Gesucht: Output-Manager

"Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager", stellt Dokulife-Berater Jendro fest. Deren Aufgabe sei es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufüllen. Das könnten Dienstleister wesentlich effizienter. Output-Manager sollten sich vielmehr mit dem gesamten Prozess rund um die Dokumentenerstellung beschäftigen: "Das bedruckte Papier ist nur das letzte Teilstück dieses Prozesses."

Mit dieser Sichtweise tun sich die Unternehmen jedoch noch schwer. Laut einer Untersuchung von IDC vom Herbst vergangenen Jahres setzen nicht einmal ein Viertel der rund 300 befragten Unternehmen sowohl Lösungen für das Print- wie für das Dokumenten-Management ein. Der Nutzen scheint hingegen außer Frage zu stehen. Mehr als die Hälfte der Befragtensieht Dokumenten-Management als Mittel, dokumentenintensive Prozesse zumindest teilweise zu optimieren. Fast ein Drittel glaubt sogar an ein erhebliches Verbesserungspotenzial.

Dafür ist aus Sicht von IDC-Analyst Matthias Kraus jedoch eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachabteilungen erforderlich. Doch daran scheint es zu hapern. Vier von zehn Befragten beklagen, dass die IT die Anforderungen aus den Fachbereichen nur mangelhaft kenne. Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 Prozent) sowie unterschiedliche Ziele (27 Prozent) seien weitere Faktoren, die sich negativ auf die Zusammenarbeit auswirkten.