Erfolgsfaktoren für Digital Workspaces

Dokumentenzugriff in digitalen Arbeitsumgebungen

Dirk Pfefferle ist seit dem 1. Januar 2015 Area Vice President in Zentral- und Osteuropa bei Citrix. Davor verantwortete er bei Citrix die Geschäfte mit Virtualisierungs-, Netzwerk- und Mobility-Lösungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Pfefferle verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche. In dieser Zeit hatte er verschiedene internationale Management-Positionen inne. Zuletzt war er Area Manager Enterprise und Mitglied der Geschäftsführung bei EMC Deutschland, wo er für das Großkundengeschäft in Deutschland verantwortlich war. Zuvor war er Mitgeschäftsführer von Verizon Deutschland und verantwortete zusätzlich das Geschäft von Verizon in Deutschland, Österreich und Osteuropa als Area Vice President. Dirk Pfefferle hat Volkswirtschaft mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik studiert und ist in Gremien wie dem Münchner Kreis, dem Senat der Wirtschaft und dem BITKOM für die IT-Industrie aktiv.
Im „Digital Workspace“ arbeiten Mitarbeiter orts- und geräteunabhängig zusammen. Direkter Datenzugriff und fachgerechtes File Sharing sichern dabei die Produktivität.

Längst können herkömmliche Arbeitsplätze die Bedürfnisse des modernen Mitarbeiters nicht mehr erfüllen. Denn in unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt arbeiten die Menschen an jedem Ort, zu jeder Zeit und an einer Vielzahl von Geräten. Unternehmen, die den Mobilitätsanforderungen ihrer Belegschaft, Partner und Kunden gerecht werden wollen, sollten daher aufrüsten und innovative Arbeitstools in ihren Geschäftsalltag integrieren – selbstverständlich ohne dabei die von der Unternehmens-IT geforderte Sicherheit und Datenkonformität in Gefahr zu bringen.

Arbeiten, wo man will und Dateien mit den Kollegen austauschen.
Arbeiten, wo man will und Dateien mit den Kollegen austauschen.
Foto: Jukov studio - shutterstock.com

Ein wesentlicher Aspekt dabei ist, dass die Mitarbeiter uneingeschränkt produktiv bleiben. Jeder Bremsklotz für die Produktivität schlägt sich unmittelbar in der Business Performance und dem Geschäftserfolg nieder. Die Mitarbeiter müssen daher schnell und einfach auf ihre Dokumente zugreifen und diese teilen können – ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. Dies ermöglichen digitale Arbeitsumgebungen.

Lesetipp: EFSS - Vom Sync oder "Unsync" des File Sharing

Direkter Datenzugriff und einfaches File Sharing sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung einer modernen und sicheren digitalen Arbeitsumgebung – für ungebremste Produktivität und das volle Engagement der Belegschaft. Folgende fünf Praxistipps helfen bei der Umsetzung:

Von überall zugreifen, jederzeit produktiv sein

Business basiert auf Daten – und die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Um diese Daten zu nutzen, verlässt sich jeder Mitarbeiter Tag für Tag schätzungsweise auf fast ein Dutzend Anwendungen. Das bedeutet: Wer unterbrechungsfreie Produktivität sicherstellen will, muss einen zuverlässigen Zugriff auf die Anwendungen gewährleisten. Zusätzlich müssen Mitarbeiter in der Lage sein, einfach und sicher auf Dateien zuzugreifen und sie jederzeit geräte- und ortsunabhängig synchronisieren und freigeben zu können.

Anwendungszentriertes Sicherheitsmodell

Zum Schutz von Arbeitsumgebungen reichte bislang eine Firewall aus, die das Rechenzentrum abschirmte. Dies funktionierte einwandfrei, solang alle Mitarbeiter in ein physisches Büro marschierten und sich vor Ort ins Unternehmensnetzwerk einloggten. Heute ist die Belegschaft dagegen zunehmend mobiler und arbeitet auch in entlegenen Gebieten. Das Prinzip Firewall kann in vielen Fällen nicht mehr ausreichend sein.

Eine digitale Arbeitsumgebung erfordert vielmehr einen digitalen Schutzanzug. Der Zugriff auf die Dateien sollte über kontextabhängige Zugangsrichtlinien erlaubt oder unterbunden werden – die Basis hierfür liefern die fünf W-Fragen: wer, was, wann, wo und warum. Zudem sollte es möglich sein, auch Bedrohungen zu erkennen, die vom Benutzer selbst ausgehen – beispielsweise zu viele Downloads oder der Zugriff auf Dateien, für die er keine Freigabe hat.

Flexibilität und Wahlfreiheit

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Jedes hat seine spezifischen Business- und Regulierungsanforderungen. Die IT sollte daher frei wählen können, wo Daten gespeichert werden, ob On-Premise, in der Cloud oder in einer Kombination aus beidem. Eine File-Sharing-Lösung in einem digitalen Arbeitsumfeld sollte diese Wahlfreiheit bieten – ebenso wie eine Synchronisation über alle Speicherorte hinweg.

Blick über den Tellerrand der Datenfreigabe

Dateien sicher abzulegen, genügt heute längst nicht mehr. Nutzer müssen in der Lage sein, anhand dieser Dateien in Echtzeit mit Kollegen, Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten. Für den Digital Workspace bedeutet dies: Er muss über die reine Datenfreigabe hinausgehen und über eine Content-Collaboration-Plattform verfügen, die Sicherheit, Arbeitsabläufe, Mobilität und Produktivität der Benutzer gleichermaßen adressiert. Und er sollte der IT genau die Datensicherheit und -kontrolle gewährleisten, die diese benötigt, um die Mobilitätsanforderungen der Benutzer zu erfüllen.

Nutzererfahrung

Genervte Nutzer sind nicht nur unproduktiv, sie neigen auch dazu, ihre eigenen Lösungen zu finden, ohne sich dafür den Segen der IT-Abteilung einzuholen. Laut den Analysen der Economist Intelligence Unit sind Mitarbeiter, die glauben, dass an ihrem Arbeitsplatz mobile Technologie effektiv zum Einsatz kommt, kreativer, zufriedener und produktiver am Arbeitsplatz. Eine hervorragende Nutzererfahrung sollte daher im Fokus jeder digitalen Arbeitsumgebung stehen. Der bequeme und reibungslose Dateizugriff über Geräte und Netzwerke hinweg ist dabei ein zentraler Schlüssel. Ganz gleich, ob Mitarbeiter ihre Daten an einem oder mehreren Orten ablegen – der Zugriff über eine einzige zentrale Stelle auf alle Geräte ist entscheidend für ein erstklassiges Benutzererlebnis.

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