Virtual Workspaces

Dropbox nimmt Projektteams ins Visier

19.11.2020
Von 
Heinrich Vaske ist Editorial Director von COMPUTERWOCHE und CIO. Seine wichtigste Aufgabe ist die inhaltliche Ausrichtung beider Medienmarken - im Web und in den Print-Titeln. Vaske verantwortet außerdem inhaltlich die Sonderpublikationen, Social-Web-Engagements und Mobile-Produkte und moderiert Veranstaltungen.
Einen virtuellen Arbeitsraum für Projektteams will Dropbox mit der neuen Spaces-Version anbieten. Von dort sollen Anwender einfach und direkt auf alle benötigten Inhalte zugreifen können.
Mit einer ganzen Reihe neuer Features will der Business-Bereich von Dropbox verteilte Teams in Unternehmen besser unterstützen.
Mit einer ganzen Reihe neuer Features will der Business-Bereich von Dropbox verteilte Teams in Unternehmen besser unterstützen.
Foto: Dmi T - shutterstock.com

Die Pandemie habe neue Fakten für die Arbeitswelt geschaffen, Mitarbeiter in ihren Homeoffices müssten in Projektteams mindestens genauso gut kooperieren können, wie sie es früher im Büro getan hätten, sagt Mitgründer und CEO Drew Houston. Deshalb habe sich Dropbox selbst mit Beginn der Pandemie auch als eine "Virtual First Company" aufgestellt, um die Herausforderungen zu verstehen und die eigenen Produkte optimal anzupassen.

Das Headquarter wurde umbenannt in "Dropbox Studios", um den Charakter einer kreativen Begegnungsstätte deutlich zu machen. Individuelle Arbeit finde aber außerhalb der Büros statt, vor allem im Homeoffice oder in selbstgewählten Co-Working-Spaces. Die Projektteams bestimmten ihre Agenda selbständig, die Produkt-Roadmap sei an die Bedingungen eines veränderten Nachfrageverhaltens angepasst worden. Laut Houston profitiert Dropbox durchaus von der Krise, steht aber auch vor der Herausforderung, die künftigen Arbeitsweisen zu antizipieren und die Produkt-Roadmap auch mithilfe von Partnern - zum Beispiel dem Videokonferenz-Spezialisten Zoom - anzupassen.

Dropbox Spaces: Teamarbeit statt Standalone

Zu den wichtigsten Produktankündigungen gehört eine neue Version von "Dropbox Spaces" (zur Private Beta): Ursprünglich designt als virtueller Standalone-Arbeitsplatz, soll Spaces nun ganze Teams in ihrer Arbeit unterstützen - vom Start eines Projekts bis zur Auslieferung des fertigen Produkts. Dabei arbeiten alle Teammitglieder auf derselben virtuellen Benutzeroberfläche, wo sie sämtliche zugehörigen Dateien, Cloud-Inhalte, Tasks, Kommentare und Zeitpläne wiederfinden. Ein Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur befugte Personen Zugang haben.

Laut Dropbox lässt sich aus Spaces heraus auf eine Vielzahl von Content-Typen zugreifen, vom Google-Doc über ein Trello-Board bis hin zu Excel-Sheets und JPEG-Bildern. Der Zugriff erfolgt direkt auf die Originalquellen, ohne dass dafür erst Anwendungen geöffnet werden müssten. Suchfunktionen über Projekte, Cloud-Dokumente und Dateien hinweg sorgen dafür, dass der richtige Inhalt schnell bereitsteht.

Spaces soll zudem einen einfachen Überblick über laufende Projekte gewähren und zeigen, welche KollegInnen daran mitarbeiten. Die virtuellen Arbeitsräume können nach dem Projektabschluss bestehen bleiben, so dass Teams auch auf vergangene Arbeiten zurückgreifen können. Das Projektmanagement-Tool bietet Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit des Task-Managements: So lässt sich eine Task-List aufstellen, anhand derer Beteiligte ihre Arbeiten für sich und ihre Teams auch projektübergreifend priorisieren können. Dabei können etwa Meilensteine und auch persönliche Kalender hinzugefügt, geteilt und mit Dateien angereichert werden, um einen schnellen (Wieder-)Einstieg in Aufgaben zu finden.

Auch diesbezüglich ist das Tool Herstellerangaben zufolge offen: Anwender können ihren Microsoft-Office- oder Google-Kalender einbinden und so ihre Meetings koordinieren. Die Integration mit den wichtigsten Videokonferenz-Tools sorgt dafür, dass Teammitglieder mit einem Klick an Calls teilnehmen und zudem auf Notizen und Dokumente aus diesen Anwendungen zugreifen können.

Dropbox: Neue Business-Funktionen

Dropbox hat noch eine Reihe weiterer Neuerungen angekündigt, die vor allem das Produkt Dropbox Business Advanced betreffen. "HelloSign" etwa ist eine Funktion, die Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess einer elektronischen Signatur führt - mit Upload, Vorbereitung und Aussendung des zu unterzeichnenden Dokuments. "Traffic and Insights" erlaubt es herauszufinden, ob und wie intensiv Empfänger ein geteiltes Dokument genutzt haben.

"Computer Backup" ermöglicht Projektteams, ihre lokalen Desktops einschließlich Dokumenten und Download-Ordnern auf Dropbox zu sichern. Die "Dropbox Passwords Beta" schließlich speichert und synchronisiert Passwörter für Webseiten und Apps geräteübergreifend, was einen schnellen Zugriff auf Inhalte ermöglicht. Über das App Center schließlich können Kunden inzwischen auf mehr als 30 Best-of-breed-Anwendungen von Partnern zugreifen.