Unternehmen archivieren E-Mails, um Speicherplatz zu sparen sowie um Daten von teuren primären Speichersystemen auf kostengünstigere sekundäre oder tertiäre Medien zu verschieben. Die Größe eines Unternehmens spielt bei der Entscheidung nur eine untergeordnete Rolle. So kann es auch für kleinere Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sinnvoll sein, eine derartige Lösung einzusetzen, zum Beispiel für Rechtsanwaltskanzleien, die bestimmte gesetzliche Bestimmungen einhalten müssen. Weltweit sind E-Mail-Archivsysteme bereits bei mehreren tausend Unternehmen im Einsatz, wobei die größten Kunden von EMC und Symantec damit E-Mails von mehr als 100 000 Benutzern verwalten.
Optimierungspotenzial besteht noch beim Klassifizieren der Daten. Viele Firmen verwenden bislang für alle Mitarbeiter dieselben Archivierungsregeln und nutzen daher noch nicht alle Vorteile dieser Produkte. Mit den getesteten Tools ist es zum Beispiel ohne größeren Aufwand möglich, geschäftsrelevante E-Mails anhand von Adressen und Textmustern herauszufiltern und gemäß den Compliance-Regeln zu archivieren.
Symantec Enterprise Vault 6.0
Die E-Mail-Archivierungslösung Enterprise Vault (EV) wurde ursprünglich von KVS entwickelt. Veritas übernahm den Hersteller und wurde dann mit ihm zusammen im Juli 2005 von Symantec gekauft. Den größten Funktionsumfang bietet EV bei der Verwaltung von Microsoft-Exchange-Servern und Outlook-Clients. Für Lotus-Umgebungen wird derzeit nur eine Journalarchivierung am Domino-Server unterstützt: Der EV-Archiv-Server erstellt automatisch eine Kopie aller durch das Mail-System laufenden Nachrichten. Die Datenbankarchivierung für Lotus-Notes/Domino-Mailboxen soll im nächsten Release 7.0 enthalten sein. Eine Archivierung von Mail-Systemen, die auf SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) basieren, ist ebenfalls möglich.
Enterprise Vault ist darüber hinaus auch in der Lage, Windows-File-Systeme auf Volume- oder Verzeichnisbasis zu archivieren. Des Weiteren unterstützt die Lösung eine Archivierung von Microsofts "Office Sharepoint Server". Auch Cluster-Konfigurationen sind möglich. Unter dem Namen "Enterprise Vault Business Accelerators" bietet Symantec Spezialeditionen der Archivierungslösung an. Der "Discovery Accelerator" eignet sich für Beweisaufnahmen, bei denen ein komplettes Archiv durchsucht werden muss, um bestimmte Sachverhalte offen zu legen.