Preisgünstige Software fürs Büro

Drei kleine Helfer

27.01.2006
Von 


Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
COMPUTERWOCHE Mittelstand stellt vor: ein kostenloses Excel-Tool, Netswitcher für mobile Anwender und das Open- Source-Werkzeug "Folder size".

Outlook-Adressen in Excel

Im Büroalltag ist es oft nötig, Kunden- und Kontaktadressen in Listenform zur Verfügung zu haben - am besten in Form einer Excel-Tabelle. Zwar bietet Outlook eine Export-Funktion ("Datei, Importieren/Exportieren"), doch sind die dafür notwendigen Datenfilter standardmäßig nicht mitinstalliert. Beim Start des Export-Assistenten verlangt dieser vom Anwender die Installations-CD - und die haben die wenigsten Nutzer zur Hand.

Es geht aber auch viel einfacher, indem man das Excel-Arbeitsblatt "OutlookAdressen" benutzt, das Add-in-world.com kostenlos zur Verfügung stellt (http://www.add-in-world.com/download/xl-outlook-adressen/). Das selbstentpackende Archiv "oladress.exe" enthält zwei Excel-Dateien für die Versionen 2000 und 2002/XP, das Tool arbeitet aber auch unter Excel 2003 problemlos. Das Arbeitsblatt enthält einen Schaltknopf, der auf Mausklick den Import aller Adressen aus Outlook in die aktuelle Tabelle veranlasst.

Da diese Funktion mittels eingebetteter Makros realisiert wurde, muss der Benutzer zunächst die Sicherheitshinweise von Excel berücksichtigen. Das bedeutet: Über "Extras, Makro, Sicherheit" muss die Sicherheitsstufe vorübergehend auf "Mittel" herabgesetzt werden, um Makros ausführen zu können; danach Excel zuerst beenden und wieder neu starten. Beim Öffnen des Arbeitsblatts ist nun im folgenden Warnhinweis der Knopf "Makros aktivieren" zu betätigen. Anschließend kann über den Schaltknopf "Adressen aus Outlook" der Datenimport gestartet werden. Auch Outlook schaltet sich dabei noch kurz mit einer Sicherheitsabfrage dazwischen, die mit "Ja" beantwortet werden muss.

Netswitcher für mobile Anwender

Viele Laptop-Benutzer werden beim Wechsel zwischen Büroarbeitsplatz, Kundennetzwerk und Home Office mit völlig unterschiedlichen Netzwerkeinstellungen konfrontiert, deren jeweilige manuelle Anpassung aufwändig ist. Viel einfacher geht es mit dem Werkzeug "Netswitcher 3.3.4" für Windows in den Versionen 98 bis XP. Das Tool legt für unterschiedliche Netzeinstellungen Profile an und stellt dafür im Tray der Windows-Taskleiste ein kleines Schaltsymbol zur Verfügung. Jedes der einmal gespeicherten Profile lässt sich so beim Wechsel der Arbeitsumgebung mit einem Mausklick auf das Netswitcher-Symbol aktivieren.

Die Konfiguration ist einfach: Zunächst liest das Programm die aktuelle Konfiguration aus und speichert diese als "Original-Profil". Dann kann der Benutzer in den einzelnen Registerkarten die verschiedenen Optionen für eine Arbeitsumgebung einstellen und diese dann mit "Save" unter einem neuen Profilnamen abspeichern. Neben rein netzwerkspezifischen Parametern können übrigens sogar Details wie Drucker, Displayauflösung und Autostart-Programme umgeschaltet werden. Netswitcher 3.3.4 kann als 30-Tage-Testversion unter www.netswitcher.com heruntergeladen werden und kostet als Einzelplatzlizenz 19,95 Dollar.