Derzeit geistern Begriffe wie Dokumenten-, Knowledge-, Informations- und Organisations- oder auch System- beziehungsweise Workflow-Management durch die IT-Branche, die meist eher unscharf definiert sind. Alle im Zusammenhang mit diesen Schlagwörtern angepriesenen Lösungen sollen helfen, das gesamte Datenaufkommen in Unternehmen zu strukturieren, um einem gerade im Zuge des florierenden E-Geschäfts drohenden Dokumentenverhau entgegenzuwirken.

Eines der Schlüsselthemen hierbei ist das Output-Management, das sich der umfassenden Kontrolle digitaler Dokumente widmet - von der Erfassung über die Erweiterung bis hin zur Ausgabe des unternehmensweiten Datenguts. Das umfasst nicht nur deren Verwaltung und Archivierung, sondern auch die intelligente Verteilung sowie die unter Kostengesichtspunkten optimierte Ausgabe der Dokumente. Im weitesten Sinne ist das moderne Output-Handling demnach als eine Untermenge des Dokumenten-Managements zu verstehen.

Allerdings scheint der Markt dem tatsächlichen Unternehmensalltag ein wenig vorauszueilen: Für viele Betriebe nicht zuletzt im Mittelstand gilt es, den Optimierungsgedanken zunächst einmal punktuell greifen zu lassen, bevor er firmenumfassenden Charakter annehmen kann.

Das haben einige Druckerhersteller erkannt, die parallel zum reinen Geschäft mit den Ausgabegeräten auch Output-Management-Lösungen anbieten. Minolta beispielsweise gliedert dieses Segment in zwei Teilbereiche: das Formular-Management und die klassische Papierausgabe, sprich: das Drucken, Faxen und Kopieren. "Beim Formular-Management bewegen wir uns in einem Bereich, der ebenso groß ist wie der klassische," erklärt Axel Holzhauer, Produkt-Manager für Output-Management bei Minolta.

Dass gerade hinsichtlich der Formularerstellung in Unternehmen großer Optimierungsbedarf besteht, veranschaulichen folgende Einschätzungen von Marktexperten, die auf aktuellen Untersuchungen in den USA beruhen: Demnach produzieren Unternehmen und Behörden in Nordamerika, Europa und Asien jährlich rund drei Billionen Seiten an Vordrucken und Formularsätzen.

Das entspricht etwa acht Prozent des Gesamtmarkts für bedrucktes Papier. Die Kosten für die Herstellung und das Handling dieses Formularbergs belaufen sich US-Quellen zufolge auf gut 300 Milliarden Dollar. Das Einsparpotenzial, dass sich durch den Einsatz eines modernen elektronischen Formular-Managements erzielen lassen soll, beträgt nach Meinung der Fachleute bis zu 70 Prozent.

Ein Problem des herkömmlichen, über Vordrucke mit Durchschlägen realisierten Formular-Handlings stellt die damit verbundene zeit- und kostenaufwändige Logistik dar: So werden für die Bestellung der Vordrucke (meist teure Mehrfachformularsätze), deren Bestandskontrolle sowie Entsorgung nicht selten wertvolle Personalressourcen verschwendet. Zudem endet im Schnitt jedes dritte Formular ungenutzt im Reisswolf - denn ändert sich eine Information, etwa eine im Vordruck enthaltene Telefonnummer oder Adresse, wird der Vordruck samt seinen Durchschlägen meist unbrauchbar. Und da aus Rabattgründen in der Regel große Mengen geordert werden, landen häufig ganze Formularberge im Altpapier.

Ablösung von NadeldruckernEine weitere Schwachstelle ist der noch vorwiegend eingesetzte Nadeldrucker, das als Impact-Device prädestinierte Ausgabegerät für den herkömmlichen Formulardruck mit Durchschlägen. Die von ihm erzeugte, häufig mäßige Druckqualität erfüllt in vielen Fällen nicht mehr die Ansprüche der Unternehmen, die nach außen gehende, standardisierte Firmendokumente wie Kundenbelege oder Rechnungen zunehmend als Visitenkarte des eigenen Company-Image verstehen. Hinzu kommt, dass diese Druckveteranen aufgrund ihrer störenden Geräuschentwicklung häufig in spezielle Räume - vielerorts den Firmenkeller - verbannt werden.

Was das für ein Unternehmen bedeuten kann, hat das Ludwigshafener Speditionsunternehmen Intertrans, das jährlich über 800000 Formulare benötigt und druckt, im letzten Jahr ermittelt: Die Zeit, die das gesamte Personal vor dem Umstieg auf eine elektronische Formularlösung innerhalb eines Jahres damit verbrachte, die Formulare bei dem im Untergeschoss des Unternehmens untergebrachten Nadler abzuholen, entsprach acht Monaten Arbeitszeit eines Sachbearbeiters - gesetzt den Fall, dieser wäre mit nichts anderem als dem hausinternen "Formularkurierdienst" beschäftigt. In Geld bedeutete ein derartiger Personaleinsatz für das Transportunternehmen einen jährlichen Kostenaufwand von rund 32000 Mark.

Auch hinsichtlich der Nachbearbeitung des formulargebundenen Schriftguts ist der Einsatz herkömmlicher Drucktechnologien mit unnötigem Aufwand verbunden: So raubt nicht nur der lästige Formularwechsel, sondern auch das manuelle Trennen und Sortieren der einzelnen Durchschläge nach dem Druckvorgang kostbare Arbeitszeit.

Die Ineffizienz des Druckbetriebs in einer Vielzahl von Unternehmen hängt nicht zuletzt mit dem beträchtlichen Kosten- und Zeitaufwand zusammen, der häufig mit der Anschaffung und der Implementierung einer Formular-Management-Lösung verbunden ist. Viele Server-basierende Lösungen erfordern nicht selten drastische Eingriffe in die IT-Landschaft - daher schrecken insbesondere mittelständische Betriebe vor derartigen Investitionen zurück.

Dass der Umstieg auf ein elektronisch gesteuertes Formular-Management jedoch nicht zwingend so aussehen muss und verhältnismäßig schmerzlos ablaufen kann, zeigt beispielsweise eine Lösung der auf Output-Management spezialisierten Prout AG: Anders als Server-basierende Lösungen folgt die Formularsoftware "Prout Inform" dem Prinzip der dezentralen Druckaufbereitung im Endgerät. Das heißt, der Drucker kann durch eine im Gerät installierte Software den gesamten formularbezogenen Output-Prozess eigenständig steuern. Da sich die gesamte Intelligenz im Endgerät befindet, lässt sich die Lösung ohne Eingriff in System- oder Netzwerkumgebung und ohne Anpassung der Originaldatenströme in die unternehmensspezifische IT-Landschaft implementieren. Selbst für SAP-R/3-Anwender, für die der Umstieg auf ein elektronisches Formular-Management meist mit umfangreichen, zeit- und kostenaufwändigen Anpassungsarbeiten an die Systemumgebung verbunden ist, gewährt eine intelligente, unabhängig von Betriebssystem und Applikationssoftware einsetzbare Software neue Freiheiten in Sachen Formulardruck: So lässt sich der Output ohne aufwändige Änderungen an den R/3-Druckroutinen unter Nutzung der bereits mit SAP Script erstellten Ausgabeprozeduren etwa nach den jeweiligen Corporate-Design-Richtlinien des Unternehmens neu formatieren.

Prout Inform befindet sich je nach Typ des Ausgabegeräts auf einer Jeida-Karte (Japanese Electronics Industry Development Association) oder auf einem Dimm-Speichermodul (Dual Inline Memory Module). Bietet ein Laserdrucker oder Digitalkopierer keine direkte Ausgabeplattform für die Software, lässt sich ein 10/100-Mbit-Print-Server, die "Prout Inform Netbox", unmittelbar vorschalten.

Auf den Prout-Inform-Trägern (Dimm-Modul, Jeida-Karte oder Netbox) sind die auf Basis der Software erstellten Automationsprozeduren sowie alle elektronischen Formulare abgelegt. Beim Hochfahren des Ausgabegeräts werden diese Prozeduren resident in dessen Speicher geladen. Automatisch filtert das Programm die - ursprünglich häufig für den Nadeldrucker aufbereiteten - Originaldatenströme und erkennt anhand eines zuvor definierten Triggerworts, ob es sich dabei um ein Formular handelt, und wenn ja, um welches. Anschließend ruft die Software die entsprechende Formularmaske auf und positioniert die variablen Daten im Formular. Alle Änderungen an den Rohdaten der Systemprogramme wie das Ausfiltern unnötiger Steuersequenzen, Formatierungen, Positionierung, Kennzeichnung von Kopien mit Wasserzeichen und das Hinzufügen kundenabhängiger Details werden im Ausgabegerät selbst vorgenommen. Zudem soll das über das Prout-Prinizip reduzierte Datenaufkommen das Netzwerk spürbar entlasten, da statt fertiger Formulare mit umfangreichem grafischen Overhead in Form etwa von Logos lediglich die variablen Rohdaten übers Netz an das Ausgabegerät geschickt werden. Das Endresultat wird auf Blankopapier oder Papier etwa mit eingedrucktem Firmenlogo ausgegeben. Erforderliche "Durchschläge" werden durch Mehrfachdruck automatisch erzeugt und sortiert abgelegt.

Prout Inform war anfangs als gerätebasierende Betriebssystem-Erweiterung für Kyocera-Laserdrucker mit API-Schnittstelle (Application Programming Interface) noch an die Ausgabegeräte dieses Herstellers gebunden. Mittlerweile ist die Lösung der Darmstädter jedoch auch optional mit Laserdruckern von Hewlett-Packard und Minolta zu haben.

Server-basierte Lösungen wie die Dokumenten-Management-Software "Formscape" von AFP Technology und die Produkte von Jetform, aber auch die Output-Management-Lösung "Streamserve" des gleichnamigen US-Anbieters sind aufgrund ihres Funktionsumfangs für kleinere bis mittlere Unternehmen häufig leicht überdimensioniert.

Nach Einschätzung von Michael Stauter, Business Development Manager für den Bereich Drucklösungen bei Hewlett-Packard, erfüllen einfach gestrickte, dedizierte elektronische Formularlösungen als Einstiegsvarianten ins ausgewachsene Output-Management häufig schon den aktuellen Optimierungsbedarf von etwa 40 bis 50 Prozent der Kunden.

Mit "Optraforms" bietet auch Lexmark eine auf Basis des Endgeräts realisierte und demnach ebenso unproblematisch zu implementierende Formularlösung. Die Lexmark-Variante befindet sich auf einer Flash-Speicherkarte, kann aber je nach Umfang und Druckertyp auch auf einer Druckerfestplatte liegen. Lexmark bietet seine Formularsoftware jedoch nur für die hauseigenen Drucker an. Am Aufbau eines dedizierten Softwarestandbeins zeigt sich der Druckerhersteller derzeit nur sekundär interessiert. "Das wäre eine Umorientierung", erklärt Klaus Eidner, Teamleiter Produkt-Management bei Lexmark. "In diesem Bereich gibt es sehr leistungsfähige Anbieter, so dass man sich fragen muss, ob nicht das Eingehen entsprechender Allianzen der bessere Weg ist." Um das seiner Meinung nach enorme Einsparpotenzial, das sich über elektronisch gesteuertes Formular-Management erzielen lässt, in vollem Umfang zu nutzen, müssten Unternehmen jedoch dazu bereit sein, die internen Arbeitsabläufe zu verändern. Auch müsse zunächst ein Bewusstsein für die versteckten Kosten des herkömmlichen Verfahrens geschaffen werden.

Abb.1: Schlankes Output-Management

Das Funktionsprinzip der Drucker-basierten Formularlösung Prout Inform mit und ohne vorgeschalteter Netbox. Quelle: Prout AG

Abb.2: Der Markt für bedruckte Seiten

Vorgedruckte Formulare stellen einen beträchtlichen Anteil des Druckaufkommens dar. Quelle: Druckindustrie