konzept, das das Unternehmen mit allen grundlegenden Prozessen fit für die Zukunft machen sollte. Ganz oben stand die interne Kommunikation. Mit Hilfe von Breitband-Internet und einer sicheren Anbindung an die Zentrale sollten alle 650 eigenen Studienkreise für die Mitarbeiter, aber auch für die Kunden besser erreichbar sein.

Der gewählte Lösungsansatz lässt sich auf einen Nenner bringen: zentrale Dienste, dezentrales Arbeiten. Mit der Umsetzung begann das Unternehmen im April 2007. Vorausgegangen war eine intensive konzeptionelle Phase mit monatelangen Testinstallationen der ausgewählten Produkte. Das Herz der neuen IT-Landschaft bildet ein Rechenzentrum mit 20 Citrix-Terminal-Servern bei ITM. Das Kommunikationsrückgrat ist dabei ein IPsec-basierendes VPN-Netzwerk. Über dieses sind alle 650 Nachhilfeschulen sowie die verantwortlichen Regionalleiter mit der Zentrale in Bochum beziehungsweise dem ausgelagerten Rechenzentrum vernetzt.

Auf den Citrix-Terminal-Servern laufen alle für das Unternehmen und seine Schulen relevanten Applikationen. Von OpenOffice mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation über das neu geschaffene Intranet bis hin zur eigenen, betriebswirtschaftlichen Software des Unternehmens, mit der alle operativen Aufgaben verwaltet werden, stellen die Citrix-Server die Anwendungen bereit.

Der VPN-Aufbau

Zusätzlich wurde im Rechenzentrum ein Exchange Server mit den E-Mail-Funktionen für alle Schulen und Mitarbeiter installiert. Die Schnittstelle nach außen bilden vier VPN-Gateways, die redundant im Cluster-Betrieb ausgelegt sind, um die Hochverfügbarkeit der wichtigen Verbindungen zu garantieren. Jedes der Gateways kann für sich bis zu 1000 VPN-Tunnel terminieren. Als Gegenstellen in den Schulen und in der Zentrale dienen rund 700 VPN-Router, die in den Schulen neben dem Aufbau der VPN-Verbindung weitere wichtige Funktionen übernehmen. Sie ermöglichen den Internet-Zugang und vernetzen über den integrierten Switch die Rechner und Drucker, so dass keinerlei weitere Infrastruktur installiert werden musste.

Thin Clients statt PCs

Trotz zunächst höherer Investitionskosten entschied sich die Lehreinrichtung bei der Wahl des VPN-Equipments für Produkte des deutschen Herstellers Lancom. Das hat sich gelohnt, wie IT-Leiter Eiers erklärt: "Seit der Einführung hatten wir in den Schulen quasi keine Ausfälle. Und die Zentralseite steht dank dem Cluster ohnehin uneingeschränkt zur Verfügung." Für Lancom sprach Eiers zufolge noch der Investitionsschutz. Der Hersteller verspricht kostenlose Upgrades für seine Produkte. Auf diese Weise, so hofft der IT-Leiter, bleibt das Netz auch Jahre nach der Installation up to date. Zur Internet-Anbindung selbst dient ein Standard-DSL-Anschluss der Telekom.

Statt wartungsaufwändiger PCs mit teuren Arbeitsplatzlizenzen sind in den Schulen preisgünstige und wartungsarme Thin Clients installiert. Über sie greifen die Anwender direkt auf die Applikationen im Rechenzentrum zu. Die E-Mail-Dienste werden ebenfalls direkt auf dem Exchange Server im Rechenzentrum in Anspruch genommen. In den Schulen entfallen damit Softwarewartung und Rechnerpflege vollständig. Auch die Wartung und Pflege des VPN mitsamt allen 650 Gegenstellen erfolgt zentral gesteuert. Firmware-Updates und Patches werden in Zusammenarbeit mit dem RZ-Dienstleister ITM über die VPN-Tunnel aus dem Rechenzentrum verteilt.

Als kritischsten Punkt beim Umbau der IT-Landschaft hatte man bei Studienkreis den Rollout ausgemacht. Schließlich galt es nicht nur, innerhalb kürzester Zeit das Rechenzentrum in Betrieb zu nehmen und die Unternehmenszentrale in Bochum anzubinden, sondern flächendeckend in der ganzen Republik mehrere hundert Schulen mit einer neuen Infrastruktur auszustatten. Gemeinsam mit dem Rechenzentrumsbetreiber suchte man daher einen Partner, der das leisten konnte. "Ein Rollout dieser Größenordnung ist eine extreme Logistikleistung. Da braucht man einen Partner, der das nicht zum ersten Mal macht", erinnert sich IT-Chef Eiers. "Schließlich haben wir uns für die IBM entschieden. Sie hat dann Hand in Hand mit ITM innerhalb von nur zwei Monaten den ganzen Rollout abgewickelt." Die VPN-Router für die Schulen wurden einheitlich vorkonfiguriert und mussten vor Ort nur noch gemeinsam mit den Thin Clients und Druckern angeschlossen werden.

Neue Möglichkeiten

Mit dem Wechsel zu einem VPN erhöhte der Studienkreis zudem seine Mobilität. Ein Team von über 30 Gebietsleitern ist bundesweit unterwegs, um die Studienkreise in ihren Regionen zu betreuen. Sie können ebenfalls sicher und unkompliziert auf ihre E-Mail-Postfächer und das Intranet zugreifen. Hierzu wurde auf ihren Laptops der Advanced VPN Client von Lancom installiert, der per Mausklick eine sichere Verbindung zum Rechenzentrum aufbaut.